信息时代档案管理工作的创新策略探析

盛杨华

摘 要：信息化是当前时代背景下直接关系着社会发展的一项重要内容，也是大势所趋，在信息化快速发展过程中，已经深入到了各行各业，档案管理工作亦是如此。需要以此背景为基础去积极的改革体制及相关技术等，才能够保证档案管理工作效率更高，确保档案的安全，所以应当深入针对当前时代背景下的档案管理工作创新进行分析，才能有效发挥信息化背景的实际优势，保证档案管理工作沿着高效的路径发展。

关键词：信息时代;档案管理工作;创新策略;探析

伴随社会经济的快速发展，各个行业的竞争力度越来越大，在严峻的市场环境下，效率成为最重要的工作目标，只有确保工作效率，才能够在当前的就业竞争中存活。档案管理工作是多数机关、企事业单位的必要工作环节。为了保证档案管理工作的效率及质量，单位必须要对管理理念、管理技术等多个方面的革新提起重视，因此下文将主要针对信息时代的档案管理工作创新进行分析，给出改革意见。

1 信息化背景下档案管理工作发展走向

1）信息化环境下可以实施办公无纸化。在以往的档案管理体系当中，档案主要是以纸质形式存在的，纸质的档案，从建档、储存到调用，都需要耗费巨大的人力、物力及财力成本，建档需要书写，因此需要多人去完成，档案存储需要足够的空间，因此随着档案的不断增加，必须要持续拓展储存空间，用更多的储存室去保存这些档案，显然这样的管理过程，每个环节都需要耗费大量的成本。而在网络管理环境下，档案以数据形式存在于网络平台上，不占据实际空间，也无需依靠多人进行管理，最重要的是无需再去耗费过多的成本区管理，因此无纸化是未来档案管理工作的主要趋势，这是无法否认的事实。

2）信息化环境能让相关工作精细化。档案资料的类别复杂，种类繁多，数量巨大，其事业单位中的每个部门、每个岗位细化到每个个人，都有独立的相关档案，这些信息集合起来，如果只依靠人力管理，是很容易混乱的，即便是在档案库内针对不同的档案设置了不同的分区，随着档案数量的不断增加，档案的查询与调动也会越来越耗时，影响管理效率。但是对于信息化的档案管理系统，能够根据内部的管理体系设置不同的分支，并且在大分支下，增设相应的子分支，层层明确会让档案信息的查找与管理加省时和便利。

3）信息化环境能够使传统工作实时化。效率是当前社会的最大竞争力之一，档案管理工作也需要根据这样的趋势去改革，才能符合当前时代的管理要求。以往的传统纸质档案管理，局限在固定的范围内，建档、储存、调用及传送都并不能实时完成，异地的资料传输，更需要依靠长时间的快递运送过程去达成，这样的管理模式显然严重影响了工作效率。而在信息化的趋势下，运用网络档案管理平台，就能够在分秒之间实时完成档案信息的传输交互，即便是跨越国界的档案传输，也能馬上完成，这是巨大的进步，是档案管理工作效率的质的飞跃。

2 信息化背景下档案管理工作涉及的具体问题

1）当前相关管理机制有待完善。完善的管理机制，是开展任何工作的基础，档案管理工作也是如此，必须要首先明确管理框架，才能确保后续工作的有序推进。首先为确保管理工作的方向更明确，必须要根据不同的部门、岗位去合理制定每周、每月的档案管理工作计划，根据工作计划去明确每天的工作任务，确保管理人员及时上交工作记录，才能尽可能避免工作秩序混乱的问题出现，这是最基础的要求，但是许多单位显然忽略了这一点，导致档案管理工作的规划与实施过于随意，不利于工作效率的提升。

2）当前实际档案管理工作中缺乏科学的管理制度。全面管理规章制度是开展任何工作的基础。所谓“没有规矩，不成方圆”，档案管理工作是需要慎重对待的工作，更要以谨慎专业的态度去看待，相关人员必须要意识到，单位内部的档案有许多是涉及重要机密信息的，所以如果没有严格的管理规章为基础去进行管理，无法明确权责，责任制落实不到个人，便很容易出现资料丢失或是被窃取的风险，特别是在信息化的环境下，管理规章也必须要结合当前的网络化环境去改革，如果缺乏了这部分内容，管理工作必然会有更大的漏洞，但是当前多数单位的管理规章不够健全，并未都考虑到当前的网络化趋势。

3）信息化环境下还存在诸多安全性问题。信息化的时代下，数字化的档案管理环境是开展档案管理工作的前提，而网络管理环境的安全性，则决定着档案安全及管理的成果。为此，只有保证网络环境的安全，确保档案不会被窃取或是篡改，才能确保单位的利益不受损害。然而存在的现实问题是，档案管理工作中相关软硬件设备、相关安全技术的更新等一系列问题，都需要花费大量的人力、物力来维护。因此，许多单位面对这一现实问题，多会选择予以忽略，这就导致档案管理工作改革受到了影响。

3 信息化背景下档案管理工作优化相关举措

1）不断完善当前的管理机制。一定程度而言，任何工作在正常运行过程中，都需要科学的管理机制加以推动，并且需要合理的工作规划来扶持，这样才能保证每一步工作计划不被打乱。具体到相关管理机制内容上，每一周的开始或者每一月初，作为相关管理者都需要根据实际情况来布置相应的工作任务，具体内容可以根据上一阶段任务情况制定。同时，档案管理过程中，相关工作人员还需要对于日常工作内容做好相应的记录，以为下步工作开展提供科学的参考数据，在每周或者每月工作末，可以进行相应的工作总结。

2）不断健全当前相应的规章管理制度。任何工作在开展过程中，如果缺乏相应的制度规范，那么都很难保证工作稳步有序的进行。因此，要想有效保证档案工作的质量，首先需要对于当前相关管理制度加以完善，传统档案管理工作过程中制定的已有规章制度，就当前情况而言，已经很难适应新的社会发展形势，特别伴随网络技术的快速发展，相关工作模式已经发生了质的变化。因此，单纯依靠传统的规章制度，则明显不合时宜。因此，只有在当前网络环境下进行相应规章制度的制定，才能有效进行管理职权的分配、符合网络平台的相关要求。此外，还需要结合当前工作情况，定时开设相关工作会议，对于管理工作中出现的问题，做好相应的总结，并采取合理的措施加以修缮，以保证相关规章制度，切实能符合工作的现实需求。

3）不断提升当前网络管理平台的安全性。档案是机关、企事业单位工作过程中不可缺少的参考依据。这个过程中，档案管理工作中相关资料的真实性，将直接影响到后续工作的正常开展。因此，为了保证相关档案管理工作的有效性，则有必要对于相关管理技术勇于革新，对于当前管理环境进行科学维护。信息化档案管理平台的安全性，与当前的网络使用环境以及干部职工的工作习惯，存在很大的联系。因此，作为相关网络维护部门，有必要从正规渠道引入正版的杀毒程序，并做好相应的更新工作，以保证档案工作人员有个安全的工作环境。此外，相关工作人员在工作过程中，也需要在合理的制度下进行，如在登录档案管理账号完成工作后，及时删除账号信息;在工作开始前需要对于当前网络环境进行安全评测等，从而将相关网络安全风险降至最低范围内，这样才能保证档案安全管理工作沿着正确的轨道进行。

参考文献

[1]李媛媛.信息时代下事业单位档案管理工作的创新研究[J].黑龙江档案，2019（05）：90.

[2]彭红.信息时代高校科研档案管理工作创新模式探究[J].重庆交通大学学报（社会科学版），2019，19（05）：119-124.

[3]刘秋实.刍议信息时代下档案管理工作的创新措施[J].信息记录材料，2019，20（08）：49-50.

[4]杨颖.信息时代高校办公室档案管理工作创新途径[J].办公室业务，2019（14）：152.