大数据时代背景下档案管理工作改革路径探讨

杨倩

摘 要：大数据时代的到来，为档案管理的提质增效创造了良好的平台载体和技术手段，促进了档案管理的信息化。与此同时，目前档案管理行业仍存在创新意识缺乏、档案数据要求低、数据库缺乏、安全意识缺乏、专业人才缺乏等问题，影响了档案管理水平的有效提升。针对这些现状，本文提出增强安全管理、建立数据规范、创新管理理念、拓展服务内容、建立管理团队的应对措施，具有一定创新性和针对性。

关键词：大数据;档案管理;管理策略

現阶段，我国不断走向信息化、现代化，在大数据技术的帮助下各领域各行业都迎来了发展的新时期。与此同时，大数据为行业的发展带来了相应的问题，这些问题在档案的管理工作当中有所体现。基于档案所具备的重要性，相关管理人员在对其进行保存、整理时需要保持高度的严谨性。另外，个人的档案信息是实时更新的，管理人员需要及时对信息进行保存，保证档案的完整性、实时性。

1 现阶段影响档案管理工作的相关因素

1.1 对档案数据要求低

有些管理者对档案信息管理的要求不高，对档案信息技术的要求也不高，在采集信息时直接利用宏观数据分析中观数据，再到微观数据。随着大数据时代的到来，人们提高了对数据的要求，需要深入、具体、全面的档案数据，因此，管理者要借助大数据技术管理档案信息，适应时代的发展要求。而且档案管理工作缺乏完善的保护机制和行业准则，部分管理者缺乏维权意识和安全意识，如果发生档案信息泄露的问题无法采取有效的应对方法，导致档案管理环境日益恶化，不利于档案管理行业的健康发展。

1.2 档案信息数据的安全系数低

现阶段，我们国家社会不断走向信息化，公民的个人信息也变得更加完善、更加复杂、更加全面，为了有效地对个人数据信息进行保护，提高个人信息数据的安全性，相关部门需要对档案管理工作的安全性进行再升级。大数据技术一方面帮助提高了档案管理的质量和水平，但是另外一方面又对档案内的信息数据造成了相应的威胁。对档案相关数据信息造成威胁的两大因素：一是网络黑客、病毒的威胁。二是档案管理相关人员、技术的缺失。由于两大主要因素的威胁，大数据时代的档案信息数据安全仍然难以得到百分百的保障。

1.3 缺乏专门的数据库

档案管理工作缺乏大数据时代下的具体流程与规范，在这种情况下，档案的登录、修改、存档各环节容易造成失误、偏差，甚至会导致数据的丢失，特别是如果档案管理服务的后期监督没有跟上，档案管理的质量和效率会大受影响。管理者需要掌握信息收集和整理能力，建立专门的档案数据库，才能提高档案管理的效率。

2 大数据时代背景下档案管理工作改革路径

2.1 转变档案管理观念，推进档案管理改革

近年来，虽然我国档案事业取得快速发展，但是，档案管理的工作理念依然落后，不能适应信息时代人们对档案资料的多样化需求。这就要求在现实工作中，要加快转变工作理念，结合具体国情和地方现实情况，不断优化档案管理体制和管理模式，以不断提高科学化水平。不断引进先进的信息资源，全面提升档案管理的信息化水平，有效推进档案管理向标准化、规范化和现代化方向发展。并且，相关单位领导要高度重视、加强管理，不断强化档案工作人员的责任意识，科学定位档案管理的目标、找准档案工作的重心，有效达到档案管理工作的目的。从而，全面推进档案管理改革，提升档案管理的效率。

2.2 完善档案管理工作的相关制度

大数据时代的档案管理工作要与完善的档案管理工作相关制度相匹配才能最大程度地发挥信息化技术的优势。在完善相关制度的同时，需要充分了解大数据时代档案管理工作的相应原则和需求，深刻认识档案管理工作的具体信息。在建立相关制度之后，还需要严格落实制度的相关工作，不断优化完善工作，提高制度的可行性，从严从实落实制度。最后，还需要在日常工作中不断监测制度落实过程中所遇到的阻碍因素，实时对问题进行解决。

2.3 增强安全管理，实现资源共享

数据安全是时代背景和应用中最为重要的关键要素，档案管理中安全性是值得重点关注的，由于信息化技术迅猛发展，数据不再是纸质的形式，通过计算机使其面对更多的安全问题。信息的安全问题涉及个人，如果信息泄露，个人的安全和信息完全处于暴露状态，个人完全得不到保障。档案信息安全管理，首先要在技术上加强，通过运用各种新技术、新手段，如身份认证、单点登录、人脸识别、瞳孔识别、数据加密、权限设置等，建立起完善的档案信息安全防护系统。对新接手的档案进行严格的审查，从源头上避免信息泄露等问题，对于网上共享的档案资源要进行信息分层，避免在下载和传输信息的过程中泄露资源。其次，要完善针对数据化管理的相关安全规章制度，确保各项工作有章可循。特别要完善档案开放标准和保密制度，注重内网外网的使用原则，注意操作中的流程，避免信息泄露或信息盗用，在信息安全的前提下实现数据共享利用。最后，要建立档案备份数据库，档案数据库方便了档案信息的管理，但数据库储存空闲有限，面对大量的档案资源管理人员必须改变原来的储存方式，降低储存成本。大数据有强大地数据处理和信息储存功能，因此，管理者可以借助大数据技术进行备份管理，这样既保证了档案信息的安全，也方便档案资源的集中管理、开发和利用。

2.4 创建专业智能化档案服务体系

大数据背景下，档案管理需要不断创新管理方法和管理模式，以专业化带动档案利用，挖掘档案价值，从而更好地起到服务作用。因此，数字档案要具有明显的小巧性、功能性、便捷性和高效性特征，实现智能化管理，智能化应用，最终形成使用方便、管理方便、价值转化方便、服务方便的创新管理模式。同时，在新的管理模式下，要不断运用新的信息化技术如云技术、智能技术和人工智能等，打造一流的专业化档案服务体系。这些创新需要在原有信息化管理档案的基础上增加档案数据挖掘与分析工作，以便于形成精确寻找、利用，从而提高档案服务效率、服务质量和服务水平。

2.5 统一档案管理标准，推进档案管理现代化

我国的档案事业在不同的时期具有不同的档案整理标准，而且，现在各地方也有自己的一套管理体系和标准。在国家大力推进档案数字化信息资源建设背景下，没有统一的标准要求，势必会影响纸质档案数字化建设的进度。“制定科学化管理建设标准规范，切实为档案管理工作提供规范要求支撑，有效解决各行业之间标准不统一的问题”，能够大幅度提高档案管理的现代化。这就要求从国家层面制定明确的档案管理细则。特别是在推进档案管理数字化方面的技术指标和工作标准，以便各地方结合自身发展实际全面推进档案管理数字化、现代化建设，全面提升档案管理科学化水平。

3 结语

总而言之，大数据时代的来临改变了我国档案管理工作方式，优化了档案管理工作的结构。为了适应新时代发展的需求，我国档案管理人员应具备创新创造意识，将大数据技术与档案管理紧密结合在一起，制定出严格的档案管理制度，构建安全的档案管理平台，丰富档案管理工作的服务内容，培养出专业的管理人才，建立起一支高素质的管理团队，从而促进档案管理的信息化发展。

参考文献

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