浅谈事业单位信息化档案管理存在的问题及对策

摘 要：在互联网大数据信息背景的依托之下，事业单位的档案信息化管理日益成为日下普遍的档案管理方式。本篇文章根据近几年的电子信息化档案管理的发展现状及档案信息化建设所呈现出的问题提出对应的意见或者是建议，并在此基础之上提出相应的优化措施。

关键词：信息化;档案管理;事业单位

1 我国事业单位信息化档案管理的现状

在当今时代大数据信息化背景之下，我国的信息化档案管理存在的问题主要是当前事业单位在信息化档案管理无论是从管理技术还是管理的硬件设施等方面都存在较大的缺陷，主要体现在以下几个方面。

1.1 事业单位的档案信息化管理技术落后

在新型互联网技术的依托之下，事业单位的信息化档案管理的相关工作都需要新型的硬件设计来支撑办公顺利。而我们常用到的基础办公硬件设施主要是在数据化网络平台上搭建的共享网络数据档案管理平台。但是从现阶段来看，虽然一些大型是事业单位都自主搭建有各自单位的数据平台，但是具体涉及实际的投入过程来讲总是少之又少。长久以往这样发展下去就造成事业单位的档案信息化管理技术落后的现状，这样就导致当前的事业单位档案管理信息化建设跟不上时代的发展步伐，从而一定程度之上很难适应当前我国经济发展需要。除此之外，由于大数据技术带来众多复杂大量是数据，这就对当前事业单位的档案管理信息化建设的相关从业人员的工作任务量带来巨大的挑战，稍不谨慎的工作态度将会致使事业单位的档案管理信息存在信息漏记或者是信息丢失等不良现象的发生，从而不利于事业单位信息化档案管理技术在整体上的革新。

1.2 事业单位的档案管理的相关技术人员专业素质参差不齐

在新时代背景之下，我们所强调的竞争归根到底属于人才竞争。谁掌握的专业性技术人才越多，谁就掌握着核心竞争力，从而在这个竞争荆棘丛生的社会拥有着更多的竞争市场。但是从现阶段事业单位信息化档案管理相关从业人员的专业化素质水准上来看，这些档案管理的从业人员距离我们要求的专业化水准要求相差甚远。造成这种现象主要是因为随着新型设备不断的投入使用在事业单位的过程当中，传统事业单位的档案管理方式就逐渐的由是手写档案管理转变为电子档案管理。而在这样的转变过程当中就需要相关事业单位的档案管理从业人员不断的转变档案管理工作方式，转而学习新型的管理技能，如事业单位的档案管理从业人员在原有的基础之上熟练掌握相应的档案管理知识。除此之外，还需要这些从业人员熟练计算机操作，对于新型的技术如“云计算”这类新型办公软件。但从实际的事业单位档案管理从业人员专业化素质来看，他们大多的文化水平处于较低层次，并且这类人群的年龄结构总体上偏大，这就导致他们接受新型技术的过程的能力较弱而无法适应现代发展趋势。

1.3 事业单位的档案管理的管理理念落后

管理理念本身作为上层建筑的一部分，对于我们实际的事业单位档案管理工作具有十分重要的指导意义，因此我们需要加强对于事业单位信息化档案管理理念的重视程度。一些事业单位的相关从事人员认为对于事业单位的档案管理的是实际工作性质是对于事业单位的相关档案信息进行系统的收集和整理。从某种程度上来讲，正是这样的档案管理理念才导致事业单位的信息化档案管理的发展多年停滞不前。这主要是由于相关的管理人员对事业单位的档案管理工作缺乏一个系统而又科学的认识，甚至在一定程度之上对于实际每天进行的档案管理工作理念存在某种偏差，这样就极易导致事业单位信息化档案管理工作过程当中错误频出，从而对后续的档案管理工作上或多或少的产生一些不良影响，因而使得事业单位自身的工作难以满足现代经济社会对于信息化档案管理工作的实际需求，最终直至淘汰。

2 相关提升事业单位管理现状达到优化措施

2.1 提升事业单位档案管理从业人员的专业化水准

在事业单位信息化档案管理的过程当中，有效的提升信息化档案管理的效率就必须提升相关管理人员的专业素养。在当今信息化时代背景之下，只有不断的提升相关从业人员的综合素质水平才能够是使事业单位的档案管理水平提升到一个全新的高度。通常情况之下，事业单位的档案工作水准的提升需要建立积极的人才引进机制。通过积极引进专业技术型人才将会大大有助于发展大数据时代下事业的单位的档案管理工作，从而一定程度上促进现代信息社会与档是单位档案管理二者之间的有机结合，从而实现事业单位档案信息得到全方位的分析、利用和预测。

2.2 完善事业单位档案管理的相关管理机制

对于各行各业而言，都需要建立完善的制度来保障行业的整体运行状况。对于事业单位同样如此，我们需要不断的完善事业单位档案管理工作的各项制度，通过制度产生的约束力来保障相关从业人员的工作有序进展。在事业单位的档案管理过程当中，由于从业人员对于事业单位的档案管理的工作主要是凭借着自身多年的工作经验或者是前人的理论来完成档案管理工作，而对于相关事业单位的各項制度规定都缺乏相应的重视，这就极易出现事业单位的档案管理工作的档案材料丢失等等诸如此类的工作。而我们完善事业单位的信息化档案管理就必须完善事业单位档案管理的相关管理机制。通常我们的做法主要是借助大数据信息化背景之下，通过建立资源共享的事业单位档案管理共享平台，使这些文档如事业单位的文档管理、事业单位的人事档案、事业单位的事件内容等其他相关文档存入这样的一个共享平台，方便相关的从业人员能够进入这样的一个共享平台来进行一些信息的检索，使其在海量的工作数据中及时的找到所需要的信息，一定程度之上方便了档案管理工作人员的工作流程，使整个工作人员的工作流程更加的高效、便捷，在整体上促进了事业单位信息化档案管理的科学健康发展。

2.3 加强对于信息化电子档案管理的安全性建设

在互联网时代背景之下，档案管理需要特别注重于管理内容的安全性，特别是在事业单位档案管理过程当中，涉及的事业单位中相关人员的档案信息时更应该注重保护，为此我们需要加强对于信息化电子档案管理的安全性建设。我们可以通过建立数字签名或者是设置一些对应的防火墙技术来确保事业单位档案信息管理的安全性，在利用现金技术管理的同时，我们可以建立一套备用的系统程序，从根本上杜绝事业单位档案管理不安全因素的发生，从而为实现事业单位档案信息资源的数据可靠性和安全性都得到有效的确保。

3 结束语

随着我国科技水平的不断发展，先进的技术越来越多的改变了传统事业单位的档案管理工作模式。而事业单位的信息化档案管理模式只有通过建立健全的档案管理模式以及提升相关管理人员的专业化技术水准等，只有这样才能在整体上促进整个事业单位的信息化档案管理行业健康、向上发展。

参考文献

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[2]许秀娟.大数据对档案管理工作的影响与对策[J].办公室业务，2018（08）.

[3]张丽丽.档案信息化建设与档案管理探索与思考[J].人力资源管理，2018（03）.

作者简介

秦军艳（1977-），女，河南省焦作市修武县，本科，馆员，修武县档案史志馆，修武县档案史志馆。