信息化时代图书档案的管理研究

杨敏

摘 要：信息化时代下，各项信息技术也开始应用于图书馆档案管理工作之中，而如何通过信息技术以实现图书馆的档案管理信息化水平也成为许多学者关注的重点内容。基于此，本文就信息化时代的图书档案管理进行探讨。

关键词：信息化时代;图书档案;管理

1 信息化背景下图书档案的特点

1.1 对软硬件系统的依赖

传统图书档案信息的记录和保存都直接依赖于纸张等实物载体，这些记录符号一般都直接可以通过人工进行识别，而在信息化环境下档案信息的录入和管理都是以数字编码的形式记录在电子化的载体上，如磁盘软盘上存放的电子书和电子文档等。传统图书馆的借阅方式较为单一且流程简单，读者找到自己想要的书后办理借阅手续，但由于图书馆或者档案馆图书众多，且图书的整理都由人工进行，效率较低。而通过信息化建设，图书的存储和借阅由人工操作转为机器操作。一方面，图书馆或档案馆可以搭建面向读者的图书管理信息系统，进而将图书借阅和查询等服务由线下转至线上，大大提高管理的效率;另一方面，还可以通过搭建后端的信息管理系统来将图书日常管理事务和流程实现线上化，从而大大提高内部管理的效率。

1.2 存储密度高

传统图书档案的存储方式以实体档案存储为主，如古籍、书籍等，有的会用磁带存放有声读物等等。在这种管理环境下需要消耗过多的存储空间，给图书的保存提出了较高的要求。图书档案的管理不仅包括服务层面的，还有基础的保存和保管层面。而在信息化背景下，图书档案保存和管理的重点有所改变，档案存储的高密度性带来了新的信息安全问题[1]。在电子档案存储刚兴起时，磁盘和光盘是最主要的保存方式，以光盤为例，一张光盘所能存储的文字数大约为35万张纸质档案的数量，而如今随着信息技术的不断发展，一个小小的移动硬盘就可以存储多达1T的内容。这种高密度性的存储大大节省了档案存储的空间，但同时也给图书档案的保存提出了更高的要求，因为存储设备的一点点损坏就可能导致大批量档案资料的损坏与丢失，信息化背景下档案存储密度高的特点也要求档案管理部门做好存储设备的维护工作。

1.3 载体之间可分离

传统图书档案管理模式下图书只能被固化在书本上，形成一个内容和载体不可分离的实体，因此传统档案具有原始性的特征。同时这也有利于图书的知识产权保护。而在信息化背景下，档案信息能够脱离实体档案的束缚，更加自由地进行加工和管理，这种可分离性的特点使得档案能够很轻易被修改并且不留下任何的痕迹。同时，还能够进行直接的复制，并且与原始电子档案资料毫无区别。这种可分离性使得档案的传输更加便利，在网络化的环境下档案信息资料能够快速流通和传输，档案需求的发起者能够通过PC端或者移动端突破空间的界限在线调阅档案资料。载体的可分离性也使得图书的版权保护问题面临着极大的挑战，档案管理部门在保障电子存储设备安全的同时还要保证网络环境的安全。在互联网环境下，档案信息流通的任何一个环节都可能被截取、伪造和篡改，这要求档案管理部门必须综合采用各种技术手段来保障档案流通和传输的安全。

2 信息时代下图书馆档案管理的具体措施

2.1 加速图书馆电子化进程

纸质档案对存储环境有较强的依赖性，包括保管环境的大小、湿度、温度、通风情况以及防蛀措施质量等。故而，如果纸质档案在档案中依旧占有较大的比重，可能导致档案管理难度增加。故而，需要积极实现纸质档案同电子档案并行管理，降低纸质档案在档案中的比重，加速图书馆档案管理电子化实现。基于信息时代的到来，办公自动化以及政务电子化，人们针对图书馆档案信息的需要以及档案信息数据挖掘也有更为严苛的要求。图书馆为了达到图书馆档案长时间储存、集中管理以及为读者提供方便等原因，可以强化档案信息存储数字化、传输网络化以及管理自动化等，以提高档案管理效率。具体包括如下内容：

第一，强化图书馆档案信息化管理的基础设备，包括引入计算机、终端服务器、调制解调器、以及光纤等基础硬件，为图书馆档案信息化的实现奠定基础，从而提高图书馆档案管理人员信息化管理水平[2]。

第二，应实现针对档案信息数据的加载方法以及载体类型的转化，引入多媒体设备、高速扫描以及数据压缩等多项先进的科学技术，将档案各项信息数据储存于计算机设备之中，同时强化关于电子文件的归档处理，以便用户能够通过检索的方式迅速查找图书馆各项档案信息内容。

第三，合理运用数字化存储技术以及网络化基础，将处于分散状态下的图书馆电子档案信息数据集进行汇总，开发包括有档案管理人员记录、编辑、统计，同时也包含有读者借阅、搜索等不同功能的档案管控系统，在纸质档案管理模式中产生的信息流通不便捷、纸质文件随意堆放以及难以有效搜索的等问题的处理方面具有较强的优势，使得图书馆档案信息数据可以为用户提供更为便捷的信息服务。

2.2 构建图书馆专职档案岗位

有条件的图书馆应构建一个专职负责档案管理的机构，并组建专业的档案管理队伍，其日常工作即负责所在图书馆档案的第一时间汇总、归纳、鉴定、存储、统计以及运用等各项工作，档案管理人员日常工作便是将图书馆不同部门递交的档案予以分类、组卷、再次分类然后逐页进行变化，将已经编号档案依照号码、名称、分类、负责人以及存储时间等各项数据同时记录，然后将以上数据构成案卷文件清单以便后续用户进行搜索使用。不仅如此，信息化时代需要进一步强化针对图书馆专业负责档案管理的工作人员的培训力度，定期邀请专家针对工作人员理论知识以及实操技能予以培训，使其能够熟练掌握档案管理工作有关理论内容，也能够更为熟练的运用各项信息技术，包括计算机技术以及各类应用软件的应用方式，帮助其掌握更多的新技术以及理论知识，持续拓展其知识面，从而提高档案管理工作整体质量。

3 结束语

图书档案管理工作实现信息化是一个相对漫长的工作，其令图书馆档案管理信息化工作档案部门从封闭状态逐渐朝向开放的发展，较大程度提高了档案资料的运用效率以及价值，减少了图书馆在人力、物力以及财力方面投入的成本。故而，图书馆应加速图书馆电子化进程以及构建图书馆专职档案岗位等措施，以提高其档案管理信息化水平。

参考文献

[1]杨润平.信息化时代高校毕业生学籍档案的管理与开发利用研究[J].办公室业务，2017（13）：60.

[2]王达.新时期图书档案信息化管理探究[J].中国管理信息化，2017（20）：166-167.