城建档案馆信息服务问题相关思考

孙亮

摘 要：在城市建设发展过程中城建档案所发挥的作用不容忽视。城建档案是城市真实变迁的记录，覆盖了城市建设发展的方方面面。加强城建档案管理意味着能够更好地理清城市发展脉络，为城市规划提供可靠依据。随着城建档案数量的不断增加，传统服务模式已经无法满足城建档案的实际应用需求。城建档案管理机构服务需要推陈出新，将信息化技术充分融入其中，才能进一步提升城建档案服务效率及质量。基于此，本文对城建档案管理机构信息服务存在的问题进行了分析，并提出了相关观点，以供参考。

关键词：城建档案管理机构;信息服务;建设

档案信息化建设历经30多年发展，相继走过了技术导向、内容导向的发展阶段，目前已步入以服务导向为主的新的发展阶段。城建档案是档案的一部分，也是国家重要的信息资源，伴随档案电子化的开展，推进城建档案电子化建设理所当然。实事求是，我们国家对城建档案的电子化、现代化建设问题也是十分重视与关心，国家建设部也早在1997年12月发布实施的《城市建设档案管理规定》第四条中作了明文规定：“城建档案的管理应当逐步采用新技术，实现管理现代化”，但时至今日，大多数城建档案的载体依然以纸质档案为主，城建档案电子化建设的总体水平相对较低，还存在诸多问题，城建档案效用并没有得到最大限度的发挥，档案电子化建设急待加强。

1 城建档案管理机构信息服务存在的问题

很多城市已经着手于城建档案管理信息服务建设，也取得了一定成果，但在相关工作具体开展过程中，还是暴露了某些问题：

1）城建档案管理机构信息服务利用率相对较低。一方面，城建档案管理机构在档案信息服务上宣传工作不够到位，导致社会公众未能充分了解城建档案，导致信息服务率低下。另一方面，城建档案管理机构未能对馆藏档案进行充分开发、利用，未能深入挖掘馆藏档案的价值。

2）网络平台建设有待加强。网络平台是城建档案管理机构信息服务的重要窗口，然而部分城建档案管理机构在网络平台建设方面存在缺陷，导致城建档案管理机构服务未能有效延伸。一些城建档案管理机构虽然开设了网站，但网站内容更新不及时，缺乏目录查询、在线咨询、查档预约等模块，使得网站利用率较低。同时，城建档案管理机构未能将移动端APP与网站建设联合起来，缺乏移动网络信息获取渠道，限制了城建档案管理机构信息服务的范围。

3）服务方式较为单一。一些城建档案管理在城建档案信息服务方面主要以档案查阅服务为主，网上查询以及在线咨询等服务不够全面，且未能将线上服务与线下服务充分关联起来，未能开展专题讲座、展览等活动。如此一来便限制了城建档案管理机构信息服务的作用。同时城建档案管理机构在信息服务方面缺乏主动意识，未能对用户实际需求进行充分调研，缺乏与用户之间的沟通互动，导致实际服务内容与用户需求相差甚远。

2 完善城建档案管理机构信息服务的策略

2.1 提高城建档案利用效率需要

时至今日，我国的档案部门绝大多数依然采取半封闭状态开展服务，基本处于“等客上门”的被动服务方式，档案信息虽得到一定程度的开发，但是对大量的信息资源，开发范围小，层次低，远没有反映出档案所包含的丰富的信息量。可以说，我国城建档案资源的利用率一直不高的造成原因很多，其中紙质档案资料使用不便是一个非常重要、不可推脱的原因。传统的纸质档案资源保障能力低，辐射面狭小，因受时间、空间的限制，查阅利用不便，很多的档案资源不可能被社会相当数量的人同时享有，同时利用，很难满足社会各方面的利用需求和现代信息服务的要求，尤其日趋复杂与工程量巨大的城建档案管理工作的当前，纸制档案不仅存储空间大，并且维护成本高，而且不利于长久保存，与传统的印刷型档案媒体相比较，电子档案不仅具有信息存储密度高，能“大容量”长期保存档案资源，而且具有存取速度快、复制性好、方便传递与传送等许多先进功能，具备检索自动化、快速化，检索途径多元化以及检索效果好等优良性能，为档案利用者提供方便、快捷的利用，因此，开展城建档案资源电子化建设就不应该是一种选择，而应当成为必然选择。

2.2 进行城建档案数字化建设

进行城建档案数字化建设，是有效提高城建档案利用率、确保城建档案有效发挥作用的关键。尤其是在当前信息化不断发展的背景下，利用者对信息的需求也在不断增加，因此，针对各个城市进行数字化档案建设尤为必要。通过建立全新的城建档案管理系统，可以对现阶段已经形成的档案进行数字化处理。此外，还可以借鉴和学习西方档案管理的相关方法，对档案信息进行科学地整合与利用，提升城建档案规范化管理能力，实现城建档案标准化、流程化、精细化管理，为城建档案资源打下良好的基础。

2.3 完善馆藏建设

城建档案管理机构要加强馆藏资源开发。城建档案管理机构可结合城市区域对小区进行划分，收集同一区域小区相关城建档案信息，并进行专题汇编，包括建筑工程档案、房地产管理相关文件、消防档案、环境档案、地下管线档案等。通过对这些档案进行整合、分类，将其纳入数据库，转变为电子信息，便于用户查询利用。在城市快速发展过程中，一些老城区开展了一系列拆迁改造活动。城建档案管理机构可为重点工程开展专项服务，将这些重点工程完整记录下来，充分反映出城市变迁。在棚户区改造、基础设施建设等方面安排专人进行跟踪记录。同时，城建档案管理机构要注重声像档案建设。在收集声像档案过程中，要筛选具有代表性，能够完整反映城建项目的声像内容进行加工。除了声像档案原始文件外，还要设置专门的时间、地点、内容说明，保证声像档案的完整性。城建档案管理机构要针对内部馆藏资料进行重新整合，将传统纸质文件转化为电子文档，并构建相应的数据库。以数据库为载体，开展一系列查询、利用服务。另外，城建档案管理机构要重视城建档案宣传工作。在城市范围内开展城建档案主体宣传活动，并利用微信公众号、微博等扩大宣传范围，让社会公众能够充分了解城建档案，以此来提升城建档案的利用率。

2.4 提高工作人员的业务素质

城建工程档案做的好与坏，是体现工作人员的业务能力的关键。首先，档案工作人员要从思想上做出根本改变，要有良好的工作作风以及爱岗敬业的工作态度。其次，对从事工程档案管理的工作人员要定期开展多种形式的业务培训，组织档案管理人员到档案馆、业务工作开展好的单位去参观学习，学习先进的专业技术，使他们在档案工作飞速发展的今天不断加强业务知识的能力，从而更好地做好本职工作。最后，建立留人机制和奖励机制，提高工作人员的主动性和积

极性。

3 结语

综上所述，城建档案建设，为后续档案利用奠定重要基础，档案利用是档案管理工作的重点。因此，未来需要不断发挥城建档案的凭证作用，使城建档案可以更好地为城市建设以及社会服务。与此同时，作为城建档案管理人员应在档案收集、利用的过程中树立服务意识，为城市规划、建设以及管理工作的开展贡献应有的力量。

参考文献

[1]潘秋豪.城建档案信息化建设存在的问题及解决措施[J].城建档案，2017（1）：13-14.

[2]徐茹民.城建档案利用服务问题及其对策分析[J].城建档案，2016，（09）：33-34.