企业档案信息化建设中存在的问题及其对策

潘正

摘 要：随着信息化技术的不断发展，档案信息化建设时企业信息一体化发展的重要组成部分，将推动企业持续发展，是社会经济发展的必然趋势。基于此，文章结合相关资料总结归纳了当前我国企业档案信息化建设中存在的问题，并提出了相应的对策，旨在促进企业档案信息化建设水平的提升。

关键词：企业档案;信息化建设;档案管理

利用互联网手段建设企业档案可以迅速提高企业文档整理效率，使企业文档整理规划工作更加科学、规范并且便捷，符合现代化办公的需求。近几年来随着企业管理规范不断深化，企业档案工作的开展也是十分神速。其中，将互联网思维运用到企业档案工作中，建立方便企业自身和社会的统一档案管理系统是值得深究的技术性问题。

1 企业档案实现信息化的现实问题

1.1 企业相关高层对企业档案信息化工作的认识度不高，没有认真做好相关工作的战略规划

就目前企业档案信息网络化管理在我国的发展现状来看，众多企业并没有引起高度的重视。绝大部分企业的管理高层对于企业的档案管理专项工作并没有一个准确地认识，绝大部分人对这项工作的认知还停留在“无关痛痒”、“锦上添花”等肤浅的表面。管理高层不加以重视，所致档案信息化建設启动资金不足，这产生了一系列的连锁效应，硬件设备缺失、技术人员的档案管理专项培训没有未能彻底实施，这些问题都为后续的工作埋下了不小的隐患。

1.2 档案信息化信息技术建设与维护经验不足

实现企业档案信息化一定要建立在硬件设备完备的基础之上，但由于前期投入的资金不足，相应的硬件设施也十分落后。加之目前市面上的企业档案管理应用程序更新换代速度缓慢，无法适应每个企业的不同发展和经营模式，另外这些程序大都存储功能低下，两个致命弱点使企业档案信息化建设的工作进展止步不前，甚至比传统纸质的文案建档更加累赘，降低工作效率。另一方面，企业信息化的核心技术没有突破性的进展，绝大部分安全系数不高、更新速度缓慢，落后的技术支持完全无法支撑企业日新月异的发展速度。而且，该项档案管理工作技术人员的训练强度不够，人员专业意识弱。信息化迅速发展的阶段中鲜少有专攻信息化档案管理、熟练掌握互联网操作又十分熟悉公司运行流程的专项人才，这也导致档案管理信息化过程中的程序维护成为一个巨大的隐患。

1.3 档案信息公开度、透明度不高

企业档案信息化是公司对于现有资源的整合，利于企业将大量有效资源进行集中处理和综合应用，将所有档案信息可视化，全程公开、透明，企业内所有人寻找所需资源也会事半功倍，提高企业工作效率。目前某些企业对该工作的利弊认知不足，企业档案信息化过程中存在信息不公开或者透明度低等核心问题，考虑到存档的内容安全性和维护难度等原因，存档的资源仅由几位相关的管理高层掌握，大部分员工对该项工作的参与度不高。虽然一定程度上有利于维护信息安全，但治标不治本，信息无法可视化，没有让大部分员工从中获利也就与开展该工作时的初心背道而驰了，长期以往并不适合企业的发展。

档案信息化建设规范、标准程度不高目前我国企业档案信息化并没有形成一个标准化的操作规范，没有标准和执行准则的规范容易出现鱼目混杂、良莠不齐的混乱局面。

2 加强档案管理信息化建设的对策

2.1 管理者观念的转换

加强管理层对于企业档案信息化的深度认识和理解，及时转换概念，跟上时代发展的步伐，明确互联网思维对于企业发展的重要性。明确利弊，努力开展各项活动普及信息管理和信息化的先进理念，档案信息化过程中要始终坚持以我为主，摈弃糟粕，去伪存真。此外加大前期投入资金储备，加大硬件设施投入。

2.2 培养信息化人才队伍

培养企业档案信息化项目的专项人才要从两个核心素养入手，首先专项人才必须精通计算机并且熟悉互联网运营和维护，其次专项人才也要明确公司相关工作流程，业务模式等。档案信息化建设的质量提升也体现在专项人员的综合水平提高上。

2.3 建设完善的企业档案信息化安全保障制度

现阶段，在社会信息化快速发展的背景下，档案信息能够使用的方法逐渐增多，这在一定程度上使得档案信息安全保障问题日益明显。因此，在这一发展现状下进行企业档案信息化建设工作的时候，大力健全和完善企业档案信息资源安全保障体系是很有必要的。企业档案信息化长期有效运行的保证就是完善安全保障措施。需要综合考虑企业发展的多个方面，制定详细且有效的安全维护措施，还有严格控制加密信息的保护功能，精确落实企业档案信息化管理系统。

3 结束语

综上所述，企业档案的信息化建设不仅是企业档案管理现代化的客观要求，也是提高档案信息服务水平的必由之路。因此，我们必须加快档案的现代化管理进程，不断促进企业档案管理工作的进步和发展，以逐步实现和完善企业档案的信息化建设。

参考文献

[1]李玲.企业档案信息化建设中存在的问题及其对策[J].办公室业务，2019（9）.

[2]汤男楠.企业档案信息化建设存在问题与对策研究[D].安徽大学，2017.

[3]张凯丽.档案信息化建设过程中的主要问题及对策[J].办公室业务，2017（1）：53-53.