中职学校档案信息开发利用探究

潘雁

摘 要：中职学校档案不仅能够对广大师生的个人信息进行全面记录，而且也能够帮助一个人不断的成长。档案信息化建设可以简化档案管理流程，使档案管理工作更加方便、快捷、高效，确保学校档案管理的质量与水平，充分发掘档案的价值，更好服务于广大师生。本文通过对中职学校档案信息化建設存在主要问题进行探究，并采取相应的解决措施，加强档案信息化建设与管理的效果，保障中等职业学校档案信息资源得到有效开发与利用。

关键词：中职学校;档案信息;开发利用

档案信息资源的创新与开发很受人们关注，目前很多中职学校都就开设专门档案管理室，对全校文书、教育教学资源、会计、学籍、基建、设备等相关资料归纳整理，形成完善档案管理制度以及收发文借阅登记制度。由于档案资料复杂、信息繁琐，不利于统一管理。通过利用档案信息化建设，能够通过对档案资料文献进行快速筛选，形成由学校领导分管校办公室主任负责的完善管理模式，确保学校各种档案资料更加齐全。

1 中职学校档案信息利用的主要现状

在档案管理的过程中，必须根据不同的材料内容进行分类归档。其中文书档案是学校行政管理的重要材料，涉及范围广泛，材料内容众多[1]。教学档案能够真实全面反映学校教育教学活动的主要特点和规律，具有非常重要利用价值。科技档案则主要包括学校基建、图纸、说明以及教学设备和科研成果等，对中职学校的未来发展具有非常重要的影响。实物档案包括各类奖杯、奖状、荣誉锦旗等。声像档案包括录音、视频、照片等材料。通过这些材料能够真实反映出学校教学活动的开展情况。

通过档案资料管理能够为学校教学评估，教学改革、校史编撰、职工工资晋升、职称评定等提供非常重要的参考依据，推动学校的建设水平全面提升。

笔者所在学校的综合档案室，从2009至2019年档案的利用情况看，平均每年档案利用约为120人次/每年，大部分为教学评估、毕业证遗失办理。近几年来，示范学校、示范专业、星级学校评定等，档案利用有所提升，但利用率仍不足300人次/每年。由此可见，目前中职学校档案信息开发利用程度远远不能满足中职学校发展的需要。

2 当前中职学校档案信息开发利用面临的新形势

1）对档案室的服务质量要求不断提高。在新时期，中职学校档案信息开发与利用的过程中，只有不断的提高。服务质量才能够深入的开发与利用。为此，在开发中职学校档案信息资源时，最主要的就是严格遵守规章制度并树立正确的服务理念，提高服务质量与水平，确保学校档案室的各项服务职能，充分发挥积极开发教育职能，将档案管理由之前的管层为主转变为开发利用为主。

在新时期，要积极开发信息化档案检索工具，将学校特色全面反映在档案之中。利用先进的多媒体手段和技术，对档案进行辅助化管理，确保管理方法更加的科学化、高效化、标准化，还能够推动档案管理现代化的建设，保证档案信息资源可以服务于中职教学工作。

2）不仅提供单一档案信息，更要提供综合、系统的档案信息。在档案管理的过程中，必须要及时的了解学校和社会需求，围绕着学校的发展规划以及工作重点来加强档案资源的利用效率，通过建立多功能的档案查阅室，主动的提供档案查询和阅览服务，要保障查阅室的查询更加高效。通过安全可靠查询途径，为广大学生提供丰富档案管理查询服务。对中职学校来说，必须要依托学校计算机专业的优势，建立完善的学校档案管理网站，制定丰富多彩档案信息管理方案，将档案信息管理系统接入到学校网站之中，才能够确保整个档案管理的阅读检索和利用效率大幅度提高。

3）不仅提供阅览室查询，更要提供网络查询服务。在建立学校网站的过程中，必须要积极丰富档案信息的网上阅览和检索服务，确保对档案资源的合理利用，通过建立丰富的档案信息数据库，帮助档案信息网络服务得到强化，也是档案信息资源共享建设的重要核心。

在中职学校开展档案信息开发利用的过程中，要结合中职学校的实际特点建立文件目录数据库、多媒体数据库、优秀毕业生数据库等，所建成档案信息数据库还应该通过网络技术接入到学校档案网站、全国学校档案信息网，最终实现档案信息网络服务，有效实施档案信息资源共享。

3 新形势下中职学校档案室应采取的措施

1）加强档案宣传，增强档案意识。在新时期，中职学校档案信息开发利用的过程中，必须要扩大宣传工作。针对目前档案管理意识薄弱、档案工作开展不理想的问题，要采取多种宣传手段，例如，举办档案展览、发放宣传资料等活动，扩大档案资源的开发利用效率。通过宣传教育工作，也可以帮助人们对档案资料了解更加深入，有针对性的利用档案。

2）丰富档案室藏，扩大开发利用。必须要积极丰富中职学校档案馆藏提高档案信息的存储总量确保档案管理符合中职学校对社会的实际需要，根据档案收集范围，按照不同的类别进行分类，例如行政档案、教学档案、科研档案、基建档案、党群档案、会计档案、外事档案、实物档案和声像档案。其次，加强对不同档案资料的收集与整理确保档案资料齐全完整。最后，保证档案管理的科学性和准确性，通过不断扩大学校的影响力，增强学校的知名度，进一步保证档案的开发利用水平得到扩大。

3）积极加强数字档案管理平台建设。档案信息开发利用的过程中，只有运用现代化的信息处理技术对档案信息进行编目整序，才能够最终实现档案图文信息管理效率。丰富档案网站建设水平，最终实现中职学校档案信息化服务。

4）大力开发利用室藏，提高档案信息利用率。（1）提供网络查询服务。在中职学校档案信息利用的过程中，不能够以传统单一的模式对外联系，而是要通过网络、书籍等多渠道，对学校的具体内容进行深入分析，并且要站在需求者的角度建立多样化联系，确保学校档案得到充分利用，促进学校档案信息化利用水平全面增强。在中职学校档案信息处理时，还要积极的建立教育档案基地或电子文件数据管理中心，有效确保电子档案管理的水平打破档案、图书、情报各部门沟通不畅的情况。传统的利用方式主要有阅览、复制、摘录等。随着时代的发展，需求者在传统的利用方式中得不到满足。创新利用方式在中职学校档案管理工作尤为迫切。中职学校必须根据学校的具体的情况，根据需要，在规范手续、保证安全的前提下，选择诸多方式提供利用，从而促进中职学校档案管理工作的良性发展。（2）加强档案编研工作。在中职学校档案信息利用的同时，还应该积极确保编研工作得到增强，必须以编研建设作为基础，充分发挥档案的实际作用，尤其是在档案收集整理，保管，鉴定，存储边缘等环节提供方便，对于落后复杂的操作手段进行全面革新，运用现代化的信息技术手段丰富档案馆藏，确保档案资源数字化利用效率得到增强，中职学校的档案管理与普通教育学校的档案管理存在很大的差异，所以必须要采取公开透明的方式，不断的听取多方意见和建议，确保档案信息化利用水平得到全面提升。

在档案编辑管理时，应该通过对参考资料档案文件进行深入的研究。加强中职学校档案编研工作，确定档案编研的主题，提高档案编研的实用性和可利用性，确保编制符合要求，具有专业性、实用性和特色性，在档案管理的同时也应该满足学校和社会发展的实际需要。

4 结束语

总而言之，在新时期必须要积极推动档案的管理工作的开展，确保档案资源的利用水平全面增强，顺应新时期的发展。完善档案管理信息化和网络化建设，确保信息库的“鲜活度”，实现日常管理信息动态化和科学化。

参考文献

[1]何荣财.大数据背景下中职学校档案管理与创新[J].管理观察，2018（23）：108-109.

[2]王维祥.基于互联网时代下的中职学校档案管理[J].中国校外教育，2019（16）：24+26.

[3]李全.基于中职学校的档案信息资源共享工程推进机制研究[J].知识经济，2018（24）：166-167.

[4]栗华.谈中职学校档案管理工作存在的问题及对策[J].中国校外教育，2019（14）：157-158.

[5]钟虹.大数据背景下档案信息化建设的问题与对策研究[J].中国管理信息化，2019，22（08）：179-181.