浅析信息化时代档案管理发展现状及应对措施

荣婷

摘 要：随着网络信息化的快速发展，档案管理信息化是未来档案管理的必然趋势。本文结合所在单位的档案管理实际，在论述实施档案信息管理优势的基础上，结合新修订的《保密法》在档案管理过程中处理涉及档案信息保密，分析了当前档案信息管理过程中存在的主要问题，并针对已发现的问题，提出了档案信息管理建设的建议。

关键词：信息化时代;档案管理;现状;创新

随着信息技术的发展，我们需要加强信息化在档案管理中的应用，及时提高单位档案管理效率。但在信息化时代档案管理的发展现状中，仍然存在不少问题，我们需要及时改善问题，提高档案管理效率。

1 档案管理信息化概述

1）档案管理信息化的内涵。档案管理信息化指将档案信息资源、采取信息化的形式进行管理。并且将资料信息化后，我们可以共享其资源，使得工作更便捷。我们已经步入共享时代，自行车共享、充电宝共享等等，为生活带来了巨大便利。而档案管理信息化共享，也为档案管理工作人员带来方便。与此同时，我们需要加强电子档案文件的安全防范，做好档案存储，建立档案信息网。目前，我们可以从信息化档案管理中了解档案管理信息化内涵主要有四点：第一是系统性工程;第二是具备信息化技术的应用;第三是不断变化发展的过程;第四，资源共享。

2）档案管理信息化的优势。随着信息技术的不断完善，对人们日常工作生活带来了便捷。而档案管理也逐渐信息化，改变传统纸质形式的管理方式，提高工作的有效性同时，确保文件不遗漏。我们可以从三个方面分析档案管理信息化的优势：其一是空间优势。空间也就是我们所储存档案所需要的场所、位置。就传统的档案管理模式而言，大部分纸质文件堆积如山，占据较大的空间，并且传统档案管理模式存在复杂的整理和归档。而档案信息化后，只需要一个小的芯片来存储档案，存储档案的时间更长、更完整。其二是提高档案管理工作效率。档案管理信息化后，档案信息化管理将纸质资料分为电子文件，并随时归档。因此，文件的储存、收集、登记、检查和统计等环节变得更快，这不仅减轻了工作人员的负担，也方便了今后的搜索和利用。一方面可以避免文件丢失，保证文件的归档率和完整性;另一方面也使得文件检查工作更快，提高了工作效率。其三是实现资源共享。档案管理很难与传统档案共享资源。在搜索时，人们只能亲自去档案馆，这受到时间和地点的限制。这不仅使查找档案的工作变得困难，而且使许多档案的价值变得无效。信息化后，不仅提高了人们的访问速度，而且实现了资源共享，缩短了时空距离。

2 档案信息化工作现状

1）大多数单位仍然重视纸质文件而不是电子文件。虽然现代化技术不断完善，并应用到各个领域。但是，档案管理从历史时代便是纸质形式的管理，因此，现今大部分档案管理工作仍然采取纸质形式，很难转变为信息管理模式。工作人员的档案管理思想也相对落后，不及时更新信息化知识。并且单位对档案管理重视不够，投资少，导致管理人员为了保存而保存档案，档案管理失去了活力。这种情况使档案失去了应有的价值，不利于档案信息化的发展。

2）存储和查询困难。目前，我们在信息化管理过程中，还有需要纸质文件没有完全进行转移，而随着时间的推移，纸质文件数量增加，占用大量空间，从而导致无法及时将档案信息录入到计算机系统管理中，使得员工很难查询信息。

3）硬件设施和软件环境不能同步。在档案管理过程中，需要相应的基础设施来实现档案管理信息化，但目前不少档案管理部门缺失相对应的管理设施，基本配置是计算机、打印机和扫描仪。一些档案馆甚至没有扫描仪，这不利于信息处理。同时，档案信息管理标准也不一致。在档案管理过程中，没有统一的标准，则无法执行信息化管理，使得信息化档案管理混乱。

4）档案管理人员的信息意识不强。一方面，各部门档案管理人员的信息服务能力相对较低，普遍不高。一些年龄较大的管理人员仍然习惯于传统的文件管理模式，对新事物的接受能力不足。另一方面，许多档案人员获得信息专业培训机会不多，对新软件、新设备、新媒介操作不熟练，主动接受信息化的意识不强，造成档案管理信息化进程缓慢。

3 新时期档案管理信息化措施

1）提高认识，加强传统管理模式向信息化阶段转移。在档案信息化管理中，部门领导需要提高认识，与时俱进。由于我国传统的档案管理模式时间较长，无法一次性将档案管理信息化。我们需要认识到档案管理信息化是一个慢慢发展的过程。在发展初期，我们需要具备专业的信息化档案管理的工作能力，随时保持新鲜知识的输入，从而实现转型。档案管理信息化不仅是一个人的工作，也是所有成员的共同责任。因此，要促进信息化改革的顺利实施，就必须以饱满的热情参与建设。

2）加大资金投入，配备较好的硬件设施。要将纸质文件转换为数字信息，必须配置完整的信息硬件设施，如计算机、打印机、扫描仪、服务器、交换机、系统软件等。因此，应尽可能在硬件配置上投入更多资金。同时，为了加强档案管理人员的积极性，需要提高培训经费，让管理人员可以主动的参与档案管理技术的设计与开发，制定符合单位实际情况的档案管理后台，并不断完善后台反馈意见，保障档案管理信息化的标准化。

3）建立科学的档案信息管理系统体系。档案信息管理系统的合理建设对未来的信息化建设起着重要的作用。我们需要采取科學合理的管理体系来管理单位的档案，与此同时，每一个单位需要有针对性的建立档案信息管理系统体系，借助计算机系统的功能，及时更新档案信息，加强档案管理工作效率。

4）提高档案管理人员的管理水平。目前，我们在档案管理信息化的实施过程中，除了基础软硬件设施的配置，还需要加强管理人员的工作水平。因此，我们需要有针对性的制定提升管理人员的管理水平。首先，需要培养管理人员对档案管理认知的重要性，使他们具备工作责任感，并多学习其他管理文化。其次，信息化之前的档案管理人员都是从事纸质工作的，大部分人的工作思维模式相对固定，对于使用信息化的技能相对缺乏。所以我们需要定期开展档案管理信息化的技能培训，提高管理人员的基础知识。除此之外，作为档案管理工作人员，需要加强自身工作素质，及时更新现代化知识，提高计算机应用能力。

5）提高安全防范意识。档案管理信息化中最需要提高注意的便是安全性，因此，在档案管理过程中，需要提高管理人员的安全防范意识，加强档案信息资料的保密工作。严格按照我国颁布的相关规定，落实新修订的《中华人民共和国保守国家秘密法》，采取实名制等安全保护措施，确保档案信息化的开放性和安全性。一方面，管理系统软件应不断更新，以升级相关设备;另一方面，档案信息应以保密方式进行分类，并应对档案搜索者进行在线身份验证，不同的身份应该提供不同级别的权威，确保档案管理安全性不受各种外部因素的干扰。

4 结论

总之，新时代对档案管理提出了新的更高要求，在现代化不断发展的潮流中，我们需要与时俱进，提高档案管理信息化，提高工作的有效性。就目前信息化时代档案管理发展的现状，我们需要不断加强对工作管理的力度，提高队伍人员的专业素质，加强安全防范意识。

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