事业单位档案管理中的电子档案管理

李艳丽

摘 要：在事业单位中，档案管理是极为重要的一个工作。随着科技的不断发展，信息技术水平的提高，在我国事业单位中，电子档案得到了广泛的应用。电子档案可以提高档案管理的工作效率，减轻档案管理人员的负担，为人们的工作与生活带来了许多便利之处。本文分析了电子档案管理的优点，并对其存在的问题进行了探究，进而提出相应的改进措施。

关键词：事业单位;档案管理;电子档案管理

随着科技的不断发展，事业单位的档案管理已经实现了整体上的电子化。利用电子档案，不仅使数据的检索与录入更加便捷，提高了档案管理工作效率，减轻了工作人员的压力，还使事业单位的整体工作质量得到了很大的提升，让单位的发展紧随社会发展的步伐，进一步提升事业单位的服务质量和水平。与传统方式相比，电子档案也有收录、整理、保存信息等环节，但其安全性更强，也便于传输和修改，这是电子档案管理的主要优势，然而也引发了许多问题，因此需要强化电子档案管理意识，不断改进电子档案管理方法。

1 电子档案管理的优势

电子档案管理既有传统档案管理所具备的优点，而且可以存储图片、音频、视频等信息，其记载的档案信息更加完整，与此同时还能节约查询信息的时间，便于对所需信息进行全面的分析，使档案管理人员的工作压力减轻，有利于发展我国档案管理工作。事业单位电子档案管理的优点重要包括以下几个方面：第一，可以高效处理信息。电子档案是工作人员将原始的信息录入在计算机中，采用文字或者图片等方式进行扫描，然后在计算机中设置适当的处理程序，这可以用最快的速度完成档案的处理工作，减少档案管理中的失误，从而提高档案管理工作效率。第二，方便查阅信息。档案信息被录入计算机以后，就可以自动生成目录，实现档案的自动分类，这样在查阅档案信息时会更加便捷，仅仅通过目录或搜索关键词就能很快查询到所需的信息。第三，便于档案信息的稳定保存。传统纸质的档案存放需要较大的空间，而且其存放环境也有一定的要求，环境过于潮湿，则不利于档案的保存。电子档案可以稳定地保存信息，将档案信息存储在U盘或者其他软件中，可以防止外界环境的干扰，使档案信息安全、稳定地保存下来。第四，方便补录信息。在档案管理工作中，完善和补充信息是非常重要的一项工作。传统的档案管理需要将纸质资料打开重新整理，会耗费大量的時间与人力。采用电子档案管理则只需搜索到需要的档案，就可以补充和完善有关信息，省时省力，促进工作效率的提高。

2 事业单位电子档案管理存在的问题

2.1 电子档案管理安全性不强

与传统的档案管理方式相比，电子档案管理的安全性显然比较高，但随着科技的不断进步，信息技术的不断发展，各种电脑病毒以及黑客等都会严重威胁电子档案管理设备的安全。某些事业单位的档案管理设备年代久远，比较陈旧，杀毒软件等设施也不健全，而且档案管理人员也没有对设备安全的重要性有足够的认识，这些都会严重影响电子档案的安全。除此以外，电子档案在发送、传输、接收的各个过程都会有某种病毒侵入，其安全性在各个阶段都会受到威胁，因此电子档案的安全性问题一定要重视起来。

2.2 相关人员对电子档案的重要性认识不足

在许多事业单位，档案管理人员对电子档案的重要性没有充分的认识。虽然大部分事业单位已经将电子档案管理的设备引进来了，但档案管理人员还是习惯运用传统模式进行档案管理，特别是一些年长的老员工，对电子档案管理的好处没有认识到位，不愿学习接受新的事物，坚持固有思维，因此使电子档案管理工作在发展过程中遇到了一些阻碍。

2.3 缺乏健全的电子档案管理制度

目前，大部分事业单位已经采用了电子档案管理，但却没有较为健全的管理制度，这让电子档案管理工作没有标准可遵循，管理非常混乱、无序。如今，对于档案管理人员的要求也越来越高，不仅要有良好的思想道德素质，而且专业知识及业务能力也要扎实，但许多事业单位没有较为完善的考核制度与审查机制，因而导致档案管理人员专业性不强;管理部门对于工作的安排也缺乏合理性，每个工作人员都有很大的工作量，且所做的工作都比较繁琐，对提高专业素质来说没有很大的帮助。

3 加强电子档案管理的相关措施

3.1 提高电子档案管理工作的安全性

为了使电子档案管理工作的安全问题得到解决，事业单位需要更加重视安全管理方面的有关工作。在平时工作中，要对办公的有关软件定期维护和升级，对于电子档案管理的硬件设备，也需定期进行检查与维修，如果设备存在问题，应该及时采取有效措施进行处理;在传输完有关信息和数据以后，要及时保存下来，防止信息遗失;对于网络安全建设也不能忽视，在实际工作中要注重采用先进的新技术，便于提高网络安全性，从而减少或防止受到黑客及病毒的侵害，使电子档案的安全性更高。

3.2 加强电子档案管理团队的构建

为了使电子档案管理工作效率得到提升，事业单位要不断加强建设电子档案管理团队。首先要对人才选拔工作予以重视。在选拔人才的过程中，既要注重专业知识与技能的考核，也要注重考核应聘人员的思想道德素质，要尽可能选择专业知识扎实，经验丰富，热爱档案管理工作，且责任心较强的人员加入到档案管理工作队伍中，增强档案管理队伍力量。其次要对档案管理人员加强培训。在档案管理人员开始工作前要进行岗前培训，让其在上岗前对于电子档案管理的具体情况以及工作要求有一定的了解，这可以促进工作效率的问题提高;在管理人员正式工作后，也不能忽略培训工作，此时则需要加强专业知识与技能的培训，要让管理人员学习新技术、新方法，不断提高自己的专业能力。

3.3 完善和创新电子档案监督管理机制

建立完善的管理机制可以保障各项管理工作的顺利进行，也能让工作取得良好的效果，这同样适用事业单位的电子档案管理工作。我国大多数事业单位建立了电子档案管理机制，但还不是很完善，其缺陷也比较多，在实际管理工作中不能发挥出其应有的作用，因此需要进行完善与创新。事业单位应该结合实际工作需求和相关规定重新构建电子档案管理机制，对电子档案的文件制作、审核、归档等工作内容要有明确的说明，让档案管理人员的工作有规章可遵循，保证电子档案管理工作有序开展。另外，还需制定监督管理机制，便于约束档案管理人员的工作行为，防止其敷衍工作。同时还应建立责任制度，让每项工作都有人负责，从而提升电子档案管理工作的实际效果，为事业单位的其他工作奠定良好的基础。

4 结束语

综上所述，在事业单位中，电子档案管理工作十分重要。目前，虽然许多事业单位已经实行了电子档案管理，但在实际工作中还存在许多问题。由于多方面的原因，电子档案管理的安全还存在一些隐患，档案管理人员也没有正确认识到电子档案管理的重要性，且事业单位的相关制度还不是很完善，因而导致电子档案管理工作效率长期得不到提升。为解决这些问题，事业单位需要结合实际情况，积极采取有效的措施改进，要对电子档案管理工作的安全性问题予以重视，加强人才队伍建设，同时也要进一步完善相关制度，确保电子档案管理工作的效率得到提升。

参考文献

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