探讨医院人事档案管理的规范化措施

王艳

摘 要：本文从人事档案管理意识缺乏、人事档案管理方法落后以及人事档案管理机制不完善三个方面入手，对医院人事档案管理现存问题展开分析。在此基础上，对医院人事档案管理的规范化措施提出具体建议，希望可以为相关管理工作的开展提供参考，促进医院人事档案管理水平的进一步提升，实现其作用价值最大化。

关键词：医院;人事档案管理;规范化

医院人事档案管理主要包括对职工成长经历、个人学历、工作业绩以及相职称评定等一系列信息的记录与管理，直接关系到医院人才培养与开发。近年来，在市场经济发展速度不断加快的背景下，医院竞争越发激烈，对于高素质人才方面的需求量随之增加，推动人事档案管理规范化与科学化具有重要的现实意义。

1 医院人事档案管理现存问题

人事档案管理是医院管理的重要部分，同时人事管理质量与效率，对于医院的发展有着直接的关系。但是从实际情况分析，医院人事档案管理普遍在以下问题：

第一，人事档案管理意识缺乏。主要表现在过度重视医疗技术水平的创新以及医疗质量的提升，对于医院人事档案管理等其它工作产生了忽视，从而使得人事档案管理中的作用价值难以发挥出来。与此同时，医院管理人员对于人事档案管理工作缺乏足够的了解，缺乏行之有效的管理方案，在诸多因素的影响下，使得档案管理人员工作态度不认真、管理工作不够到位等相关问题屡屡出现[1]。

第二，人事档案管理方法落后。医院人事档案管理工作内容复杂，同时工作具有一定的重复性特征，因此在一定程度上增加了管理失误问题的发生率。在传统的管理模式下，大部分工作均是由人力完成。虽然在计算机技术广泛普及的情况下，在医院人事档案管理工作中也得到了部分的应用。但是在很多地方，信息化管理技术的应用还存在较大的限制。

第三，人事档案管理机制不完善。这一问题主要表现在缺乏与之相对应的管理制度等方面，同时医院领导对档案管理工作不够重视，从而在很大程度上使得人事档案管理人员，在开展档案管理期间表现出较低的工作积极性，整体工作热情相对缺乏。比如：在档案信息收集方面缺乏主动性，不能及时对档案进行完善。缺乏对档案的正确利用，服务意识不强，档案的信息得不到充分的利用，进而难以真正体现出档案管理工作的实际意义。

2 医院人事档案管理的规范化措施

2.1 加大对管理人员的专业培训力度

在医院人事档案管理过程中，管理人员自身的专业能力与综合素质，对于管理质量与管理效率有着直接的影响。对此，想要推进医院人事档案管理的规范化发展，需要加大对管理人员的专业培训力度。比如：加大对人事档案管理人员的专业考核力度，确保管理人员的专业能力可以达到工作要求。在日常管理工作中，除了完成基本的档案资料归档与整理工作外，还应该定期组织医院人事档案管理人员参加管理技术的学习活动，促进计算机信息处理技术水平以及档案专业软件操作技术应用水平的进一步提升[2]。

另一方面，对于部分非档案管理专业的人员，要求结合实际制定针对性的专业培训计划，以此来保证自身的工作能力可以达到岗位要求。同时，在做好专业性培训工作的基础上，还应该注重对管理人员职业道德水平的培养。必要时，还可以通过配合实施竞争上岗或者调整薪酬水平等方式，最大程度上激发出管理人员的工作积极性。充分发挥他们的潜能，也确保人事档案规范化管理水平的提升。

2.2 积极创新人事档案管理模式

结合医院人事档案管理实际情况，可以发现传统人事档案管理模式存在诸多弊端。与此同时，考虑到医院人事档案信息数量大，内容相对复杂，为了更好的实现医院人事档案管理的规范化发展，对人事档案管理模式进行积极创新十分关键。比如：结合管理实际，建设相应的人事档案管理数据库系统，这样不仅可以方便管理人员在线搜索、查询以及变更数据信息，同时在实现资源的共享化等方面，也发挥着积极的作用价值。

近年来，随着我国新一轮医疗体制改革的持续深入，在医院人事档案管理中全面落实动态化管理方案，有利于确保信息资料的真实性与全面性。期间，需要综合考虑医疗改革的新动向，对现有的医疗管理资源进行充分的整合与利用。尽快购置计算机、扫描仪、打印机、复印机等设备，并应用专业的档案管理软件，促使基础设施建设的不断完善，从而为医院人事档案管理工作的高效开展奠定基础。

2.3 建立健全人事档案管理制度

针对现阶段医院人事档案管理过程中存在的人事档案管理机制不完善这一问题，可以从建立健全人事档案管理制度这一方面入手，对其进行解决。在具体的工作中，想要最大程度上优化和完善医院人事档案管理制度，首选应该明确档案管理人员的岗位职责，要求管理人员切实保证自身岗位工作的规范化。比如：对于需要归档的相关资料，应该注重资料本身的完整性与真实性，检查资料内容中印章与书写字迹是否清晰，在完成人事档案材料登记簿的建立过程中，需要反复确定档案审查依据。其次，要求医院在进行人事档案管理过程中，应该以现行法律法规为基础，结合实际管理现状，制定针对性的人事档案管理制度。具体内容主要涉及：档案管理人员职责、领导部门监管职责、人事档案入档规范条例、查看借阅保密制度和档案销毁制度等等。最后，对于存在玩忽职守或者审查监管松散的情况，需要予以严厉的处罚和警告，确保医院人事档案管理工作的公正性与公平性，避免出现错误、虚假信息。

2.4 加快人事档案管理信息化建设

在医疗卫生体制不断改革的背景下，医院之间的人才流动逐渐频繁，以往传统的人事档案管理模式与管理方式，已经难以满足现代化管理工作的要求，如果仍旧沿用以往的人事档案管理方式，对于不仅会降低人事档案管理工作效率，同时容易对人才流动带来不利影响。这种情况下，结合医院人事档案管理现状，对管理模式实施优化，积极引进先进的管理技术手段，在加快人事档案管理信息化建设的基础上，使得医院人事档案管理工作可以实现更加高效、高质量的归类与管理，体现其作用价值。

在具体的信息化建设过程中，要求综合考虑医院各个科室与管理部门实际情况。借助先进的技术手段，不仅可以解决手工操作中遇到的问题，同时在尽可能减少审查时间以及减低管理差错风险等方面，同样发挥着积极的作用。针对信息化建设可以出现的信息安全问题，在借助计算机管理系统时，要求合理设置相应的访问权限。

3 总结

综上所述，医院人事档案管理对于医院职工管理以及人才培養，均起到关键性的作用价值。为了更好的适应行业发展要求，从加大对管理人员的专业培训力度、积极创新人事档案管理模式以及建立健全人事档案管理制度几方面着手，实现人事档案管理的规范化，对于保证医院的持续稳定发展意义重大。

参考文献

[1]吴言，吴昊.谈谈如何加强医院人事档案的规范化管理[J].办公室业务，2016（14）：152.

[2]黄淑丹.医院人事档案管理存在的问题及解决策略[A].2015：1.