年度分类法在企业文书档案管理中的应用

摘 要：本文主要对年度分类方法在企业文书档案管理中的优势进行了介绍，并对年度分类这一方法的应用性进行了较为详细的叙述。

關键词：企业档案管理;年度分类法;应用

我国的经济社会呈现着新的发展趋势，有许多的企业不断涌现，并且企业的规模也在不断的扩大，出于对这些现状的考虑，我国出台了一系列的政策对企业文书档案管理进行了规定，使企业文书档案管理有了新的发展。现行的企业文书档案管理模式主要是以“件”为单位的，在此基础上，分类成为企业文书档案整理的一个关键。企业中的文书档案管理工作是以分类方案为基础的，相关人员的所有工作都会围绕这一方案进行开展，它们进行归纳整理时所使用的方法也是由分类方案决定的。

1 企业文书档案管理中存在的问题

1.1 企业档案管理缺乏先进的管理意识

我国传统的档案管理方法是卷宗管理法，随着社会的发展，以“卷”为单位的管理方法在企业中越来越不适用，它会使文书档案的归纳整理工作变得更为复杂。而以“件”为文件归纳整理的基本单位，可以使文件归纳整理工作变得不那么繁琐，使文件归纳整理工作的效率得到较高的提升。企业的领导层以及文档管理人员要么没有文档管理的意识，要么沿用传统的不太适用的管理方法，所以他们必须要转变观念，对这项工作进行高度的重视。

1.2 企业文书档案管理中的缺陷

传统的档案分类方法是非常繁琐的，并且它的分类标准方法有许多，比如以问题为标准的分类法、以机构为标准的分类法，而纯粹以这些标准进行分类是很难的，它们会使企业文书档案管理的难度增加，同时，还会使相关工作人员的工作量变得更加的繁重。并且由于分类并不纯粹，当相关人员在对这些档案进行查阅以及利用时，会存在一些问题。现在调取文件时，不能对具有相关信息的文件进行精确的调取，导致后续工作的进度延缓或者是一些相关的决策受到延误。

2 年度分类法的具体运用

2.1 年度分类法的含义

年度分类法，即根据文件形成的年度将企业的文书档案分成若干类别的方法。这种方法可以反映一个企业活动逐年发展变化的面貌，是运用最广泛的一种分类方法。采用年度分类法简便易行，类目设置标准清楚、明确，便于人们按时间查找利用档案，因而成为企业最常用的一种分类方法。

2.2 特殊情况的处理

就企业而言，许多文件会涉及到不同的年度，这种跨年度的文件通常这样处理：跨年度的收发文以收到或签发年度为准，跨年度的来往文则放入与内容关系密切的年度。文件的形成年度与内容涉及的年度不一致时，以文件针对的年度为准。几份文件为一件时，以排在最前面的文件为准。

2.3 年度分类文书档案管理方法的步骤

年度分类法首先需要将企业中需要归档的文件以件为单位进行收集，然后要把这些文件以形成的年度为依据进行分类，分类以后要按年度归档时间对这些文书档案进行相应的排序，然后在进行编号盖章工作，在盖章工作进行之前，要对文书档案的年度号以及年度文件流水号进行填写，在做好这一系列的工作以后，对计算机进行充分的利用，要按照文书档案录入规则对这些文件的信息进行录入。

同时，在计算机中对文件所存放的档案盒的号码、文件在档案保管位置的序列号、排号以及层号进行录入。

2.4 年度分类法的作用

年度分类法可以使文档管理人员在开展工作时，能够最大限度的使“机构”文书档案管理过程中的得到简化，这样可以使工作步骤化繁为简，使相关人员工作量得到削减。年度分类法会进一步降低保管期限在企业文书档案管理的过程中的地位，从某种意义上来讲，企业的文档管理与档案馆的档案管理有很大的差别，尤其是保管期限方面，企业文档的保管期限繁杂而灵活，所以更适合用年度分类法。年度分类法可以对企业文书档案的各个环节遵循以“年”为基本特征的规律，使年度分类法在档案管理过程中得到充分的体现。

3 结束语

根据上面的叙述我们可以知道，在对企业文书档案进行管理时，可以对一些旧有的方法进行摒弃，对具有创新性、先进性的年度分类档案管理方法进行充分的利用，它可以使企业文书档案管理的工作环节得到削减，使管理工作人员的工作量得到减少，从而使企业文书档案管理工作效率得到全面的提升。与此同时，在写文书档案管理工作中对年度分类档案管理方法进行应用，可以使档案管理工作能够更快的适应企业的运转速度，可以使档案管理人员在相对轻松的环境之下，更快更好的完成档案管理工作。

参考文献

[1]熊湘江.论企业文书档案的整理[J].中国档案，2016（03）：44+49.

[2]王金木.年度分类整理方法在企业文书档案管理中的应用[J].档案学研究，2016（01）：45-47.

作者简介

朱文舫（1976-），女，河北省永清县人，本科，讲师，秘书档案管理方向。