数字化技术在档案管理工作中的应用

毛宇辉

摘 要：我国经济建设自改革开放发展至今已经取得了非常不错的成就和成果。随着信息技术的不断发展，数字化在各行各业都得到了广泛应用，并取得了显著成效，极大地推动了我国的建设和发展。数字化技术在档案管理中的合理运用，可对档案信息进行有效的整合和利用，提高了档案管理的工作效率，是一项符合当前社会发展的改革创新。

关键词：数字化技术;档案管理工作;应用

科学技术的快速发展推动我国各行业发展迅速，使得我国快速进入现代化科学技术发展阶段。新时期，随着科学技术的发展，档案管理工作中运用网络信息技术已经不是什么新鲜事，数字化技术的应用有助于提高档案管理的工作效率，有助于实现数据信息的整合和处理，可以为筛选和提取信息资料提供科学的保障，因此，在档案管理中建立数字化系统和平台是十分必要的，也是提高档案管理工作质量的重要途径之一。

1 数字化技术特点分析

数字化技术属于计算机技术的范畴，目前，数字化技术在各个领域的应用较为广泛，数字化技术具有较强的优点，主要体现在以下几方面。1）依赖虚拟化载体，数字化技术主要利用各类信号进行数据和信息的加工、传输和存储，信息和数据的载体需要依赖大容量的计算机内存，还包括一些服务器和光盘、磁盘等，数字化技术需要依赖计算机设备进行查阅和处理，从这个角度上讲，数字化技术也是一种虚拟化技术，这也是数字化技术的重要特点。2）信息处理快速，数字化技术的另一个显著特点是信息处理速度，数字化技术以快速的处理和传递信息为优势，在短时间内，信息和数据的传输共享由数字化技术来完成，计算机高速处理能力十分明显，对信息数据的处理速率决定了数字化技术的强大优势，这也十分符合档案管理信息化的要求。

2 数字化技术在档案管理工作中的应用

2.1 有效提供数字化技术保障

档案管理数字化进程正在不断加快，显现出这一良好发展局面的主要原因是有先进技术手段的支持，所以说科技进步是促进档案管理数字化建设的根本动力。但是目前受到诸多条件的限制，在档案管理数字化实施过程当中，还缺少技术方面强有力的支撑和先进技术的保障，在更新管理系统方面仍然存在很大的不足。根据这一情况，要注意增加技术方面的投入，完善技术保障条件。一方面要把先进的计算机技术作为重要基础，把引进先进技术和自主研发先进技术进行有效整合，要增加数字化技术建设的经费投入，并保证高素质信息技术人才的培养。另一方面，企业要在国家制定的技术标准与规范的约束之下，制定符合企业实际的档案数字化技术标准与规范，在此基础上完善硬件设施配备，做好对数字化档案管理系统设备的升级和维护，提高档案管理系统的使用寿命和运转安全性。

2.2 搭建档案管理云计算信息处理平台

数字化技术与云计算技术有异曲同工之处，新时期，档案管理工作要突出数字化技术的优点，云计算技术的应用也具有可圈可点之处，云计算技术主要是根据用户的操作指令，采用网络技术，运用搜索引擎获取大量的信息和资料。数字化技术和云计算技术都具有一定的网络虚拟性，利用虚拟的语言形式将档案资料提供给用户。档案管理需要建立云计算平台，实现档案资料的共享，建立云平台可以及时更新信息，还可以实现资料的快速共享和传播，进而提高档案管理的便利性。

2.3 增加资金投入，提高数字化档案工作的管理效率

对于档案的管理来说，既需要考虑档案的安全性，又需要保证档案资料的信息共享性，以便更好地对档案进行使用和运作，尤其是在数字化时代，高效的档案管理需要配置各种设备，比如服务器、光盘库、缩微影像等等，然而这些设备的价格又十分高昂，因此更需要巨大的成本投入，来加强对档案的管理，只有基础设施不断加强，才可以更好地提升数字化档案管理的工作效率。

2.4 加强各领域之间的交流合作

为了加速档案管理的数字化进程，企业要加强相关领域之间的信息交流，从而使企业档案数字化管理能够获得更好的发展。企业要在信息查询接口程序中添加档案资料查询功能，将医院财务系统、认识管理系统、教研管理系统、办公自动化系统和档案资料管理系统紧密地结合在一起，这种管理模式不仅有利于收集各部门的数据信息，对于企业进一步完善自身的数据库大有裨益。此外，企业加强各领域之间的交流合作，也很好地解决纸张储存与信息储存同时存在这一问题。管理人员要根据企业的实际情况，在与其他领域管理人员的交流合作过程中，在保障档案资料安全的前提下，确保纸张储存与信息储存的非重叠性和共享性，从而保证企业档案管理工作的有序进行。

2.5 做好电子文件的收集和整理

档案管理中有很多电子资料或文件，利用数字化技术比较重点的就体现在对于电子档案的收集和管理，包括文件、照片、录音、视频等资料，档案管理部门还可以利用专业设备，将纸质档案资料转化为电子文件资料，例如利用扫描仪等扫描档案资料。档案管理部门要转变传统的人为管理模式，实现电子文件的科学归档和管理，节约大量的时间和精力。档案管理部门要制定扫描机技术规范，确定扫描索引信息，对扫描过程环节进行控制，做好扫描监督。

2.6 培养数字化档案管理人才

档案管理数字化进程当中，高素质的复合型人才欠缺，无法保障档案管理的实际质量，是降低档案管理有效性的主要原因之一。这就需要企业在档案管理人才培养方面做好分析研究，同时制定完善化的人才培养方案，推动档案管理团队的全面化发展。由于企业档案数字化管理具备很强的专业性与极高的技术含量，所以在教育培训过程当中要特别注意突出对数字化技术手段和技术应用的培训与指导，增强档案管理者的专业素质和技术素养，同时注意增强档案管理者的职业道德素质，使其以爱岗敬业和全身心投入的态度为档案管理数字化建设作出积极贡献。企业也可以从外部引进高素质的档案管理人才，帮助企业适应全新形势下的档案数字化建设环境。

2.7 数字化技术应用

在档案检索和查询中档案管理数字化建设要突出档案资料的价值，要重视档案资料的检索和查询，在档案资料检索和查询时，要根据固定的关键词检索档案资料。及时确定档案资料的位置，利用数字化技术在数据库进行检索，避免检索复杂化，提高了检索的效率。数字化技术的应用可以打破时间和空间的限制，进而提高档案资料的管理应用效率。

3 结语

综上所述，档案管理工作中应用数字化技术是档案管理工作工作发展的必然趋势和结果，在新的历史时期，强化是数字化和信息化技术的应用有助于提高檔案管理的实效性。我国比较重视档案管理工作，从企业到事业单位皆是如此，要充分展现新技术的优势和作用，提高档案管理人员的素质和专业能力，提高档案资料管理工作的效率，促进档案管理工作的可持续发展。

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