数字化时代文书档案数字化管理模式探究

宋晓慧 滕腾

摘 要：伴随区块链、大数据、云计算等高新技术不断发展，文书档案管理中可供使用的信息技术进一步增加，文书档案管理的模式发生了转变。过去一段时间内，部分单位文书档案数字化进程缓慢，对于相关信息技术的应用仍然处于一个初步阶段，难以进一步提升文书档案传输的便捷性以及准确性。故此，应当从理论层面就文书档案数字化管理展开研究，分析文书档案数字化管理的必要性，指出当前文书档案数字化管理中存在的常态问题，结合档案学知识以及档案事业发展趋势提出建议，进而为相关单位推动文书档案数字化建设提供指导。

关键词：文书档案;数字化时代;管理;融合

1 数字化时代文书档案数字化管理的必要性

1.1 有效保管档案资源，确保档案完整真实的必然要求

现代档案学将档案完整性、真实性以及准确性作为评价档案价值的重要尺度，即档案资源只有具备完整性、真实性以及准确性，才能被加以利用。通过对文书档案进行数字化处理，进一步解决传统纸质档案管理中档案损毁的问题，可以实现对档案资源的有效保管[1]。一是可以避免档案资源受到档案害虫、温度以及湿度的影响。文书档案数字化之后，档案资源将会以数字化的形式呈现出来，且保存在相应的电子介质当中，进而免收档案害虫、温度以及湿度的影响。二是可以进一步避免档案被非法篡改。例如，将数字水印加入到文书档案当中，可以有效辨别文书档案的真实性以及原始性。又如，通过对原始的文书档案进行备份，可以通过对比的方式来核实文书档案是否被人为篡改。

1.2 提升文書档案管理实效的内在要求

相较于传统纸质档案管理模式，数字化管理更加能够减轻档案管理人员的工作负担，有效提升文书档案管理实效。一是提升文书档案的归档、整理实效。将数字化信息技术引入文书档案管理领域，能够进一步对多份文书以及其他资料进行整合与收集，减少档案管理人员的工作量[2]。二是提升文书档案检索实效。将数字化信息技术引入文书档案管理领域，可以直接在档案管理系统或者其他系统中对文书档案进行快速检索，满足相关档案需求主体利用档案的需求。总而言之，文书档案数字化管理模式省去了传统纸质档案管理模式中的许多步骤，可以进一步推动单位文书档案管理工作转型。

2 数字化时代文书档案数字化管理中存在的常态问题

2.1 文书数字化档案管理体系不健全

现阶段，部分单位虽然已经开始应用多种数字化信息技术对文书档案进行管理，但并没有显著提升文书档案管理工作的规范性、标准性以及科学性。之所以出现这种问题，主要是因为部分单位尚未从宏观上明确文书档案管理的职责分工、具体流程以及具体内容，尚未搭建相应的文书档案管理体系。一是没有明确文书档案数字化管理的职责分工，档案管理人员之间、档案管理人员与其他部门工作人员之间容易出现重复操作的情况，难以进一步提升文书档案管理实效。二是没有进一步从单位的人力、财力以及物力状况对文书档案数字化管理的流程进行明确，无法缩减不必要的中间环节，三是没有明确文书档案数字化处理的具体内容。一方面，关于文书档案数字化处理的基本格式不明确。例如，纸质文书档案在转化为数字文书档案时是否一律采用pdf格式[3]。另一方面，数字化环境下的文书档案归档、立卷的标准不明确。

2.2 数字化信息技术与文书档案的融合度不高

现阶段，大多数单位主要是通过文书档案管理系统对文书档案进行科学管理，对于其他信息技术的应用则仍然处于初步阶段。一是对于大数据技术的应用能力不足，尚未将大数据技术应用至文书档案编研、文书档案专题建设、文书档案检索等领域，难以进一步整合相应的资源，无法充分发挥文书档案的价值。同时，这也导致许多单位文书档案尚未形成不同类别的数据库，其对于单位决策、单位管理的作用不明显。二是对于云储存技术的应用能力不足，难以推动文书档案资源共享的步伐。三是文书档案管理系统功能单一，与单位具体需求不匹配。

2.3 文书档案安全管理能力不足

数字化信息技术虽然能够提升文书档案管理实效，但其亦存在一定的弊端。典型表现为：文书档案在互联网以及物联网终端流通时，很容易遭受病毒的攻击，进而导致文书档案出现损毁、破坏以及遗失的状况。现阶段，部分单位文书档案安全管理能力不足，尚未将新型的高新技术融入到文书档案安全管理当中，最终导致文书档案被非法加密和破坏，导致后期的开发利用工作受阻。

3 数字化时代文书档案数字化管理的基本路径

3.1 搭建系统化、科学化的文书档案数字化管理体系

为了提升文书档案数字化管理、数字化服务质量，最大限度地发挥文书档案的实际价值，单位要健全文书档案数字化管理体系。一是要明确文书档案数字化管理的职责分工，理清档案管理人员之间、档案管理人员与其他部门工作人员之间的职责，搭建系统化、科学化以及规范化的工作体系。二是要结合单位具体实际状况，明确文书档案数字化管理的基本流程。具体而言，可以根据档案管理系统的流程来设置相应的岗位，并将不必要的流程缩减，提升工作实效。三是要明确文书档案数字化管理的具体内容。一方面，要出台相应的规章制度对不同档案的格式加以明确，推动纸质类文书档案数字化的进程。另一方面，要明确数字化环境下文书档案归档、立卷的标准。

3.2 深入推进文书档案管理与高新技术的融合

为了更好地适应时代发展潮流，单位要强化对数字化信息技术的应用。一是加强对大数据技术的应用，发挥大数据在检索信息资源、分析信息资源领域的优势，推动文书档案编研、文书档案专题建设、文书档案检索工作的开展。同时，有条件的单位可以建立不同类型的文书档案数据库，发挥文书档案的凭证价值以及参考价值，助力于单位管理与单位决策。二是要加强对云储存技术的应用，探索与上下级单位之间进行文书档案共享，减少整体的管理成本以及开发利用成本。

3.3 充分应用多种数字化信息技术对文书档案进行安全管理

为了确保文书档案的价值，做好文书档案保密安全工作，单位必须要充分应用多种数字化信息技术对文书档案进行安全管理。一是可以对档案管理系统进行数字化加密，并设置相应的访问权限，从事前来防止病毒以及黑客的入侵。二是要实行内网与外网相分离的机制，通过内网环境对文书档案进行传输与管理。三是可以做好文书档案备份工作，将其上传至云终端进行备份，从事后角度来做好文书档案安全管理工作。四是可以探索将区块链技术应用至文书档案管理领域，进一步提升安全管理实效。

4 结束语

当前，我国档案事业整体朝着数字化、现代化、智能化以及科学化的方向发展，越来越多的单位开始采用数字化信息技术对文书档案进行处理，收到了一定成效。然而，由于缺乏相关经验的借鉴以及理论的参考，部分单位文书档案数字化建设的进程缓慢，没有将数字化信息技术的优势充分发挥出来。故此，文章重点探讨了文书档案数字化管理的基本路径。通过本研究可以发现，文书档案数字化管理过程中一是要健全文书档案数字化管理体系;二是要深入推进文书档案管理与高新技术的融合;三是要充分应用多种数字化信息技术对文书档案进行安全管理。

参考文献

[1]居华峰.信息化背景下文书档案管理创新对策[J].办公室业务，2019（19）：97-98.

[2]韩娟.文书档案数字化管理的策略探究[J].兰台内外，2019（26）：1-2.

[3]陈少庆.文书档案的收集、整理和利用[J].办公室业务，2019（17）：87+89.

作者简介

宋晓慧，女，山东青岛，大学本科，毕业于中国海洋大学，馆员，研究方向：档案管理。