文书档案的规范化管理探究

秦魏

摘 要：在当前社会背景下，规范化管理能够推动事业单位档案管理工作更有序地进行。然而，虽然当前许多单位都展开了规范化的文书档案管理，但就实际情况而言，仍有一些问题存在，影响了事业单位中文书档案价值的有效发挥。这就需要相关人员深入分析这些问题将之有效解决，才可实现事业单位文书档案的规范化管理目标。故此，本文联系笔者工作实际，着重探究了事业单位文书档案的规范化管理问题及应对策略，仅供参考。

关键词：规范化管理;文书档案;事业单位

文书档案，即单位在展开专业工作，以及行政工作的过程中，所形成的种种具有保存价值的原始记录。单位的不同，会因其各自的工作性质，在实际工作中产生不同的文书档案，因此，文书档案有着诸多种类，既具有文字资料，又包含了影像、图像和声像等。作为信息资源凭证的一种，文书档案可为档案决策拟定或是发展规划制定等，提供有效的文字依据。同时，单位决策者根据文书档案的内容制定出的决策及发展规划，更具有科学性、合理性，促使单位良性发展。

1 文书档案规范化管理的重要意义

文书档案數量多，涉及内容广泛。档案归口管理部门人员在管理文书档案的时候具有较大难度，并非单纯地整理信息资源。尤其是电子文件数量的不断增加，工作人员在平时工作中不仅要整理纸质类文书档案，还要整理好电子类文书档案，进而增加了工作量。最有效、直接的方法就是规范化管理文书档案，如此能够减少档案管理的中间环节，减轻档案归口管理部门人员的工作压力，促进文书档案后期利用效率的提升。同时，工作人员规范化管理文书档案，可将更为便捷的服务提供给档案需求主体，有利于单位整体运行效能的提升，促使单位创造出更多的实际效益[1]。另外，规范化管理文书档案，能够更好保证文书档案的整体性，避免丢失文件。在现实中我们会发现，不少单位在管理文书档案的过程中，存在丢失文书档案重要部分的情况，进而损害了单位的利益。归根结底此种情况的出现，是因为单位不重视管理文书档案，工作人员在整理与归档的时候不够细致、规范。规范化管理文书档案，能使这类事件出现的概率降到最低，将档案管理人员的专业化水平充分展现出来。

2 文书档案规范化管理过程中存在的主要问题

2.1 缺乏健全的档案管理制度

规范化管理的基础就是制度，唯有完备的制度才可确保管理做到规范。但就当前而言，不少单位都缺乏一套健全的档案管理制度，具体体现在如下几点：一是，制度不够细化。就拿笔者所任职的人事考试中心而言，制定的文书档案管理制度更多是指导性、宏观性的一些文件，比如岗位职责明确等，然而针对怎样规范、怎样管理，缺少可操作的、细化的制度支撑。二是，制度不够量化。一些单位先行的制度多是描述性、定性的管理制度，定量化的考核制度较为缺乏。三是，制度不够实化[2]。现有的制度缺少针对岗位特征的规定，宏观性较强，致使文书档案管理中缺少指导实践的制度。

2.2 文书档案管理手段稍显滞后

虽然，在信息化时代下许多现代信息技术被运用到档案管理工作中，但仍有一些单位在管理文书档案的时候，采用原始的手工管理方式。与此同时，即便有的单位配置了相应的先进设备来进行文书档案管理，但缺少相应的软件。在事业单位管理文书档案的时候，依然存在手工抄写说明、人工编制目录、手动查询资料等情况。

2.3 人员的数量及质量有待提升

伴随国内各事业单位的不断发展，也进一步凸显出文书档案的价值，对文书档案展开规范化管理，已然是目前重要的一项任务。然而，在实际开展过程中，普遍存在着管理人员整体数量不足、业务水平参差不齐的问题。从业务水平方面而言，由于缺少培训机会，管理方式不够先进，一般只能完成分类、收录等文书档案的基本管理，难以深入挖掘档案的价值。就人员数量方面而言，伴随日渐严格的管理标准和不断增加的文书档案，这都需要更多专职管理人员来负责。

3 实现文书档案规范化管理的策略

3.1 加快完善规范化管理制度

各事业单位要想实现文书档案的规范化管理，就必须要改进和完善现有的管理制度内容，进而确保其能够覆盖到档案管理工作中的所有内容。具体而言，一是，注意文书档案分类制度的明确。如笔者所在的人事考试中心，涉及较多且较为复杂的档案资源，所以，需要明确其文书档案的分类标准和分类原则等，唯有如此，才可能合理分类文书档案。二是，对文书档案调阅制度进行明确。要想规范化管理文书档案，就要通过调阅制度来展开规范化控制，如此能够在调阅文书的过程中，通过该制度对签章过程中其责任的主体进行确认，并详细的记录和保存调阅信息。三是，完善文书档案销毁制度，在销毁文书档案前要根据流程展开审批，并监督和管理档案销毁过程，避免出现档案未销毁或销毁错误的情况[3]。四是，重视文书档案管理制度内容的细化。在管理工作中，还需着手其他相关管理制度的制定，比如文书档案电子化安全管理制度等，通过细化这些制度，实现规范化管理的要求。

3.2 积极引入先进信息化技术

在当前信息化时代下，传统的档案管理模式显然难以满足社会发展的实际需求，故此，事业单位应积极改进、创新自身的档案管理手段、方式，对先进的数字档案管理技术、计算机技术做积极引进。借助先进的信息技术，有助于档案信息开发、利用及整理的系统性提升，更能够减轻档案管理人员的工作量，促进档案查询和归档效率的提高。同时，单位相关人员要加快建设档案目录数据库，在电脑中录入所有的案卷，卷内目录、分类目录、专题目录等，都一定要结合具体情况着手建设目录数据库，在条件允许的情况下，还可进行档案目录中心的建立，进而实现档案目录的资源共享。

3.3 加强高素质管理队伍的建设

作为一项细致性的工作，文书档案管理对相关人员有着较高的能力要求。因此，要想保证文书档案规范化管理，就必须建立起一支能娴熟运用信息技术、专业知识丰富的高素质人才队伍。对此，可从如下几点着手：一是，单位应适当增加培训领域的资金投入，注重培训工作。为了保证培训工作的效果，避免培训工作流于表面，单位要加强技能实践和管理实践领域的培训，通过现场模拟与案例讲解等方式，促使工作人员实践工作能力的提升[4]。二是，注重人员视野的开拓，加强人才交流。单位可通过密切和专业管理机构间的联系，如图书馆、档案馆等，安排相关工作人员去到这些单位进行学习，以使工作人员的开放意识、创新意识得以加强，进而实现文书档案管理的创新。三是，推动内部信息化建设，打造一支懂信息技术、能用好信息技术的人才队伍。在将信息化软硬件引入到单位后，要对档案管理人员展开及时培训，旨在帮助相关人员能够将这些设施用好，最大限度减少文书档案管理工作脱节情况的出现。四是，事业单位要注意积极引导档案管理人员展开技术、方法创新，能积极承接国家相关的课题研究，同时可采用精神和物质奖励结合的方式，奖励取得一定成果的人员，在单位内营造出良好的工作环境。

4 结语

总之，文书档案的规范化管理，不仅能使档案资料完整性得到良好保障，还能更进一步挖掘出档案价值，从而促进事业单位的良性发展。因此，这就需要相关人员在平时注意总结文书档案规范化管理中存在的问题，并采用相应措施将这些问题及时解决，从而为事业单位发展提供更多的参考数据。

参考文献

[1]金岚.文书档案管理的办公自动化应用[J].智富时代，2018（3）：56-58.

[2]李秋芹.信息化背景下文书档案管理的创新[J].企业改革与管理，2018（2）：13-14.

[3]贺滢.探究研究生档案管理规范化措施[J].信息记录材料，2019（5）：43-45.

[4]宋婕，杨玉清.信息社会背景下办公室文书档案管理工作的创新[J].信息记录材料，2019（7）：4-5.