基层单位文件档案管理现代化路径

马艳红

摘 要：关于基层单位文件档案管理，在实际的管理过程中可以将管理层定级，根据管理人员级别的差异，赋予不同的管理权限。每位基层单位文件档案管理员工都要对档案负责，要形成完善的监督机制，遇到管理不恰当的地方要勇于指出。而相关的管理人员也要及时听取正确的意见，在工作中及时查缺补漏，这样才能完善我们的工作，不断从理念、人员、系统等方面全面提升管理，让文件档案管理工作能够转型升级。鉴于此，本文就做好基层单位文件档案管理工作方面存在的问题和相关路径做简要探讨。

关键词：基层单位;文件档案管理;途径

在某种程度上，一个单位的文件档案管理工作是否科学规范关系着这个单位的业绩和管理水平的高低。所以在基层单位文件档案管理工作的管理人员必须要意识到此工作的重要性，要严格按照相关规范进行文件档案管理，在不断的探索道路上改进和创新文件档案管理工作的思路，只有这样，基层单位文件档案管理工作才能够稳步发展。

1 基层单位文件档案管理的概述

基层单位文件档案管理主要指县级以下的企业单位、民间组织等的文件档案管理。国家在选拔人才时所参考的重要机制就是基层服务体系，所以必须要做好基层单位文件档案管理的工作，才能够将人才合理分配，才能够让人民群众在自身利益遭受侵犯时有法律可以保护。在基层单位中进行文件档案管理工作，是一个比较复杂的管理体系。文件档案管理工作的内容非常多，主要包括行政档案、科技档案、会议档案等等，而在这些档案中又有很多的图片，文字，录像等组成，所以文件檔案管理的工作非常多样化。另外在文件档案管理工作中，对于收集和保存档案资料有非常严格的要求。工作人员要对这些事件的发生过程分类收集好，但是一般保存都是以纸质的形式存在，所以就增加了文件档案管理工作的难度。

基层的文件档案管理工作的另一项重要作用在于开创新的思维模式，我们要认识到，档案的管理工作不再仅仅只是一个人的事，而是大家的事情。在当今社会，档案是我们每个人，个人履历的缩影，亦是重要的证明材料。我们每个人都应对自己的档案负责任，并不是交予单位就可以弃之不管了。在新的档案管理方法中，管理人员可以充分调动大家的积极性，让大家也参与管理。这种管理并不是一种对管理人员的“分权”，而是要提升员工的责任感与参与感。例如，可以让员工定期与管理人员沟通，看看有什么材料需要补充。尤其是在员工的调任、入党等重要的时间节点，员工对自己相关材料的熟悉程度一定是要强于管理人员的。这时就需要管理人员与员工两方之间相互沟通、及时补充，这样可以最大程度的保证员工档案的完整性与准确性。

2 基层单位文件档案管理工作中存在的问题

2.1 管理制度不完善

基层单位文件档案管理工作的制度不完善，导致工作人员会临时变换。同时，有些工作人员在管理档案工作的时间比较长，会让他们产生严重的疲劳状态。尤其是如今的信息技术在文件档案管理中的应用，已经跟不上时代发展的步伐，而产生很多文件档案管理问题，并且没有针对化的对策能够有效解决这些问题。所以当前的基层单位文件档案管理工作中，老龄化趋势非常严重，使得这一工作，不能够继续向前发展。

2.2 管理档案人员素质低下

随着时代的发展，在基层单位进行文件档案管理工作的人员老龄化趋势越来越严重，他们无法跟上如今信息发展的速度，所以在管理基层档案时没有专业的知识，会给这一工作带来非常大的困难。更不用说管理档案时的专业知识也在更新发展，若是不能够及时掌握此技术，就会限制基层单位管理工作的开展，使得基层单位也不能够健康发展。

2.3 基层单位对于内部的文件档案管理不够重视

当前的很多基层单位仅仅将文件档案管理工作错误的定义为简单的整理资料，并没有从管理方面对文件档案管理工作进行精准定位，所以就无法将文件档案管理工作落实到位。尽管时代还在快速的发展，但是文件档案管理工作并没有因此而更新和改变，所以使得文件档案管理工作迟迟得不到发展。除此之外，由于基层单位的不够导致负责此工作的相关部门地位也比较低，这也限制了基层单位文件档案管理工作的进一步发展。

3 基层单位文件档案管理工作路径探索

3.1 创新管理理念

要想让文件档案管理工作开始有创新意识，必须要创新管理理念要加强对工作人员的宣传教育，帮助他们理解自身的岗位对于基层单位发展的重要性，同时也要让他们正确认识到文件档案管理工作并非一个人的责任，而是要共同合作。同时，必须要让上级领导重视文件档案管理工作。让管理人员能够按照相关的规定进行高效分配，对各种档案资料进行归纳和整理，同时也要培训好这些工作人员，给予他们一定的监督和指导，让他们能够有学习和交流的机会。所以基层单位又将一些管理环节纳入文件档案管理的工作当中。比如职能考核和绩效管理，根据这些环节制定出比较规范的文件档案管理，才能够让每个工作人员正确意识到文件档案管理工作的重要性。只有让这些工作人员认识到，无论在生产过程还是在管理档案的工作中都要符合相关规范，才能够保证文件档案管理工作的顺利开展。所以基层单位要将档案数据和实际生产的绩效联系起来，根据其他因素予以奖惩。只有这些因素发生变化，才会促进工作人员的主观理念发生改变，进而就可以使文件档案管理的工作人员做到人人有责。不断创新工作理念，深化文件档案管理工作的改革和创新，就可以形成良好工作范围的文件档案管理工作，最终就能让文件档案管理工作更加现代和科学化。

3.2 创新管理系统

由于传统的管理模式，都是依靠人工的操作，所以比较落后。但是在新时期内，要根据网络和信息技术来创新文件档案管理的平台系统。工作人员要正视传统文件档案管理工作当中存在的不足之处，利用这些先进的技术来弥补，这样就可以提高文件档案管理工作的质量和效率。但是在创新文件档案管理系统时，必须要规定好相关的规范化操作，只有建立起比较完善的统一化管理体制，才能够让文件档案管理更加智能化。由于整理档案数据的全过程不仅仅需要一个部门的工作，而是需要全体部门之间的合作。由于存储档案数据时不仅需要信息技术的支撑，还需要各部门之间的合作才能够让文件档案管理系统更加优质。所以要想让文件档案管理工作更加高效，必须要提高网络管理的可靠和安全性。只有建立起足够有效的安全管理制度和应用好各种信息化管理技术手段，才能够跟上技术的发展步伐，让信息技术应用到文件档案管理工作当中，实现文件档案管理工作的高效性和科学性。通过这样的转变，我们可以纠正和改变先前工作中的一些错误的方法，总结以前管理工作中出现的问题，这样可以使我们更好的弥补自身工作的不足，进而提高我们的工作效率、实现我们的管理目标。

4 结语

通过全文的分析可以知道，在基层单位当中的文件档案管理工作是不能够被忽视的，但是往往会有很多单位忽视这一环节。在进行文件档案管理工作过程当中，如果采用比较单一刻板的形式，长期下来就会限制基层单位管理的效率，跟不上新时期创新趋势的步伐。所以必须要改变管理档案工作的理念，从工作人员的工作理念进行创新，这样才能够让基层单位文件档案管理发挥自身的价值，帮助基层单位在管理和运营方面能够可持续发展。

参考文献

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[2]娜仁呼.基层单位文件档案管理工作创新思路探讨[J].才智，2018（11）：192.

[3]盛杨.做好基层单位文件档案管理工作的创新思路[J].黑龙江档案，2016（03）：102.