运用创新档管理理念，实现档案管理信息化

王萌

摘 要：档案是信息的重要载体，其中的信息资源是了解事物的有效方式。在信息化建设不断加速的当下，各个领域都开始应用信息技术。档案管理工作的开展也引入了信息技术手段，传统的手工作业方式转变为先进的信息技术处理方式，极大的减少了人们的工作量，同时也促进了档案管理效率的有效提升。在新时期，档案管理工作发生了巨大转变，因此，档案管理从业人员必须更新与转变档案管理理念，实现档案管理信息化，提升信息资源的利用率，推动档案管理的发展与进步。

关键词：档案管理;理念;信息化;创新

在社会及科技飞速发展的当下，传统的人工调取档案与人工检索检案资料的方式与时代的发展难以适应，因此，必须实现档案管理的信息化，满足时代发展的需求。新时期，档案管理工作应结合远程通信技术、网络技术及数字化技术等各种先进的技术方式，建立系统、全面的服务体系，在此基础上共享信息资源，确保档案信息可以实现远程传送，进而提高档案资料的查阅及管理工作效率。

1 档案信息化管理的优点

1）提升档案管理效率。传统的档案管理方式较为复杂，档案的管理速度较慢，必须通过人工录入的方式进行档案信息的整理，在此过程中，存在输入失误或遗漏等问题，进而导致档案信息资料的准确度不高。传统的档案管理方式已无法满足人们日提升的需求，在信息技术飞速发展及互联网应用越来越广泛的当下，档案管理实现信息化的条件较为完备，可以将信息技术手段引入到档案管理工作当中，创新档案管理方式，取代传统的人工管理方式。档案管理人员只需在计算机上输入关键词，即可快速检索到需要的档案资料信息，档案查找速度得以大大提升，同时档案管理人员还可以利用计算机进行档案资料的整理与存储，可以有效避免发生信息缺失或遗漏的情况，使档案信息资料的准确度得以提升，进而提高档案管理效率。

2）实现信息资源的共享。档案管理信息化的实现，人们可以共享档案资料信息资源。传统的人工管理方式难以实现资源共享，难以发挥出档案资源的利用价值，同时信息资料的查阅及处理也较为困难。在档案管理工作中引入信息技术手段，可以将档案信息内容进行分类汇总，编制档案信息目标，建立档案信息管理体系。通过互联网，在档案信息网络化、数字化以及智能化的基础上，可以建立信息资源共享平台，人们可以随时随地进行资料的查找与阅读，可以极大地提高档案信息资源的利用率。

3）信息存储更加安全可靠。传统的纸质档案难以保存，保存时间越长，档案的保存越困难，同时，档案信息在传送或借阅过程中会出现一定程度的损坏，甚至出现资料丢失的现象，档案管理工作人员要定期进行损毁档案资料的修复，工作量较大。实现档案管理信息化后，档案信息存储于网络当中，可以极大的减少人才损坏的概率，信息可以永久性保存，也无需进行大量的信息修复。同时，网络传输更加安全，可以实现跨地域的档案资料传输，信息传送更加便捷，信息存储与管理更加安全可靠。

2 档案管理信息化存在的问题

1）档案信息的保密性受到网络媒介的影响。网络的快速发展可以实现信息资源的共享，档案资料的管理及查阅极为便利，然而由于网络的开放性，会对档案管理的保密性及安全性带来影响。部分档案管理人员缺乏安全意识，或自身的计算机操作能力有所欠缺，同时还存在黑客故意攻击网络盗取档案信息资源的情况，档案管理工作中难以保证档案资料的保密性与安全性，档案管理人员必须重视这一问题，采取积极的方式进行解决。

2）档案管理部门的协作能力不足。在档案管理工作当中，由于受到竞争意识的影响，各部门的团结协作能力不强，关于档案管理的沟通与交流并不通畅。档案管理信息化的实现，可以为内部工作人员搭建沟通与互动平台，提升各部门的合作意识与协作能力，进而提升档案信息管理的安全性与管理效率。

3）电子档案管理方式不合理。在档案管理过程中，电子档案的数量日益提升，然而电子档案管理方式选取不当，必然会影响工作效率，因此，档案管理人员要及时创新电子档案的数据处理及数据保存方式，采用适合的管理方式确保电子档案在网络流通中更加安全与快速，促进档案管理工作的有序开展。

3 实现档案管理信息化的措施

1）转变档案管理理念、丰富服务方式。在档案管理过程中，档案管理工作者必须及时更新与转变档案管理理念，意识到电子信息技术在档案管理中的重要性，以主动式的服务模式取代传统的被动式服务方式，避免出现形式化的档案服务，提升档案管理工作人员的服务意识，扩大档案信息的服务范围，满足社会需求。档案管理工作的开展是服务于人民群众，因此，档案管理工作者应融入社会，在丰富的实践活动当中了解民众对社会资源的需求，分析信息资源使用者的特点，开放档案资源数据库，整合现有的信息资源并提高信息资源的利用率，使档案管理工作与时代的发展步伐相一致。

2）共享信息资源，实现管理模式的创新。在互联网时代，档案管理工作的开展必然要实现档案资源信息的共享，不断进行管理模式的创新与改变，才可以促进档案管理工作的服务效率。部分档案信息管理者对档案信息的重视不足，导致档案信息资料存在重复或被忽略的现象，实现档案管理信息化可以有效改善这种情况。档案管理人员可以将档案资源进行重新整合，在网络信息技术与数字化的基础上实现信息资源的快速检索，整合所有档案信息，建立科学、全面的档案管理信息体系。

3）及时更新档案信息，转变档案管理及服务形式。信息化技术的引入，为档案管理及服务形式的创新创造了条件。档案管理工作人员应用电子文档取代传统的纸质文件存储方式，运用信息技术手段进行电子文件的制作及处理，建立档案目录，实现档案管理类别的有效划分及存储，建立完善的档案管理信息体系，为档案资料的查阅与使用提供便利。在档案资料整理过程中，档案管理人员利用计算机及网络收集有效的资源信息的汇总及处理，保证信息资源的真实性与全面性，同时还应及时对档案信息资料进行更新与补充，使之符合时代的发展需求。转变服务形式，运用网络检索及查阅的方式取代传统的人工查阅形式，提高档案管理的工作效率。

4）组建档案管理及服务团队。在信息化时代，档案管理工作的开展不仅是进行档案的收集与管理，同时还必须为信息资源的需求者提供信息服务。因此，必须组建一支具有高标准及专业能力的档案管理及服务团队。一方面可以针对现有的档案管理工作人员的知识及技能情况开展适合的培训，使之更加适合檔案管理及服务工作的岗位标准，提升工作效率与服务水平。另一方面，还应从外部引进专业性较强的档案管理及服务人才，优化档案管理工作的人员结构。此外，还要建立科学的档案管理人才激励机制，对工作表现优异的工作人员予以适当的物质及精神奖励，以提高其工作积极性，根据档案工作人员的实际需求进行激励机制的优化与完善，进而使档案管理工作人员的价值可以最大化发挥。

4 结语

档案管理信息化具有重要意义，传统的档案管理方式与时代的发展难以适应，因此，档案管理工作必然要引进先进的信息技术手段，采用高效、科学的管理模式，提高档案信息资的完整性与安全性，进而推动档案管理工作向数字化管理方向转变，促进档案管理及服务效果的有效提升。

参考文献

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