新时期特殊教育学校的档案管理优化措施

孙英霞

摘 要：由于特殊教育学校中的学生多为聋哑儿童以及智力障碍儿童，所以与他们相隔的档案资料的管理与开发利用对于我国教育教学体系的完善和美好发展具有重要意义。笔者对新时期特殊教育学校的档案管理相关情况进行分析，探索优化特殊教育学校档案管理的方法，为提高新时期特殊教育学校的档案管理效率以及利用率做参考。

关键词：新时期;特殊教育学校;档案管理;措施

特殊教育学校的档案内容包括了学生的姓名、性别、身体状况、学习成绩、受教育情况、品质等方方面面的信息，还包括学校的教育活动开展情况、管理方式、教育教学成果、经验等多方面的信息，所以，特殊教育学校的档案管理对学生个的发展与学校的管理与教育工作的开展都十分重要。但是，部分特殊教育学校对于档案的管理还不够重视，相隔的管理措施缺乏创新，因此，应加强特殊教育学校的档案管理问题与优化策略的研究，以促进新时期特殊教育学校的档案管理质量不断提高。

1 特殊教育学校的档案管理中出现的问题

1.1 管理体制有待完善

特殊教育学校的档案管理中，无论是档案资料的搜集、整理、真实性鉴定，还是档案资料的保管与后期利用均需要有可靠的管理制度作为保障。但是，当前许多特殊教育学校对档案管理缺乏重视，导致相关的管理体制的建设不够完善，不能对学校的档案管理提供科学、有效的指导。

1.2 档案的利用率不高

档案资料的利用是进行档案管理的重要目的，但是，由于特殊教育学校的档案管理存在部门多、管理范围广、内容复杂等特点，而学校的信息化管理水平较低，产生档案资料的各个部门之间缺乏沟通，档案资料的共享程度也非常低，导致学校对档案的利用率降低，使得许多档案资料的价值难以发挥出来，这也是特殊教育学校对档案管理不够重视的重要原因[1]。

1.3 档案管理人员的专业水平有待提高

特殊教育学校对档案管理的不重视以及缺乏与之配套的管理制度，使得对档案管理人员的专业素质的重视度也降低，进而在设置档案管理人员时也没有经过慎重的考虑和严格的专业技术考核，多数是从学校教师中选择部分教师作为档案管理工作者，后期也不重视档案管理人员的专业技术培训，使得档案管理人员的整体素质与专业能力较低，很难对学校的档案管理做出与时俱进的创新。

2 新时期特殊教育学校档案管理的优化措施分析

2.1 提高档案管理意识

特殊教育学校的档案管理对学校的发展具有重要意义，所以，学校需要提高对档案管理的重视，明确档案管理对学校教育教学工作开展的重要性，将档案管理工作作为学校管理工作的重要部分，由学校重要领导带头，组织全体教职工学习《档案法》，开展档案搜集、整理、归档技术学习活动，共同提高档案管理质量。利用教职工座谈会、学校网站、校园文化宣传报等平台宣传档案管理的重要性、意义，全面提高学校教职工以及学生、家长对档案管理工作的重视[2]。同时，根据学校档案资料的多少、类型等设置专门的档案管理机构，配备相应的设备以及专门的档案管理工作人员，全面提高学校的档案管理力量，保证档案管理工作的有效开展。此外，需要对特殊教育学校的学生制定针对性的成长档案、医疗档案，并跟踪他们的健康状况与身心发展情况，持续为学生提供优质的档案服务与教育服务。

2.2 加强档案管理制度的完善

制度是进行档案管理的重要依据，是特殊教育学校制定科学的管理流程的基础，所以，学校的档案管理必须重视档案管理制度的建设与完善。首先，根据国家档案部门以及教育部门的相关规定，对特殊教育学校的档案资料的搜集、整理、归档、保管、利用等环节的开展方式进行明确规定，并采取“谁产生谁整理”的原则，从档案资料的源头开始，建立科学的搜集与整理办法，同时，每一个环节都应当做好登记。然后，明确档案资料产生人员、整理人员、归档保管以及利用人员的责任与义务，调动学校各个部门、工作人员、教师的档案管理积极性，使得学校的档案管理工作得以规范化发展。

2.3 加强档案管理的信息化建设

新时期，计算机技术与互联网技术已经在特殊教育学校得到广泛应用，为了提高学校的档案管理与利用效率，特殊教育学校需要积极提高档案管理中对信息技术的利用。档案管理的信息化建设，需要整体考虑档案信息的真实性、安全性以及完整性，所以，以电子文件为主的档案资料，还应当根据档案资料的重要性保留一份纸质档案以及电子档案的备份。此外，制定档案信息化管理制度，制定科学的电子档案资料归档、报保管、利用、销毁标准，同时引进国内外先进的档案管理软硬件，为特殊教育学校的档案管理工作质量的良好发展提供充分的信息化软硬件技术支持，从而为学校以及学生提供高效、便捷的档案服务[3]。

2.4 加强档案管理人员的专业能力培养与提高

档案管理人员的专业能力主要包括管理技能与职业素质。在培养和提高管理人员的专业能力时，首先应当提高档案管理人员的专业知识与技能的培训。根据档案管理的目的、内容等从多个方面培训档案管理人员的档案管理技术。比如，以制度鼓励的方式激发档案管理人员的自主学习与提高积极性，为档案管理人员提供档案管理技能培训平台、机会。实际的培训内容有档案资料的搜集方式与内容、归档方式、保管方式、保管时间、利用方式等，同时需要重视管理人员的信息化技术培训，提高其综合管理能力。其次，重视档案管理人员的职业素质培养，其中包括责任意识与事业心。采取四項政治教育、职业道德素养教育等方式提高他们的责任意识与敬业精神，使得他们充分满足新时期特殊教育学校档案管理的根本需求，推动特教学校档案事业的发展。

3 结束语

综上所述，特殊教育学校的档案管理对追踪学生的身体健康以及学校教育教学的发展都具有十分重要的意义，所以，学校必须加强档案管理质量的提高。通过本次研究，笔者发现特殊教育学校在档案管理中还存在制度不完善、重视度较低、管理人员专业素质不高、档案资料利用率较低等问题，笔者认为可从这四个方面出发，不断提高学校的档案管理质量，促进新时期特殊教育学校档案管理的信息化发展。

参考文献

[1]袁焕新.特教学校特色档案资源库建设刍议[J].浙江档案，2017（11）：64.

[2]李理.特殊职业教育集团化办学档案管理分析与思考[J].兰台世界，2017（S2）：118-119.

[3]熊玲春.优化学校常规管理，助力特殊教育发展[J].文教资料，2017（1）.