新时期医院档案工作规范化管理探索

张新云

摘 要：医院档案能够反映医院的发展历史，为医院各项医疗工作提供有力服务，是医院档案的重要组成部分，因此，医院必须要重视文书档案管理工作。随着现代信息技术的不断发展，对档案管理水平的要求也越来越高，医院在文书档案管理工作中也出现了各种问题。本文试对医院文书档案管理过程中存在的问题进行分析，并提出解决对策，以改进文书档案管理工作质量，提升医院档案管理的整体水平。

关键词：医院;档案管理;问题;对策

档案是医院管理的一个分支，其管理内容更复杂，涉及收集、书写、管理和存储等多个方面。在具体的医院管理中，应重视对档案的规范化管理。从信息化技术的实现，管理人员培训，管理内容细节的掌握等方面入手。下文我们将对档案现阶段管理的问题进行阐述，并对医院档案的规范化策略进行阐述。

1 医院档案管理问题

1.1 档案管理设备设施不完备

由于医院对档案管理工作所需资金投入不够，导致医院档案管理基础设施配备不齐，配置较为落后。例如，档案室使用的安装了档案管理系统的电脑主机里，有几台已经用了10年左右，处理器运行缓慢，经常出现死机问题。档案电子化需要的高速扫描还没有购置齐全。档案库房没有添置配备比较先进的温湿调节器、保温柜等。设备配置设施的老化和落后，也降低了医院档案工作的效率[1]。

1.2 档案管理重视程度不足

档案管理不同于临床疾病治疗和手术，受到薪资待遇和工作性质的影响。档案管理人员的工作积极性不高，在工作中容易出现疏忽。虽然现代医院始终在强调人性化管理，但是大型医院的文书档案管理工作复杂，缺乏执行力度强调管理方案很容易导致管理失误。

1.3 档案电子化建设滞后

首先，医院目前的办公室公文处理工作已经实现了电子化管理，公文处理人员可以在云之家平台上进行公文处理工作。但是，综合档案室的电子化建设进程还相对滞后。因此，也造成了查阅利用文书档案时，还是得依靠现有的档案管理系统查出文件档号，并找出纸质档案来复印。当迎接大型检查时，如果遇到需要查阅利用大批量的文件，要提供复印纸质档案，还要提供扫描件的情况，传统的纸质档案就很难及时满足查阅利用需求。其次，医院目前还没有建立电子档案工作流程及归档制度。档案工作人员只是通过档案培训了解电子档案的相关知识，只对重要的纸质档案进行了部分备份[2]。备份所使用的移动硬盘和光盘等存储设备也没有进行专业的杀毒。档案工作人员对电子档案安全防护问题的认知还不足。这就会导致在电子档案的存档管理过程中出现许多安全漏洞问题。

1.4 文件资料收集工作不规范

在传统的纸质档案处理上，由于医院办公室的公文处理人员为兼职档案员，档案管理意识较差，在文件处理的过程中容易出现以下问题。首先，公文处理人员在印发院内文件时，往往会出现文件缺失、失真以及制文时间不连贯等问题。其次，许多重要的上级批复、表彰、下拨经费等文件不注意原件的收集保存，往往只保存复印件。再次，存在请示批复文件处理不当的问题。在接收到上级部门发来的关于同一个问题的请示批复文件时，公文处理人员往往将请示文件作为主文件，批示文件作为附件来处理，没有意识到有事件处理结果的批示才是首要应该处理的文件。由于不注意批复的处理，也会出现只保留了请示文件，没有保存批复文件，致使重要的批复文件缺失的情况[3]。

2 医院档案规范化管理对策

2.1 实现公文管理全过程的规范化

医院文书档案管理主要是涉及行政管理部门，因此要以行政文书的要求进行书写，从根本上保证其规范化。首先，对公文用纸和内容进行明确规定，必须使用GB/T148-1997中规定的公文纸张大小，型号为A4，按照公文内容标准书写，抄写日期，格式必须正确。不得使用自由文体，字迹要清晰，签字必须使用黑色签字笔，尽量减少批注内容。其次，以此为基础，在医院内部进行核查，统一医院文书档案标准，要求统一立卷，以国家对机关文件材料的规定为依托，坚持“以我为主”的文书档案立卷归档原则，使医院文书档案能够及时，准确的归档。这一过程要涉文书档案的收集、鉴定、编撰和保存等过程，要遵循其形成规则，收集可以以年为单位。做到专项任务专人负责，做好目录的索引，内容的索引工作。操作技术以往具有多样性特征，要求当代医院对文书档案操作技术进行统一，按照规范化的方式将其封卷。现代信息技术的应用是值得提倡的，但要经过部门的同意，要做到标准统一且所有人了解，严格来执行。另外，对医院文书档案的后期使用也要規范化，最关键的因素就是保密，提高操作者的综合素质，包括从收集整理，到立卷再到归档的全过程，要求其掌握每一道程序，并且了解相关部门对于医院的档案使用制度，并严格执行[4]。定期对医院文书档案管理人员进行培训，提高综合素养，促进文书档案管理的规范化。

2.2 配备配齐档案管理设备设施

为了档案信息化建设的顺利开展，满足当前文书档案工作的需求，医院要对档案管理工作投入更多资金，添加购置新式的设备设施，如计算机、高速扫描机、光盘刻录机等。其次，医院要购买档案信息化所需的软件、杀毒工具和加密狗等，建立稳定的数据库和安全的档案局域网。再次，医院要升级改造档案库房，购置库房所需的温湿调节器、保温柜等设备。以上措施，能够为文书档案归档工作中提供所需要的高新设备与技术保障，保证档案信息的安全性，提高文书档案管理工作效率。

2.3 加快文书档案电子化建设进程

医院综合档案室的档案管理系统要与医院云之家公文处理平台相结合，使云之家平台处理完毕的电子文件，能够在导入档案管理系统后，自动生成和保存成文书档案，使办公和档案电子化能够同步进行[5]。同时，档案室工作人员要逐步扫描历年的纸质文书档案，使之数字化，转化成电子文件形式，挂接档案管理系统统一管理。现有文件处理和历年档案同时进行信息化处理，并按照《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T18894-2016）进行管理。医院要建立稳定的档案数据库及安全的档案局域网，保障档案电子化工作的安全，加快文书档案电子化建设进程，为医院其他各部门的档案查询、借阅利用工作提供更多的档案资源和更优质的服务。

2.4 改进文书档案收集方式

医院综合档案室的档案工作人员要加强对文书档案收集工作的调查，加强与院办公文处理人员的联系沟通，定期对文件资料进行收集归档，深入了解文件资料的连续性及真实性，在文件处理和收集的过程中加以指导，避免出现文件资料收集不完整、不真实的情况。

3 结束语

随着信息化社会的发展和医疗改革工作的不断推进，对医院档案管理工作的要求也在逐年提高。加强医院文书档案管理，能够更好的提高工作质量，为医疗建设提供服务。档案工作人员必须顺应时代要求，针对医院档案管理中存在的诸多问题，包括并不仅限于文书档案的问题，找出应对策略和措施来加以解决。与时俱进，为医院的发展建设发挥最大的作用。

参考文献

[1]周苑琳.医院基建档案归档中存在的问题及对策[J].城建档案，2017（03）：60-62.

[2]陈娇玲.浅谈事业单位档案管理工作中存在的突出问题与解决措施[J].兰台内外，2019（17）：26-27.

[3]张雪.事业单位档案信息化分析[J].兰台内外，2019（18）：25-26.

[4]马惠君，胡振堂.浅议被转发文在文书档案管理中的处置方法[J].机电兵船档案，2018（5）.

[5]张玉梅.信息社会背景下办公室文书档案管理工作的改革和创新[J].办公室业务，2017（2）.