浅谈干部人事档案信息化管理

张宏

摘 要：干部人员的个人详细资料被记录在干部人事档案中，为了解干部人员的具体情况可通过查询干部人事档案得知，同时干部人事档案也是正确选用干部的重要依据。因此，有必要创新干部人事档案管理制度中的工作形式，通过推进干部人事档案管理制度改革进一步提升人事档案管理的信息化、规范化。

关键词：干部人事档案;管理信息化

随着科技的不断发展，干部人事档案必须加强信息化管理。网络技术的运用大大提高了干部人事信息管理质量。

1 干部人事档案现状

科学技术的发展给生活、工作带来了极大的便利，然而，大部分干部人事档案工作落后于时代发展，不能与时俱进，管理技术落后，工作效率偏低，人事档案仍然以纸质为主，而且管理不规范、不统一：比如信息不够全面，数据存在偏差，更新既费时又费力，并且纸质版信息易丢失、损坏，一旦恢复信息既困难又麻烦。为改变这一管理现状，应改变落后的技术管理手段，运用高效、科学、方便的干部人事档案管理模式，最大限度地发挥档案管理的利用率。

现阶段档案部门对档案管理人力资源投资资金有限，档案管理人员不能及时参加培训，优秀档案管理人才很难被吸纳进来，诸多原因导致现阶段档案管理人员综合素质不高，档案管理团队综合能力较高，严重制约先进管理技术在信息化档案管理建设过程中的应用和

推广。

2 加快干部人事档案信息化建设速度

2.1 电子信息系统的建立

在组织人事部门带领之下，在各级档案管理人员中抽出一批人进行专业培训，各级档案管理单位应该根据本单位的实际情况，具体问题具体分析，以求全面提高人事档案管理人员的综合素质，使他们学会用科学技术，用现代化的输入设备，将纸质版的干部人事档案信息资料输入电脑，使用现代化的相应技术将各种资料转变为数据的信息，便于查找查阅。 使其在计算机技术、通信技术、网络传播技术等普遍应用的条件下，每一位档案管理者必须紧随时代潮流，不断适应和学习电子信息技术革命带来的影响和变革！各级档案管理单位在资金充足的情况下，让档案管理人员参加定期培训学习，认真学习和掌握档案管理最新理论、最新技能。档案管理人员还应不断加强思想政治和法律法规教育，提高自身政治修养和职业修养。

2.2 干部人事档案信息化管理目标

全面地建设数据信息系统，使干部人事档案信息以电子版为主，跟随时代步伐，切实利用现代技术和设备，将频繁使用的档案资料信息制成各种文件形式，实现档案信息化、数据化，以便利于查找、统计、等日常管理工作。既保障了档案信息的长久性，安全性，也减少了纸张浪费，同时促进了环保，可谓一举数得。

3 干部人事档案管理规范化信息化

规范干部人事档案管理工作，应制定相关制度，并促使其信息化。要使人事档案工作管理规范，就需要制定相关制度并严格执行。为了使人事档案管理工作信息化，應当尽快完善信息管理系统，加快建设干部信息库和干部电子档案，从而提高工作效率和质量。另外，要不断强化干部档案工作队伍的服务能力，并定期对其进行岗位培养，使其更专业化规范化。

目前，由于网络等高新科技的应用，使得在干部档案信息化在管理过程中，要增强防护档案信息泄密的措施。从某种程度上来说，在整个档案信息化管理的过程中，要切实做好如防火墙技术、加密技术、网络病毒防治技术、跟踪检测技术以及数字档案信息资源备份等等。如若其中任何一个环节出现问题，都可能带来安全威胁。

要真正实现干部人事档案管理数字化，及时地对管理工作更新，使得干部信息的更新速度能够同步，并且要确保信息无误。因此，为了防止意外导致信息缺失，必须做好备份措施;为了防止重要且不宜曝光的信息泄露，要切实做好安全保密工作。此外，要抓好应用，加快建设信息管理系统，当用人选人的时候干部档案应充分发挥作用，而且为规范借阅档案的程序，要建立并完善管理制度，明确工作人员的职责。争取使得干部人事档案作用能够信息化、规范化。

4 人事档案管理需要信息化的大力支持

1）要使人事工作效率得到提高，符合利用者对人事档案信息的深层次开发利用需求，必须建设加快干部人事档案全文数据库，利用先进科技来完善人事档案信息网络服务功能。

2）要想实现信息共享，必须增强网络建设。网络技术给现代生活带来了极大的便利， 当然也能在人事信息管理档案中发挥其强大功能，通过加强网络信息化建设，使人事档案现代化。为实施人事档案现代化，应为人事管理机构设置信息中心，并且对人事管理信息化进行指导，充分利用网络，建立共享平台，实现信息共享，使信息服务能以好的形式循环。

3）安全为首，实行档案信息动态化管理。干部人事档案是属于党和国家的机密，任何个人不得私自保存和泄漏人事档案材料，不得向社会无条件地提供服务。在干部人事档案信息管理中，保证信息安全尤为重要，对于人事档案来说，安全性主要包括：保存安全和使用安全。为了保证其信息的安全性，需要通过采用相关的技术手段和具体有效策略。其一，要对信息进行备份处理，以防万一，其二，要建立恢复机制。在网络方面，通过技术对其进行严格监控，以确保安全。在确保信息安全的基础上，要对人事档案信息进行动态管理，同时要进行维护干部人事档案信息。另外，要不断摸索发现更有利于建立电子人事档案的新途径、新方法。为提升档案的使用价值，需要建立健全人才跟踪系统，而建立人才跟踪系统，则离不开通过现代技术手段，目的最终是改善干部信息档案管理工作。

4）增强人事档案的时效性和真实性。对于干部人事档案，信息的准时性和真实性极为重要！为了增强其人事档案的准时性和真实性，要增强人事档案管理的动态性，固定时间整理人事档案资料，对已有资料进行检查，对于不重要无意义无需保存的资料进行删减，增加新的内容，这样既利于资料的管理同时又利于人力资源管理部门全面了解干部人员的真实情况。增加并扩宽信息容量，使信息管理体系和处理系统得到完善，从而提高管理效率。

综上所述，要改变干部人事档案信息管理现状，必须建立电子信息系统，完善人事档案信息管理体系，充分利用现代技术手段，增强工作人员的专业性，大力推动人事管理档案规范化、制度化、信息化，最终实现干部人事档案信息化管理，全面促进人事管理创新的目的，最大限度地发挥干部人事档案管理的服务功能。

参考文献

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