浅析人事档案在机关事业单位人力资源管理中的作用

杨喻童

摘 要：选择机关事业单位职工的重要依据就是对人事档案进行全方面的考察。伴随着近年来我国经济体制的不断革新，对于一些机关单位员工的职能又提出了新的挑战。所以对于人力资源的把控成为了机关单位工作的重要部分。人力资源的管理是否符合企业发展的需要会直接影响到人事机关职能的发挥。但依据近些年来对机关部门的调查，越来越多的单位忽视了人事档案在整个人力资源管理的作用。这篇文章主要向大家介绍了现阶段我国人事档案的利用现状及人事档案的基本作用，并依据人事档案利用的问题提出相应的简介，以期对我国人力资源管理方面提供一些参考意见。

关键词：人事方案;机关事业单位;人力资源

1 引言

就现阶段我国人力资源管理的状况而言，人事档案可以给相关的机关单位提供人员的有力和全方面的信息，可以更加科学的利用人才深度挖掘人才的潜力，减少人才的流失。但是如果人事档案不符合时代发展需要，就会降低人力资源管理的效率。所以，现阶段我国机关事业单位的各阶级工作人员都要充分认识到人事档案在整个人力资源管理的作用，只有这样才可以更大限度的推动我国人才事业管理的更好发展。

2 机关事业单位对人事档案的利用情况

2.1 人事档案中的内容不够具体全面

人事档案中的基本内容不仅仅是生平履历的概述，还包括组织鉴定情况以及学业情况等内容。但是单位录用员工的重点在于对人员工作能力的考核，仅仅靠书面的信息無法全面的进行表达。人事档案并没有达到让单位了解到录用员工信息的效果，所以很多单位在面试员工时，往往就会忽视了人事档案的作用。

2.2 人事档案失真

因为存在着各种现实因素，有很多人为了能够使自己的工作更加顺利，未来的薪酬更高，往往会采取一些不正当的手段来改变自己的人事档案，而相关的单位无法辨别出正确的和错误的信息，只好一错再错的接受这些信息。在人员考核之中也会错误的录用一些档案较为光鲜靓丽的人员。倘若这些人员不具备专业知识和相关的技能，那么就会给机关单位执行工作带来很大的阻碍。

2.3 管理者素质没有达到基本要求

许多单位会很大程度上忽视人事档案管理的作用，因此，在档案管理的人员配备方面会选择一些学历较低且没有太多工作经验的人来担任。而这些人也秉持这一种不认真的态度来管理。长此以往，人事档案的管理失去了原有的效果和本来的目的。

3 人事档案在人力资源管理中的作用

3.1 发挥组织内人力资源的效力

人事档案能够全面地反映工作人员的信息以及德才的各项表现。人力资源管理部门可以通过人事档案，充分了解到员工过去的工作状况以及学习情况。从信息的各个方面发觉员工的内在潜力，很少对于人才的浪费和埋没。在选择相关员工的过程中，可以充分发挥各类人才的长处，各司其职，充分行使到人才的作用。

3.2 全面推进人力资源的配置

对于一个没有接触的应聘员工，可以利用人是答案第一时间掌握相关员工的信息情况，从而进行下一步的科学管理和决策。依据人才的特点和能力水平可以分配到不同的部门尽到自己的职责。在组织内部也可以权衡利弊，合理分配。把人才配置到最能发挥作用的地方和岗位，最大程度的发挥自身的长处。避免各部门之间的人才竞争，同时在另一方面也可以促进各部门人才合理的流通以及利用。减少压制人才的现象，促进人力资源的合理配置和利用。

3.3 有利于人才预测能力科学化

组织内部是影响人力资源需求的决定性因素。因此，有效地协调组织内部的人力资源，预测人才的能力范围是十分必要的。可以用人事档案对组织内部的人力资源状况进行变革和发展。定制科学有效的人力资源计划，一旦发现脱离了人事档案的人力资源预测就要进行及时的更改，减少内部的损失。

4 改进人事档案管理的措施

4.1 提高人事档案管理人员的素质

人是在生产过程中的决定性因素。因此，在这个充满知识的经济时代，对人才的需求以及素质方面也有了新的要求。现阶段，一些落后的管理体制已经不能适应现阶段我国人力资源发展的需求。因此，在人才的利用方面不光要注重学历，并且还要注重素质的培养以及学习工作能力。让他们能更快地使用现如今的时代要求。许多的工作人员不按照工作要求上岗，为了金钱和利益做出一些不符合要求的是。针对这些情况要进一步端正他们的思想，提升为人民服务的意识。积极的做好协调工作，及时的将各种信息提供给需要的部门。不能轻视自身的工作，在工作中有所懈怠。档案工作管理人员应该按照我国法律来执行自己的责任，进一步提高保护档案的意识。

4.2 建立严格档案管理制度

档案的管理工作也应该依据时代的发展状况进行积极有效的调整。将不适合当代发展情形的条例和规章制度进行及时的改革。要根据最前沿的信息收集相应的材料，保证信息的完整性和真实性。并且在收集材料的同时也要及时分类，做好钉装工作。在他人查阅相应的档案时，要进行及时的监管工作防止答案的丢失和材料的窃取。同时要以高涨的服务热情对待人民群众，积极地同有关部门做好沟通。这些工作都是严格的规章制度为基础的，因此制定相应的规章制度是十分必要的。

4.3 使档案制度更加科学化

近年来，伴随着我国经济以及社会的快速发展，各种各样的档案也随之增多。传统的收集和管理模式已经不能适应时代发展的需要，这也势必会给当前的工作带来很大的压力。所以，就应该制定相关的规章制度，是档案管理更加的科学化、制度化。通过互联网等网络系统实现个人网络查询。这样一来也能增强个人档案的保密性。同时通过网络答案也可以实现资源配置的最优。从而推动我国各个地方公共事业更好的发展。

4.4 丰富人事档案的基本内容，增强人事档案的真实性

人事档案为我国人力资源管理部门提供全面具体并且有价值的信息和数据。人事档案的内容较为丰富，它不仅仅只包括个人的自传、奖励以及工资级别，另一方面而言它也能直接吩咐仆人的兴趣爱好。所以它可以给相应的工作岗位计划完全具体的信息，使人事档案成为人力资源管理的得力助手。当然，提供人力资源管理信息的前提是保障信息的可靠性和真实性。因此在人事档案管理的过程中，要充分发挥它的真实性。加强档案的监管，防止材料失真现象的发生。在使用人事档案时，要进行多次检查，确保信息的真实性之后进行采纳，弄虚作假的递交材料者要给予相应的处罚，以惩戒后人。同时，法律在人事档案使用的过程中也提到了不可或缺的作用，因此加强相关法律法规的建设，以防止虚假问题的产生。

5 结束语

市政工程相关的工作是推动我国城市发展的重要关键部分之一。因此，我们就要从深层方面把握市政工作的基本情况。制定更加科学合理的人事档案。紧跟时代潮流，制定相关的网络信息系统，通过互联网，使人事管理信息更加完善安全，最快速的找寻到人事的相关信息，为人力资源配置提供相应的帮助。最大程度的利用有才干的人，为推动社会的发展做出更大的贡献。

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