档案管理存在的常见问题和对策

童旭艳

摘 要：新时代的到来，提高对企业发展的要求，促进档案管理工作开展。企业档案不仅记载其发展历程，同时记录对企业发展影响重大的信息。文章以档案管理工作为研究对象，通过对企业档案管理中常见问题的问题，提出几点建议，希望对企业发展提供帮助。

关键词：档案管理;常见;问题;对策

档案管理工作，是企业运行重要组成部分，对企业经济效益提升起到关键作用。由于这样那样的原因，导致档案管理中出现一些不足，影响工作开展。为了解决档案管理工作中的常见问题，提高企业经济效益，对此进行分析。

1 档案管理中常见问题

1.1 管理制度有待完善

档案管理工作，主要是企业运行中产生的数据、信息等进行管理，为后续工作开展提供信息支持。在实际工作中发现档案管理工作存在一些弊端，规章制度不完善，无法保证工作顺利开展。新时代的到来，提高对企业发展的要求，增加对档案信息管理的重视。传统管理方式与方法已经无法满足现代企业发展需求，无法展示档案管理工作的重要意义。除此之外，实际工作中，發现部分人员对档案管理工作的重视程度不够，导致档案信息丢失或者损坏，严重影响企业运行。

1.2 管理模式落后

科学管理模式，是提高企业档案管理工作有效措施。电子信息管理模式已经成为当前企业档案管理的重要手段之一，但是大部分企业都没有意识到电子化管理模式，仍采用纸质方式进行信息管理。此外，有部分企业虽然使用电子方式进行档案管理，但是管理不到位，并没有展示出档案管理的重要性。在后续管理工作中，需要工作人员不断创新与优化，以此提升档案管理工作质量，为企业提供强有力的支撑。

1.3 重视程度不够

经济高速发展下，我国企业更是将重心放在提高企业经济利益上，忽略档案管理重要性。档案管理工作作为企业的核心部分，涉及企业运行机密与重要信息，具有为企业发展提供依据的作用[1]。但是部分单位并没有对档案管理工作进行完善或者创新，直接对企业健康发展产生消极影响。

1.4 档案管理人员素质有待提高

在企业档案管理部门发现管理人员素质是企业管理中面对最大的问题，如何提高管理人员的专业素质，使其适应时代发展进程，是企业需要解决的问题。档案管理人员，需要具备管理能力，且能够对工作负责认真，要求较高。当时当前工作人员素质与能力，无法满足该岗位要求，无法实现高效管。

2 解决档案管理常见问题的策略

档案管理工作中，应重视档案管理工作，并将此作为工作重点，采用科学有效的措施，解决以往工作中遇到的问题。通过对档案管理工作的分析，总结以下几个解决问题的经验，如下：

2.1 完善管理制度，提高管理效果

企业管理中，重视管理制度，结合企业实际发展需求与运行情况，强化档案管理制度，做到有法可依，有理可依。管理制度的完善，实现了对档案管理制度的约束，强化了档案工作质量。那么如何完善档案管理制度，提高工作质量呢？管理人员可以通过以下几点实现：第一，对档案安全防范机制、保密机制、管理人员岗位责任制度、档案查阅制度等进行优化，以原来的制度为基础，增加新的内容，以此保证管理的有效性与科学性[2]。第二，明确责任制度，对工作人员进行分工与分责，为管理工作顺利实施提供保障。第三，加强经费投入，确定档案管理工作预算，为基础设施建设提供保障。经费是制度实施的基础，也是管理人员工作开展的前提。因此应重视经费投入，提高工作质量。经费用途不仅是基础设施建设，同时也应用于管理工作人员的奖惩与设备完善，以此提高工作积极性。第四，奖惩制度的建立。该制度建立，激发工作人员内在动力，提高工作热情。对于表现积极且工作效率高的人员，可以给予适当的鼓励;对于消极怠工，工作不积极的人员，则进行批评惩罚。奖惩分明的制度，可以解决工作质量不高的问题，能够有效提升档案管理效果。

2.2 培养工作人员素质，构建专业队伍

档案管理队伍的建立，可以为企业运行提供一支专业的队伍，能够提高运行质量。若现提升档案管理人员的综合素质，需要企业与员工共同努力。首先，企业相关部门可以进行相关的培训活动，组织管理人员学习档案管理先进技术与经验，从而养成良好工作态度与管理意识，并在实际工作中践行。其次。定期组织技能比赛活动。引导档案管理人员参与其中，在实践中积累经验，不断提升自身专业能力。通过日常的培训活动，提升敬业精神与爱岗意识，为企业发展提供保障。再次，增加招聘途径，吸引专业人才参与其中。招聘途径的增加，可以提升档案管理人员的综合素质与品质，能够解决档案管理人员素质不高的问题，丰富管理人员队伍。最后，邀请专业人员兼职档案管理工作，并引导其对工作中存在问题适当指导，消除工作不积极，质量不高的问题。

对于档案管理人员来讲，该工作内容比较单一且枯燥，在工作的过程中无法获得成就感与，久而久之就会失去热情。为了调动工作人员热情，进行培训活动时，突出该工作重要性与意义，使工作人员对此有明确的认识，并可以在实际工作发挥自身优势，实现价值。此外，工作人员进行培训活动中，应将先进的技术与理念融入培训活动中，引导工作人员学习新的技术，提高自身专业能力同时，提高职业素养，为后续工作开展提供保障。

2.3 电子化档案，提高工作效率

21世纪，我们已经进入信息时代，信息技术成为生活工作必不可少的工具。在档案管理工作中，利用电子化方式管理数据信息，不仅节省工作时间，同时提高管理效率。传统纸质的管理方式，增加存放与查阅难度，无法保证档案管理有效性。而电子化档案的应用，可以为查阅者提供便利，通过检索就可以快速找到需要的信息。这种管理方式，只需要在计算机上操作即可，避免信息丢失的问题出现。信息化管理，是企业未来发展的趋势，也是当前档案管理工作发展的一个机遇。企业应重视电子化档案管理方式，对该技术深入研究与探索，形成适合自身发展的管理模式，为企业健康成长奠定基础。

2.4 提高重视程度，促进企业发展

对于企业来讲，提升经济效益，市场竞争力，就是工作中的重点。殊不知，档案管理工作也是提升企业竞争力与综合实力的一部分。大部分的企业都会将建立过程、人事信息、财务信息等等作为管理主要内容[3]。上述内容作为企业发展的关键，对提升企业竞争力有至关重要的作用。若是忽略档案管理，则会对企业未来发展方向产生影响。当企业运行出现问题或者人事管理出现不足时，则可以通过档案管理内容调整工作模式，避免出现与从前相同的问题。因此，在企业运行的过程中，应重视档案管理工作，加强对档案信息的利用，通过此为企业发展提供信息支撑，为决策者提供依据。

3 结束语

总而言之，企业在运行的过程中，档案管理工作中会出现很多常见的问题，如规章制度不完善、人员素质需提升等等。管理人员需要不断总结工作中存在问题，并制定解决策略，利用有效手段解决问题，提高档案管理工作效果，发挥档案管理工作价值，促进企业长远发展。

参考文献

[1]单晨，卫化昱.集团化企业档案管理系统建设研究——以中国北方工业有限公司档案系统三期推广项目为例[J].机电兵船档案，2019（06）：29-31.

[2]李海涛，王小兰，陈华宇.国有企业业务与档案管理系统集成调查研究——以韶关钢铁集团企业档案馆为例[J].档案学研究，2019（05）：

45-51.

[3]贺福梅.基建企业档案一体化管理的探索与实践——以辽宁大唐国际阜新煤制天然气有限责任公司为例[J].城建档案，2019（09）：56-58.