办公自动化系统到档案管理系统对接的设计与实现

摘 要：随着电子技术和信息化技术的不断发展，在档案文档一体化的发展路程中，原有的档案和文件分开，管理的状态已经被打破，文案档案文档管理必须实现整体绩效的提升。通过电子自动化办公自动化和档案管理新技术的应用，实现了档案案卷的易于掌控、切实可行的保管。在文件资料的管理上，帮助企业文书办公自动化和档案管理人员实现了电子文件全新办公自动化和档案管理模式的全过程自动化应用[1]。

关键词：办公;自动化系统;档案管理系统;对接;设计;实现

1 办公自动化的定位

机关办公自动化工作是提升机关管理效率重要措施，一个成功的办公自动化系统，可以处理机关内各方面工作信息，并在此基础上对信息进行高度综合，为全体人员提供综合服务，达到提高整体工作效率和工作质量的目的：1）信息服务。相对于传统的工作方式来说，办公自动化就是利用现代化手段、以全新的工作方式为机关全体人员安全、及时、准确、全面地提供各种相关信息，如各类业务信息，文书信息，档案信息等。2）辅助管理。即将各级机关及本单位内部制定的各方面规章制度、处理工作规定、工作细则等固化在应用程序中，当机关工作人员在使用计算机系统处理日常工作时，就“必须”执行相关的规定。用现代化手段实现辅助管理，可以尽量减少机关工作人员因主观因素对工作可能造成的不利影响。3）规范工作。借助于计算机技术处理单位内部的业务工作、文书处理、档案管理工作及督查催办等工作，在模拟实现手工操作的同时，将相关工作更加条理化和规范化，借助办公自动化系统处理工作可以方便的将机关工作中难以量化的工作量化。

2 目前办公自动化和档案管理的现状

计算机和网络技术的出现，电子文件生命周期管理中引入了自动化技术，将文件连续体和文件周期理论加以实现。例如近年来提出的优化和完善的自动化管理的方案，解决了文档一体化进程中存在的问题，同时也将文档一体化管理和自动化管理落实到实处。一文档档案自动化管理理论基础论述。在办公自动化和档案管理的发展过程中，通过对文档一体化管理，不断创新，将传统的纸质办公自动化和档案管理工作和人工管理工作加以延续和优化，实现了电子档案文档管理文件和档案的自动化管理，将文件和档案管理工作融为一体，产生了相互的联系。电子文件从最初的采集到最后永久的保存，是一个完整的运动过程。通过自动化文件管理系统实现了这一过程，这是技术带来的变革[2]。通过自动化技术构建了文件多维坐标体系的运动过程，是能够确保办公自动化和档案工作顺利开展的[3]。

3 办公自动化系统到档案管理系统对接的设计与实现

办公自动化系统到档案管理系统的对接是一个单向的数据传递过程。根据某高校的实际情况，需要构建一个用于接收办公自动化系统中的数据信息的转换系统，实现数据转换以及将转换好的数据发送给档案管理系統。还需要在档案管理系统中构建电子文档归档功能模块，完成数据接收、审核检查、信息补充等功能。来实现两个系统的对接。转换系统的独立开发，增加了其移植性和维护性，也便于后续在相关领域的应用。将其解析并存储到数据库中做记录;将有效数据信息进行一一对应，并自动生成部分数据信息，自动生成的这部分数据信息，是指接收的数据信息中所缺少的，需要档案管理系统通过对接收的数据信息进行分类整合等处理后所生成的归档必须字段;还有少部分数据信息需要工作人员根据专业知识以及实际情况进行合理填写。

3.1 转换系统的架构设计

转换系统使用B/S模式，即浏览器和服务器架构，这种结构可以有效地降低资源成本，提高设计的系统性能。转换系统采用Java编程语言，Mysql数据库相结合的开发模式，采用三层架构，即表示层、逻辑层以及数据持久层，具有很好的兼容性、稳定性，也便于后期维护和升级。表示层：主要是使用浏览器来显示应用系统的图形页面，用户可以通过浏览器接收或发送业务请求。浏览器则需要通过HTTP协议发送用户请求到服务端，浏览器向用户展示响应的请求时，服务端则会通过识别HTTP的发送数据，验证用户是否存在，然后会将返回给用户的信息进行接收，并通过浏览器将具体业务的响应内容展示给用户。逻辑层：逻辑层提供了系统的各个核心服务以及业务服务的实现，它主要功能就是在成功接收到客户的业务请求后，通过从前端传输过来的数据，进行主要的业务逻辑实现，包括业务逻辑跳转，实时数据判断处理，实现业务所需的工具类等，通过持久层可以实现访问数据库，进行数据库的增删改查功能，实现对数据实时的管理操作，最后通过持久层返回的状态，将业务逻辑处理结果，通过逻辑层处理，进而返回给用户，实现整个业务逻辑功能，通过浏览器将实时画面展示给操作人员。数据持久层：数据持久层实现了系统所有数据的存储和访问，依赖不通的服务特点选择不同类型的存储服务;另外，通过该层实现数据存储的可靠性、可用性和维护性。数据存储层均是标准访问接口，可以方便迁移。

3.2 档案管理系统用户登录功能设计

由于待归档的电子文档数据信息及其全文具有一定的保密性与严谨性，根据档案管理系统电子文档归档实际需求，本文需要对使用这一业务流程的用户进行权限划分，共划分为两个用户角色，分别为档案管理系统业务人员和系统管理员。不一样的角色登录系统，系统会根据角色的不同，提供不同的界面。

3.3 转换系统功能分析

1）数据导入：转换系统启动后，可以自动上传存储电子文档数据信息的EXCEL文件，系统会对导入的EXCEL文件自动进行解析，解析后的结果会保存到数据库做记录。

2）数据保存：对于上传的数据信息，系统可以自动对其进行保存操作。

3）数据转换与发送：对于已保存的数据信息，系统会对其进行自动转换，并将转换成功的数据信息与其相应的电子文档全文通过Socket通信技术自动发送给档案管理系统。本文除了提供通过上传EXCEL文件获取电子文档数据信息，还可以通过调用办公自动化系统所提供的Web Service接口，来获取存储电子文档数据信息的XML格式文件，对接收到的XML，转换系统会自动对其进行解析，并将其自动保存到数据库表中做记录，然后转换系统会将保存的数据信息与电子文档全文通过Socket通信技术自动发送给档案管理系统。

4 结束语

采用办公自动化系统，实现了办公文档自动化管理，是依据当前办公自动化和档案管理的需求，不断总结办公自动化和档案管理中优秀经验，完成文档一体化自动化管理的平台建设。在当前数字化环境不断发展的前提下，对于办公室办公自动化和档案管理意识以及办公自动化和档案管理的整合速度都要予以提升，真正做到对数据自动化集成深层次挖掘档案价值，完成文档自动化管理工作最终目标。

参考文献

[1]严文枝.基于办公自动化环境下文书档案管理的思考[J].办公室业务，2017（24）：181.

[2]石若漫.浅谈办公自动化与文书档案管理[J].办公室业务，2017（23）：142.

[3]岳吉.办公自动化对事业单位档案管理的影响[J].现代经济信息，2017（22）：48.

作者简介

杨巍巍（1980-），女，吉林省松原市，吉林油田勘察设计院，文学学士，中级职称，研究方向：办公自动化与档案管理。