电子文件归档整理方法研究

林琳

摘 要：电子文件的管理遵循“统一管理、全程管理、规范标准、便于利用、安全保密”原则，单位使用的办公系统应符合国家和地方相关规范标准，对电子文件形成、办理全过程实施有效控制，数字档案室系统用于电子文件的归档、整理、移交。根据单位文件形成情况选择电子文件单套制归档模式的，应当具备预归档、确认接收、整理、移交等流程，对于混合了部分纸质文件的，归档时应当进行同步整理，形成一套完整目录和档号体系。

关键词：电子文件;归档整理;单套制

1 基本概念

现在实际工作中经常提及的电子档案一般分为两种，一种为纸质档案经数字化扫描后形成的数字化副本，属于纸质档案的数字化复制件，另一种为直接由办公系统或业务系统生成，并伴随业务工作流转而形成的电子文件，在办结后进行了规范的归档整理操作而形成的原生类电子档案。本文涉及的电子文件归档和电子档案管理，主要指后者。

电子文件的管理遵循“统一管理、全程管理、规范标准、便于利用、安全保密”原则，电子文件在办公系统或业务系统中如何生成、管理及办结归档，直接影响到电子档案的真实、完整、安全、有效。各机构应将电子档案管理的意识前置于电子文件的生成、办理、办结全过程中。档案的原始性是最核心的标准，因此保障电子档案的真实性和完整性应是最关键的。电子文件管理的基本要求是确保电子文件的真实性、完整性、可用性和安全性。电子文件在形成、归档、整理过程中，应当保证其能客观、完整地反映和真实记录单位业务活动和歸档整理相关操作，且文件归档后能长期安全保存和提供查询利用。

2 系统要求

2.1 办公系统

单位使用的办公系统应符合国家和地方相关规范标准，对电子文件形成、办理全过程实施有效控制，对各环节责任人实行身份识别和权限控制，记录和保存电子文件的内容及其元数据，支持生成符合标准的元数据集。系统应能实现将最新版本的档案分类方案内置其中，并配置符合电子文件归档管理要求的预归档功能，文件归档时选择文件类别和归档范围，系统通过将分类方案与电子文件元数据进行智能匹配，自动生成保管期限。单位使用自建的办公系统进行日常文件起草、办理、签批，同时使用统一政务办公系统与各单位进行收发文的，一件电子文件可能拆分为两部分分别存于单位办公系统和统一政务办公系统，为保证归档电子文件的完整性，须实现自建系统与统一政务办公系统对接，或两个系统与数字档案室系统对接。

2.2 数字档案室系统

数字档案室系统用于电子文件的归档、整理、移交，包括从办公系统接收归档文件、对归档电子文件进行整理、根据文件移交计划按期移交电子文件。移交单位应明确本单位档案管理部门和档案管理人员，登录数字档案室系统预设档号规则，不定期更新和维护全宗信息。因职能调整修改了档案分类方案的，须在系统中更新最新版本的分类方案，同时保存历史版本。

3 归档模式

单位须根据文件形成情况选择单套制或双套制模式。1）单套制。单套制是尊重文件形成的原始性，在文件形成过程中只保留电子或纸质的一套文件形式，对于办文实行以电子单套制为主的单位，纸质文件可与电子文件合并整理编目为单套目录，纸质文件作为电子文件的补充进行归档。2）双套制。双套制是对于内容相同的文件，同时存在电子文件和实体文件两种文件形式，一种情况是电子文件归档保存时打印了一套纸质文件，另一种情况是纸质文件归档后进行数字化加工后形成了数字化复制件，后一种情况不在本文讨论范围，对于办文实行双套制或双轨制的单位，电子文件与纸质文件可分别进行整理，分别编号，形成电子文件、纸质文件两套完整目录。

4 归档流程

4.1 预归档

1）随办随归。电子文件在办公系统中流转后进入预归档环节，由经办人办结文件时，办公系统自动提取电子公文的各项归档要素并以表单的形式显示。经办人对文件信息、文件组件等信息进行完整性和准确性核查，包括文件基本信息、处理信息、文件正文、附件、关联文件等，对有错漏的地方进行修改和补充，确保归档电子文件准确、完整;根据本单位档案分类方案选择文件类别和归档范围，初步划分保管期限，确认无误后提交归档。

2）批量归档。除经办人日常办结文件时进行实时归档外，档案员可在全年度文件办结的情况下，在办公系统公文查询中筛选未归档或实时归档不成功的文件进行批量归档。批量归档时可简化归档标准，先对有发文字号的电子文件进行批量归档，其他文件根据与本单位职能是否相关进行筛选后归档，批量归档未对文件类别和归档范围进行选择，只判断是否在归档范围。

4.2 确认接收

归档电子文件经办公系统打包成数据信息包后推送至数字档案室，档案员在数字档案室对文件进行接收。进入数字档案室，在电子文件收集环节核对预归档文件的基本信息，归档要素不全的进行补充，如补充文号、题名、保管期限等。四性检测不通过的，根据提示进行补充完善。通过比对档案分类方案对文件是否属于归档范围进行再次审核确认，如确定不在归档范围的进行退回操作，对属于归档范围的、归档要素齐全且通过四性检测的电子文件进行确认接收，接收时根据本单位情况选择对应的档号规则，经确认接收后的电子文件流转至数字档案室系统整理环节。

4.3 整理

确认接收的电子文件进入整理环节，电子文件的整理包括文件著录、件内补充归档材料、文件关联等。

1）著录。归档的电子文件信息由系统自动捕获或在文件形成阶段已经生成，为便于检索利用，文件归档后须根据文件内容对电子文件进行补著录。

2）件内补充归档材料。检查电子文件归档材料的齐全完整，对于归档要素不齐全的须补充相关材料，如补充上传文件附件。对于件内有部分材料在线下流转只产生纯纸质文件的，应在文件内补充扫描上传纸质材料，形成完整的一份电子文件。对于系统条件不成熟的，可在备注栏注明某材料为纸质件未扫描等内容。