数字化环境中医院档案管理的转型探索

周应

摘 要：近年来，我国科学技术呈现了快速发展的态势，医疗事业取得了显著进步，在此背景下，建立数字化档案管理体系已成为当前各个医院档案管理工作的重要任务。因此，探索数字化背景下医院档案管理转型问题不仅仅符合了当前医院档案管理的发展趋势，而且也为医院档案管理工作提供了有效借鉴与参考。本文主要就数字化环境中医院档案管理的转型进行研究和探索。

关键词：数字化;医院;档案管理;转型

1 数字化环境中医院档案管理工作应具备的特征

1）档案信息处理具有高效性特征。处于医疗事业快速发展背景下的医院档案管理工作无论是管理范围还是内容都呈现出了宽泛性特点，一方面需要医院各职能部门的共同参与，另一方面还要兼顾患者、医护人员和其他医疗机构等多个方面的要求，这也对新时期医院档案管理工作效率提出了较高的要求。数字化时代的来临，医院档案管理工作可以有多样化的方式来进行档案管理工作，不仅档案管理工作实现了网络化和数字化，而且档案信息处理的时效性也得到了保障。

2）档案信息存储具有数字化特征。以往医院档案主要以纸质形式为主，随着社会的不断进步与发展，纸质档案保存形式具有的工作量大、资源浪费、效率低下等特点也逐渐凸显出来。数字化环境中，系统化、数字化和智能化是医院档案存储的显著特征，既弥补了以往传统纸质档案具有的弊端，又使档案存储方式更加灵活。

3）档案信息资源具有多元化特征。处于数字化背景中的医院档案管理工作可以依托信息共享化平台，实现各类信息的收集，从而使医院档案管理工作需求得到满足。同时，在医院档案管理信息来源多元化的影响下，档案信息管理也必将呈现多元化的特征，想要使医院档案管理工作效率和水平向更高的层次所发展，就必须将数字化等现代化技术运用到医院档案管理工作当中，并在强化与医院各部门信息沟通和交流的同时，逐步提升信息共享化平台的完善性。

2 当前医院档案管理存在的问题

1）数字化资源管理意识不足。近年来，虽然医疗事业获得了迅猛发展，但是医院的档案管理工作依然存在许多问题需要引起相关工作者的重视，其中数字化资源管理意识缺乏就是当前较为突出的问题。以档案编号处理工作为例，当前部分医院档案管理工作者在进行档案编号处理工作时仍然采用传统的管理办法，不仅无法保证效率，而且许多新的档案内容也无法获得及时的录入。甚至部分医院没有对档案目录进行相应的设计，从内容层面来讲没有对其进行明确定义，如果保管不当出现丢失的情况，不仅无法找回档案内容，而且现有的档案内容排序也会受到影响。

2）由电子和纸质文件双重保存导致了资源重叠。目前，虽然许多医院都已经完成了向办公自动化的迈进，但是通过网上传送的文件又将其打印下来进行归档和保存的情况也时有发生，这也是导致内容相同文件重复发布和保存等情况出现的重要因素，造成了严重的资源浪费。

3）档案管理系统与办公自动化系统间的联系不足。办公自动化系统是面向医院和医疗系统由此建立的个性化软件，在医院中得到了较为普遍的应用。而医院档案管理系统通常是由行政主管部门设计并建立的系统，因此，两种系统在运行环境方面就存在较为显著的区别，不仅两个系统联系性不强，而且对于一些数据资源也无法实现共享和转化。

4）档案管理工作者专业素质偏低。据了解，当前部分医院中从事医院档案管理工作的工作者具有年龄大、对于新事物接受能力不强等特点，所以在学习数字化和信息化的相关知识时较为吃力，也不具备一定的数字化操作技能，对于当前先进的档案管理方法不能做到准确理解，靈活运用更无从谈起，这也成为制约档案管理数字化开展的重要因素。同时，档案管理工作者专业素养还有待提升，对档案管理基础工作重要性认识不足等也是当前档案管理工作无法顺利开展的重要因素，医院档案管理工作中敷衍了事等情况也时有发生。

3 数字化环境中医院档案管理的转型策略

1）增强数字化资源管理意识。在我国医疗事业迅猛发展的背景下，医院档案管理工作者要深刻认识到当前医院档案管理工作中存在的突出问题，加大对医院档案管理工作的重视力度，着力于医院档案管理体系的建立和健全，在明确医院档案管理工作重要性的基础上，促使其积极参与到探索档案管理新方式和新方法当中。同时，以往的档案管理方式对于新形势背景下的医院档案管理工作来讲并不适用，所以，档案管理工作者还要逐步树立数字化资源管理意识，从而为数字化医院档案管理体系的健全提供重要助力。

2）建立健全医院数字化信息档案管理平台。医院档案管理数字化的实现，需要医院结合自身特征开发和建立一套具有自身特色的档案管理系统，并确保配备的硬件设施的全面性。就档案管理系统而言，除了要具备双服务器和光盘等双备份等功能外，还要具备高速扫描和集中扫描等功能，这不仅是医院档案资料能够迅速、准确归档的基本保障，而且也是实现档案安全管理的重要前提。同时，还要注重档案查询系统的建立，在触摸屏检索和网络文档等功能支撑下推动档案资源数字化管理的有效落实。另外，还要针对档案管理系统进行定期检查，从而实现档案管理系统的持续更新与优化。

3）强化档案管理领域内的信息交流。首先，要注重数字化档案管理系统和办公自动化系统间的联系和交流。从医院角度来讲，可以将档案资料查询功能纳入信息查询接口当中，为办公自动化系统、教研管理系统等与档案资料管理系统间的有效集成奠定良好的基础。这样既可以方便各部门电子文件的收集，提升档案资料库数据信息的完善性，又为档案管理系统和办公自动化间的联系构建了路径;其次，要强化纸质文件和电子文件间的信息交流。对于之前电子文件和纸质文件重叠的问题，可以将其转换为文本和影像共存的方式，并在明确数字化档案特征的基础上建立档案管理规章制度，从而在实现纸质文档和电子文档非重叠和可共享等特征下保证档案资料的安全性。

4）建立高素质的档案管理专职队伍。医院档案管理工作数字化的实现，还需要有一支专业性强的档案管理人员为支撑，而对于档案管理人员来讲，具备先进的数字化管理意识和技能以及较高的知识层次是其基本要求。同时，还要将关注点放在档案管理人员分析能力上，对于一些专业性强、复杂性高的档案资料来讲，可以做到精准把握，并能够以相关要求为依据准确提供他人所需档案信息等。从医院和相关部门来讲，要注重档案管理专业性人才的引进，对现有员工实施数字化培训工作，从而使医院的档案管理水平得到充分提升。

4 结束语

总之，数字化已成为医院档案资源管理工作的主流趋势，如何在落实数字化过程中推动医院档案管理工作的顺利转型成为当前医院档案管理工作者着重思考和研究的话题。对此，需要明确当前医院档案管理工作存在的具体问题，并依赖于增强数字化资源管理意识、建立健全医院数字化信息档案管理平台、强化档案管理领域内的信息交流和建立高素质的档案管理专职队伍等途径推动医院档案管理工作的转型与发展，进而使医院档案管理工作高效、优质开展。

参考文献

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