网络信息时代背景下的医院外事档案管理工作的思考

宋秀菊

摘 要：伴随着我国社会经济的稳固发展以及网络技术的不断进步，医疗行业的对外交流活动愈发频繁，这一方面导致医院外事档案管理工作的重要性愈发突顯，另一方面也使得外事档案管理工作逐渐呈现出多元化、及时化、多样化的发展趋势。对此，文章针对医院外事档案管理工作，以网络信息时代背景下该工作的开展特点和存在问题为依托，详细探索了提升医院外事档案管理工作水平的具体方法，旨在给予广大医院一定的帮助和指导，并最终保障医院教学科研、学科建设、人才培养等多方面外事工作的高效、协调进行。

关键词：网络信息时代;医院外事档案管理;工作现状;创新路径;发展特点

在现代医院管理体系中，外事档案管理工作以其与医院外事工作间非常重要的关系逐渐引起了整个医疗行业的重视和关注。其中，依托于医院外事档案管理工作，一方面能够对包括医疗行业学术交流、科研沟通在内的外事活动进行真实记录，另一方面也能通过详细的信息分析为医院领导调整发展决策提供充足的帮助。

1 网络信息时代背景下的医院外事档案管理工作特点

1.1 信息渠道多元化

近年来，伴随着互联网技术的飞速发展，人们获取信息的渠道更加多样，而这不仅大幅提升了信息传输的效率，同时也使得信息管理人员的工作量显著增多。其中，对于传统医院外事档案管理模式来说，人工管理仍是其主要施行的管理方法，这意味着在信息来源的不断增多过程中，管理人员的工作压力更大，对于先进管理思想的需求更高。因此，从某种意义上来讲，网络信息时代的到来一方面给医院外事档案管理部门带来了空前的挑战，另一方面也得力于其在实现多部门间互联沟通层面的影响价值使得医院外事档案管理工作的作用愈发突显。

1.2 档案管理及时化

在传统手工管理模式中，由于医院外事档案信息相对较少，因此管理人员往往并不会面临较大的工作量，而对于网络信息时代的医院外事档案管理工作来说，其工作量更大，对于管理人员处理效率的要求更高。在此背景下，依托于不断更新的信息化档案管理系统，医院外事档案管理工作得以真正实现电子化和信息化发展，进而一方面可在满足多部门信息实时获取的基础上保障医院外事活动的协调开展，另一方面也能够借助档案信息获取后的及时录入、存储和共享有效构建完整的外事档案数据库，并最终促进医院的良性健康发展。

1.3 数据存储多样化

在传统医院外事档案管理思想中，文本方式是信息存储的主要形式，但这种存储方式有着本质上的缺陷，即存储量相对较少且安全性难以保障。对此，通过引入网络信息时代背景下的信息化档案管理系统，档案管理人员能够以声音、图像、文本等多种方式就外事活动的具体信息进行记录，不仅可大幅节约纸质档案所需的大量物理空间，同时也使得档案存储的范围更加广泛，并有助于在延长档案数据存储寿命的基础上充分发挥医院外事档案的使用价值。

2 网络信息时代背景下的医院外事档案管理工作问题

2.1 外事档案认识不足，档案管理思想落后

从实际来看，医院外事工作是一项兼具政治性和政策性的工作，即不仅承载着增进国内外医院及医学院校间合作关系的重要作用，同时也与传播优秀医学文化、加强医疗技术交流等方面发挥着较大作用。但是，在网络信息时代到来后，原有落后的外事档案管理模式已经不再适应日益增多的医院外事活动，尤其是医院对于外事档案管理的重视缺失以及认识不足，使得不仅专业档案管理人员严重欠缺，同时也很容易忽视对于外事活动中各种文件、证书、材料的及时整理，并最终影响外事档案的完整性和准确性。

2.2 管理网络尚未形成，档案管理模式单一

对于医院外事档案管理工作来说，完善的档案管理机制不仅是确保外事档案完整性的根本前提，同时也是构成完整档案管理网络的根本路径。但是，从实际来看，目前我国大多数医院依旧使用由各部门、各科室单独管理档案的管理机制，即既未形成统一的管理标准，又缺乏完善的管理制度。此外，于实际档案信息收集过程，虽然在网络信息时代背景下档案存储的形式更加多样，但是档案录入环节仍很容易发生档案信息不正确的问题，进而轻则降低档案数据的准确性，重则影响医院的正确发展决策。

2.3 监督体系不够完善，档案管理人才缺失

诚然，在网络信息时代背景下，医院外事档案的管理效率较以往有了明显的增强，但是，由于现阶段我国医院针对外事档案管理的重视程度仍处于较低水平，使得包括优秀管理人才缺失在内的问题依旧影响着医院外事档案管理工作的不断创新。其中，抛开因信息化档案管理系统技术漏洞所致的档案信息遗失问题不谈，单是管理人员责任意识缺失以及专业水平欠缺所致的专业化不足问题，便足以在很大程度上限制外事档案管理工作的整体效率，并阻碍医院外事档案信息的合理应用。

3 网络信息时代背景下医院外事档案管理工作方法

3.1提升档案管理重视，健全档案管理制度

基于日益增多的医院外事档案信息，应进一步给予外事档案管理工作足够的重视和关注，在充分认清其管理重要性的基础上建立健全完善的档案管理制度，并以此保障档案管理工作的规范化、高效化进行。其中，除了应就管理流程尤其是信息采集、存储流程进行规范以确保外事档案信息的完整性和准确性外，还应尽可能就现有医院科室间的界限进行消除，在加强多部门横向沟通联系的过程中形成共享式的外事档案管理体系，最终以此发挥外事档案信息的应用价值，并对医院各部门的发展起到实质性的帮助作用。

3.2 加强医院资金投入，创新档案管理方法

在网络信息时代到来后，以信息化档案管理系统为依托开展外事档案管理工作已经成为医院发展的必然。对此，医院要结合当前外事档案管理部门发展情况逐步给予其足够的资金支持和建设投入，在加强人才引进的基础上不断建成先进的档案管理系统和档案信息数据库，最终以此促进外事档案管理信息化的快速实现。此外，针对已安装的档案管理系统，应定期进行系统升级和技术维护，在安装防病毒软件以规避黑客及电脑病毒入侵的基础上保障外事档案信息的安全性。

3.3 拓宽人才培养渠道，提升档案管理水平

针对档案管理人员角度，除了应进一步健全档案管理部门的监督体系保障各级管理人员的工作积极性外，还应定期通过培训教育就已有外事档案管理人员的专业素养进行提升，进而一方面使其能够充分适应网络信息时代外事档案管理工作的具体要求，另一方面也能够以网络信息时代下的信息化档案管理思想为依托不断就其管理方法进行创新。此外，针对现阶段医院外事档案管理人员整体不足的问题，应进一步就档案管理人才的培养渠道进行拓宽，在积极引进行业人才的过程中形成专业的档案管理队伍，并以此确保整体的管理水平。

4 结束语

总而言之，在网络信息时代到来后，医院外事档案管理工作不仅迎来了较大的发展机遇，同时也面临着空前的风险挑战，因此，医院档案管理部门需进一步拓宽管理人才培养渠道，并在不断完善档案管理制度的基础上，有效创新档案管理的方法和手段，进而以此逐步提升外事档案的管理水平，并保障医院外事活动的顺利进行。

参考文献

[1]张进香，朱梅.信息化时代做好医院外事档案管理工作探讨[J].管理观察，2019（32）：183-184.

[2]刘久畅.卫生外事工作档案管理的现状和对策[J].中国管理信息化，2018，21（05）：174-176.