试论新时代如何做好人事档案工作

李新敏?李雁男

摘 要：人事档案是在人事管理活动中形成的，是单位管理工作的一个重点。文章从人事档案工作的基本内容入手，指出人事档案管理工作存在的问题，阐述了新时代做好人事档案工作的措施，以供参考。

关键词：新时代;人事档案;工作内容;改进措施

单位运行中，人事、组织、劳资部门工作的开展，会形成人事档案资料，记录了职工的个人经历、教育情况、社会关系，以及对业务、工作、思想品质的评价结果[1]。单位的人力资源管理中，人事档案是一个重要依据，只有不断提高管理水平，才能适应新时代的需求，为单位发展打下坚实基础。

1 人事档案工作的基本内容

第一，归档。新的档案资料形成，要及时归档处理，流程是：1）鉴别材料，看是否满足归档条件;2）根据材料内容和属性，确定归档位置;3）补充目录名称;4）将新的材料放在档案内。第二，核对。通过核对，能确定档案是否安全完整，核对项目既包括档案本身有无损坏，也包括保管环境是否合规，一般采用定期核对的方法。但是，在突发事件后，要及时进行核对，例如遗失、被盗、水灾、火灾等。第三，转递。职工出现工作调动，人事档案就会转递，转递过程要求保密，通过机要接通转递，而不是本人携带。收档单位收到档案后及时核对，无误就在回执上签字盖章。第四，保密。规模较大的单位，会配置专门的存档设备，设置专人保管档案[2]。常见要求是：库房内和档案柜要清洁，设置防火防潮设施，不能将人事档案带到公共场合，无关人员不得进入库房等。第五，统计。针对人事档案进行统计工作，包括档案数量、材料收集情况、档案整理、档案保管、库房设备、工作人员等内容。第六，利用。人事档案的利用，一般分为三种情况：1）在阅览室内查阅，方便指导和监督，能避免资料丢失泄露。2）借出使用，借出者一般是单位领导、公安保卫部门，有明确的借出时间限制。3）出具证明材料，常用在招工、入党、职务提升、出国等情况。

2 人事档案管理工作存在的问题

2.1 管理思想问题

单位在发展过程中，人事档案管理工作形成了一套固有的体系，管理理论、管理方法、管理经验已经固化。新时代背景下，单位的内部和外部环境均发生改变，传统的管理体系不再适用，必须进行改进和创新。然而，传统管理体系根深蒂固，在特定的时间段内发挥了重要作用，因此一时间难以彻底完成变革。而且，管理人员在这一体系的影响下，对新的管理理念和方法难以接受，必须有一个缓慢适应的过程。

2.2 管理权限问题

单位的管理体制以行政化为主导，单位内不同的部门之间，如果存在级别上的差异，那么人事档案管理的权限也是不一样的[3]。从单位本身来看，人事档案的管理主体不明确，除了综合档案部门以外，人事部门、组织部门也可能插手。在此影响下，正常的管理工作变得复杂化，档案的收集、整理、保管、利用等环节，均会出现阻碍，容易出现管用分离的矛盾。

2.3 管理人员问题

管理人员是人事管理工作的经手人，管理人员存在的问题，集中在以下几点：第一，管理人员并非专业出身，可能身兼数职，也可能从其他岗位借调而来，管理岗位本身不稳定，继而影响人事档案工作的开展。第二，管理人员的年龄差异大，老员工经验丰富，但管理思想保守陈旧;新员工具有开创性和积极性，但缺少成功的管理经验。第三，人事档案管理是重复性操作，管理人员每天面对相同的工作内容，容易产生疲倦感，降低了工作责任心，就容易在具体工作中出现人为误差，甚至是档案丢失、损坏等现象。

2.4 管理方法问题

当前时代是信息技术时代，以计算机、大数据、互联网为代表的信息技术，已经走进各行各业。人事档案管理中，虽然也引入了信息技术，但是信息化程度低。举例来说，人事档案的信息化管理，多是将纸质档案转变为电子档案，资料收集和整理效率提高，也方便了查询工作。但是，工作人员并未深入挖掘信息技术的潜力，没有通过大数据技术进行资源分析整合，因此人事档案的利用程度有限，没有完全发挥出人事档案的功能价值。

3 新时代做好人事档案工作的措施

3.1 提高认识，重视档案管理

人事档案管理是一项长期的、基础性的工作，对单位其他业务的开展具有辅助作用，而且和职工个人的发展密切相关。对于档案管理者，应该认识到人事档案的重要性，和各个业务部门加强沟通，通过宣传讲解，营造出良好的工作氛围。对于基层职工，应该积极配合人事档案管理工作，提供真实准确的个人资料，自觉遵守相关管理制度，并发挥出监督作用。对于单位领导，要树立榜样精神，带头学习档案管理知识，为人事档案管理提供支持，实现高质量发展的目标。

3.2 完善制度，规范操作行为

第一，人事档案的管理，要遵循保密性、档随人走的原则，突出档案资料的真实性、流动性、全面性，采用动态管理模式，保证档案工作的规范化，最大程度上提高利用程度[4]。第二，根据国家政策变化，结合单位自身的发展情况，对人事档案管理制度进行改进，从细节入手，贯穿在归档、保管、利用全过程。具体操作上，可以借鉴国内外成功的管理经验，听取职工的意见和建议，或者咨询专家，保证管理制度和管理需求相适应。

3.3 适应形势，推行信息技术

信息技术的应用，能加快人事档案管理的信息化进程，进一步提高工作效率和质量。其一，单位要加大资金投入，用于信息化基础设施的建设，用于专业人才的选拔和培养，通过科学运行和维护管理，发挥出信息技术的优势。其二，合理配置资源，纸质档案转变为电子档案，应该分步骤、分层次开展，逐渐建立完善的人事档案数据库，实现信息共享。其三，信息技术的应用，也要关注安全管理工作，为了防御黑客攻击、病毒侵入，应采用防火墙、杀毒软件，设置访问权限，提高人事档案数据库的安全等级。

3.4 转变意识，突出服务功能

只有利用人事档案，才能发现破损、丢失、材料不全等问题，才能发挥出服务功能。一方面，落实检查核对工作，将定期检查、突击检查相结合，及时发现疏漏和不足，并采取补救措施，推动管理工作良性循环。另一方面，人事档案在利用過程中，也要处理好保密事宜，尤其是查阅和借阅时，严格执行审批程序，出现问题追究当事人的责任[5]。

3.5 培训学习，提升人员素质

对管理人员进行培训，首先要提升服务意识，增强工作责任心，树立甘于奉献、乐于助人的精神，发挥出主观能动性。其次注重业务知识的学习，掌握档案管理方法和技巧，尤其要娴熟使用计算机、扫描仪等设备，满足日常工作需求。最后要通过思想政治活动，帮助管理人员树立职业理想，将工作重点从实体管理，逐渐转变为信息和知识管理，为单位提供高质量的人事档案服务。

4 结语

综上所述，人事档案工作的内容，主要包括归档、核对、转递、保密、统计、利用六个方面，是人事管理的重要依据。文章分析了目前人事档案管理存在的问题，新时代背景下，必须重视档案管理，规范操作行为、推行信息技术、突出服务功能、提升人员素质，才能满足实际工作需求。

参考文献

[1]辛敏.针对做好干部人事档案管理工作[J].大科技，2019，（35）：

24-25.

[2]朱瑞萍.当前人事代理人员人事档案管理工作问题[J].办公室业务，2019，（22）：167-168.

[3]王博.优化人事档案管理措施提升人事工作服务水平[J].商情，2019，（45）：159.

[4]胡宏军.谈新时期如何做好人事档案管理工作[J].才智，2019，（34）：233.

[5]郑新兴.新形势下人事档案管理工作的困境和对策[J].办公室业务，2019，（22）：170-171.