浅谈医院办公室的文档管理

丁嘉颖

摘 要：办公室文书信息工作属于医院内部管理过程的关键部分之一，文书档案出现在团体、机关、企事业结构等行政管理工作中， 属于通用文书变为少数档案的习惯叫法。办公室文书资料管理是检测医院档案管理的关键规范因素之一，其管理质量的好坏对档案信息的完整性与质量均有较大的关系与重要作用。所以树立文书档案管理工作的标准化与规范化，提高文书档案的利用率，是新世纪环境下对医院发展提出的新要求和新挑战。

关键词：医院办公室;文档管理

1 当前医院文书资料管理工作的特征

1.1 文书档案重点是以纸质和其他载体记载发生的事情、过程记录、物品保存、重要档案为管理内容

文书资料的管理关键主要是采集与储存信息。分门别类的储存，该过程的管理重点要放在采集、管理、制定目录、储存等过程。

1.2 文书资料载体的多元化

文书档案包含多方面的信息，是医院发展阶段的有效反映与记载，行政控制、科技信息、新设施档案、财务资料等均是文书档案所包含的内容[1]。因为文档信息的多样性，因此，文书档案的储存载体也存在多元化。比如，图片、录音、影像、协议以及责任书各种文件和各类电子资料等。

1.3 文书作业和文书资料之间的关系

文书作业包含资料的整理采集、立卷与归档，文书资料的管理包含信息的书写内容、文件的形式、是否实时归档等。文书作业能够说是档案管理的基础与前提条件，文书管理的整个阶段也是办公室文书资料产生的过程。

2 办公室文书档案管理中存在的问题

2.1 医院办公室文书档案意识薄弱

由于对医院文书档案的重要性宣传不到位，致使长久以来医院多偏重病案档案，相对于病案档案来说，很多人都认为文书档案无关大局，甚至认为没有存在的价值，对于文书档案也是只保存不利用，这就造成了资源的严重浪费，致使其利用率远远达不到预想的状况。

2.2 医院文书档案管理的投入过低

由于医疗用房的紧张，医院存放档案的地方也十分有限;医院文书档案职责不明， 管理不完善，医院文书档案与医疗病历档案的存放按照档案管理的标准有不同的管理要求，相差甚远。随着信息化的前进，目前医院文书管理的人工检索方法，信息效率过低，不利于档案 的整理、收集、利用和开发。

2.3 医院在文书与档案工作中存在的不规范现象

现下的档案管理模式下存在这许多的不规范现象。例如：版记不全、文件使用不当、分类不明确、用纸不达标、办理程序不规范、原稿文件缺损、装订不规范等现象。

2.4 医院文书档案管理工作人员的专业素养有待提高

目前，我国的档案专业人员队伍在理论水平、文化水平、专业素养等方面参差不齐。有些档案管理工作人员缺乏文书档案管理方面的必要专业知识，责任心主人翁意识的缺失。造成案卷的混乱和收集保存不齐全等现象，不符合办公室文书档案管理的规范准则。[2]

3 针对医院办公室文书档案管理工作的优化措施

3.1 强化医院文书档案管理工作的规范衔接

文件是档案储存的前提条件和基础，文件质量的好坏直接影响着档案的质量。高质量的档案取决于高质量的文件收集。高水平的档案管理也是建立在办公室文书部门规范处理文件的基础之上，实现文书、档案工作一体化，要求文书人员严格把好文件等原始一手资料的质量关。纸张大小、文件格式、笔支选取等都要实现标准化和规范化，在公文办理完毕后，应及时整理立卷及归档。文书部门立卷是文书工作的最后环节，也是档案工作的开端。只有做好文书立卷归档才可以实现办公室文书工作与档案管理工作的完美衔接。

3.2 优化文书档案工作的硬件搭配

医院需强化文书资料管理过程的资源引入，不但是人力资源的引入，还包含引入新技术与新设施，利用科学化的管理措施与设施来开展管理工作。在技术方面包含使用信息系统与电子科技等，进行文书档案的数字化管理，提升档案使用率。在设施方面能够选择先进的电子装置，充实文书档案的模式，达到文书资料的音像化与影像化。此外，对文书档案的保存要尤为注意，落实好防火、抗潮、防虫等措施，而且强化档案稳定管理，避免信息失窃引发严峻的资源泄露。

3.3 强化管理者的素质教育工作，增强文书资料管理水平

在建立文书档案管理机制的时候，应当努力组织管理训练工作，增强管理者的工作水平，使之可以满足考核体制中的工作规范。首先需提升领导人员对文书档案工作的注重，加强文书资料管理过程的传播力度，调动中层领导、基层人员努力进行文书档案管理教育工作[3]。文书资料管理的确无法给医院创造直接的经济利益，可是，唯有落实好文书资料管理工作，方可为医院其它项目的稳定进行带来保障，而且还对医院经营情况进行记载，今后能够有档可用。在文书资料管理训练中，应当注意科学管理思想与新管理措施的引进，经过组织培训来全面提升文书档案管者的综合素养与管理水平。

3.4 提高医院文书档案管理工作人员的积极性

全面提高思想认识，促进文件材料的收集工作。把握好人员的变动和调入关，增强文书档案管理工作人员的责任感。充分调动办公室文书档案管理人员的工作热情，提高实事求是的工作态度，及时对从事相关文书档案管理的人员进行相关的待遇到位。

4 建立医院文书归档的制度

健全档案管理的規章制度，建立科学的档案管理体系，是档案管理的关键。[4]为妥善完整地保存各类重要文件全面反映医院经营和管理工作内容，加强档案管理工作的标准化 、程序化规、范化，可着重加强以下几个方面：

4.1 文书档案立卷

归档的文件材料应收集齐全完整，档案文书管理员按照文书档案立卷管理的时限做好本年度归档管理。归档文件的整理应保持文件材料之间的有机联系，遵循文件材料形成的基本规律，区分不同价值，便于保管和利用。

4.2 档案借阅

档案室保存的档案的主要功能是为本院职工查阅，外单位人员需持介绍信，经主管领导同意后方可查阅。一般应在档案室进行查阅，如果因为工作之需，要外借档案资料，借阅须办理好手续，借期一般不超一个星期。档案查阅者必须遵守保密规定，应负责维护被查档案的安全与完整，严禁在档案上涂改或批注等，如遗失或损坏根据情节轻重予以处罚 。

5 结束语

文书工作是档案工作的基础，档案也是文件工作的发展和延续。文书档案既可以储存记录医院现在文书档案管理建设的状况，也是医院过去发展历程的缩影。要想为医院的建设和发展提供有利的保证;提高文书档案利用率。就必须建立有效的工作程序和管理制度，搞好文书档案工作的规范衔接，加强各部门之间的协作，提高医院文书档案工作的地位势在必行。促进文书档案管理工作规范化、标准化，才能够使得文书档案利用率得以提高，为医院的建设和发展提供有利的保证。

参考文献

[1]李道逸.浅析文书档案管理中存在的问题及对策[J].经济与社会，2008.

[2]武洁.医院办公室文书与文书档案管理的缺陷及对策研究[J].办公室业务，2017（04）：126.

[3]梁军萍.如何做好文书档案管理工作[J].十堰职业技术学院学报，2010，23（04）：03-04.

[4]李辉红.试论文书档案管理中存在的问题及对策[J].广东科技，2009.