事业单位档案工作规范化管理研究

田滇

摘 要：事业单位的档案资料包括单位的人员记录及单位的发展历程等宝贵的资料，做好档案管理工作，能够促进事业单位的健康蓬勃发展。当前事业单位的档案管理工作还存在着诸多的问题，所以需要工作人员提高档案管理意识，找到正确的方式，提高档案管理工作质量。档案管理工作应当遵循科学的管理标准进行规范化管理，构建相应的档案文件资料的借阅程序，保证档案工作的有序开展。在日常档案管理过程中，工作人员应该做好各项工作记录，不断丰富事业单位档案信息资料。

关键词：档案管理;事业单位;规范化发展

就目前而言，档案管理在事业单位中占有举足轻重的地位，随着社会经济的发展，事业单位不断改革和创新，档案管理工作也无法满足当前事业单位相关工作的需求，因此，事业单位需要重新整合档案管理工作，加强档案管理的规范化，提高档案管理的工作效率和工作水平。

1 推进事业单位档案管理规范化的重要意义

1.1 进一步提升事业单位档案管理水平

规范化管理是指通过构建可行性、完善性的管理体系，并将其运用到管理实践中，重点是完善体系的构建。档案管理是事业单位管理的重要组成部分，能够从一定程度上反映事业单位的管理质量和水平。档案管理的规范化有助于事业单位档案整体管理水平的提升。

1.2 为事业单位工作提供决策参考

档案记录着事业单位历史发展进程中的事件、决策、数据等。在事业单位需要信息资源提供和进行决策时，档案往往能起到非常重要的作用。通过查阅档案，进行数据信息的整合分析，能够为事业单位各项工作的开展以及今后的发展路径规划提供真实有效的数据支撑，从而提高事业单位的管理效率和管理能力，有的放矢地进行人员调配和资源部署。

2 当前事业单位档案管理过程中存在的问题

2.1 档案管理模式与管理机制过于传统

对当前事业单位而言，档案管理已经属于非常重要的工作内容，但在基础的档案管理模式与机制上，很多都保持着传统的内容。如在一些日常人事、业务的档案信息处理上，依旧会选择传统的登记造册。这一处理方法虽然也能够完成基础的档案管理工作，但与当前档案管理的标准化、规范化理念出现了很多冲突，而且整体的效率非常低，无法满足档案利用需求。同时，许多事业单位虽然已经设立了独立的档案管理部门，对它的职能特征并不明确，许多时候都会出现与其他部门的工作混合的状况，相应的档案信息管理也缺乏科学完善的监督管理机制，在管理的各项标准和质量要求上都容易出现问题。

2.2 相关工作人员的素质有待提高

相关工作人员的意识匮乏是阻碍档案管理工作有效开展的一大因素，部分工作人员过于注重经济效益而忽略日常管理工作，普遍认为档案管理工作无法帮助单位获取更多的经济效益，所以相关工作方面的人力、物力、资金支持多比较匮乏。在日常工作过程中往往忽略对档案工作的重视，大多数工作人员认为只要保证档案资料的完整性，没有资料丢失和错误的情况就可以，这种观念意识导致了档案管理工作水平不高。

2.3 事业单位对档案信息利用效率较低

档案管理工作的对象是档案资料，将这些档案资料进行整理加工处理后可用于不同的领域，在事业单位中能够发挥重要的作用和价值。因此，对于事业单位来说，档案信息是一笔巨大的财富，但很多事业单位并未意识到其利用价值，只是一味的管理和收藏，久而久之，档案资料便失去利用价值。因此，我们需要加强档案管理的规范化，提高档案管理的利用效率。

3 实现事业单位档案规范化发展的有效途径

3.1 完善管理机制，优化管理方法

对于事业单位的档案管理工作而言，它的核心任務在于管理，而管理的有效进行需要有完善的制度作为基础。现阶段的事业单位档案管理，明显存在缺乏制度依据的问题。虽然我国已经针对这一问题提出了相关的条例，但是对于这一内容的完善，事业单位的整体效率并不高，尤其在针对自身工作状况设立不同管理机制方面。不少事业单位的档案管理制度甚至完全一致，缺乏自身的针对性和特殊性。针对这一状况，需要事业单位从自身的工作内容出发，积极完善管理制度，明确相关的管理办法，使得所有的档案管理工作都能够有明确的依据，可以严格按照相应的制度进行。此外，档案管理部门还应当严格按照《中国档案分类法》，逐步优化自身管理方法，加强对现代化档案管理方法的应用，使得实际的管理变得科学有效。

3.2 加强档案工作管理工作人员的知识素养建设

为了适应事业单位档案管理的需要，健全和规范档案管理工作，单位应配备专职档案人员，并定期开展员工培训，对各类档案的收集、整理、编目、编号等各项工作进行详细地说明和讲解，使档案管理人员对档案有初步整理知识，在平常工作中按照归档要求保管相关材料，初步整理完毕后，再集中统一移交到综合档案室。同时积极推进员工考核制度，制定科学合理的奖惩机制，帮助工作人员树立正确的管理观念，不断提高工作人员的专业意识，从而促进事业单位档案管理工作健康有序的发展。

3.3 加强对档案管理规范化的重视，加大投资力度

目前为止，由于现代设备比较落后，电子档案的出现对于传统人工档案管理工作来说是一个挑战，因此，要提高档案管理的规范化，事业单位领导应加强对档案管理的重视，意识到档案管理规范化的重要性，加大投资力度，建立完善档案管理的相关设备，比如档案微机室、电脑、打印机等，按照档案管理规范化标准进行建设。培养档案管理工作人员的工作技能，提高工作人员的责任意识和工作效率，从而提高档案管理的规范化。

3.4 做好保密工作

档案涉及事业单位工作人员的各种隐私信息，因此，在档案管理过程中，应充分重视档案的管理，避免因管理不当，导致私人信息外泄。首先，要加强法制宣传，使档案管理人员能够认识到档案管理的重要性，提高档案管理的规范程度。在档案保密工作中，所属档案人员要制定出有效的档案保密条款，严格控制档案的取阅和档案信息的公开，减少档案信息的泄露情况。最后，档案人员要对档案进行检查，在一人以上的监督下，保证销毁过程的彻底性，进行粉碎或焚烧销毁，杜绝档案信息可能外流的机会。

4 结语

综上所述，档案管理过程是一项复杂、繁琐的工作，加强档案管理的规范化建设，能够有效提升档案管理的效率，使档案管理工作变得更加清晰、更加有条理。与此同时，档案管理意识和制度规范化的增强、档案管理队伍建设的加强，更加精细化的档案管理流程，都是提升档案管理规范化水平的有效途径，对推动事业单位的健康发展具有基础性作用。

参考文献

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