纸质档案管理体制机制的现存问题

郑然

摘 要：现如今是信息时代，信息技术非常普及，被广泛应用在各行各业，给人们的工作生活带来了便捷。档案是企事业单位记录历史的重要凭证，新时期的档案管理很多都用上了电子档案，然而也无法取代纸质档案，在企事业单位中纸质档案管理依旧存在一些问题，并严重影响到档案管理工作顺利开展，本篇论文主要讲了现阶段纸质档案管理体制机制现存的一些问题。

关键词：纸质档案;管理体制;问题

档案在我国很早就出现了，档案的叫法也有很多种，档案主要用来记录历史事件的重要凭证，主要是纸质档案。纸质档案的保护是非常重要的。现今我国社会经济体制在高速运转，生产力水平大幅提高，电子档案有着方便、快捷等特点，在许多单位档案管理中已经逐渐盛行。然而，目前我国档案类型还是纸质为主，并短期内很难改变，所以，为了提高档案管理水平，纸质档案管理体制需要不断完善才行。

1 纸质档案管理的重要性

随着经济水平的提高，我国经济产业结构不断优化调整，极大提升了我国综合国力，档案管理的难度也在逐步提高。档案主要记录了各个企事业单位的重要历史事项，档案内容比较机密，所涉及的范围比较广泛。就目前而言，我国人们的生产与生活日益复杂，趋于多元化发展，档案覆盖面朝着多元化与复杂化发展。做好档案管理工作，可以确保档案信息记录的准确无误，是一名档案管理工作人员想要达到的目标。如果档案管理工作人员在工作中出现了失误，很容易造成档案信息损坏，或者丢失档案，进而造成单位机密外泄，严重损害单位利益。我国企事业单位就目前而言大多数还是使用的是纸质档案，纸质档案的覆盖面还是比较广泛的。信息时代，无纸化概念的提出，电子档案管理成本较低，比较方便、快捷，逐漸盛行，然而，我国各个地区经济发展有较大差异，电子档案前期投入较高，并对管理者水平有着较高要求，普及起来还有一定困难。再加上电子档案技术还不是很完善，许多地区还处于试用阶段，其综合性能还有待提高。虽说单子档案对纸质档案造成了一定影响，但是，纸质档案起步非常早，管理经验比较丰富，技术比较全面，作为主流形式短期内是无法取代的。我国各级政府部门在签发命令，签署文件时必须使用的是纸质档案，都是以纸质档案留存的，就目前而言纸质档案是难以取代的。纸质档案是记录事项的原始凭证，有着唯一性，权威性与真实性等特点，唯一性主要是体现在不能篡改，也是不能复制的。其凭证价值与历史价值相当高，这点与电子档案有着较大区别，纸质档案更加真实、权威。纸质档案的管理有着较高要求，那些年代久远的纸质档案，要是缺乏科学合理的管理，一定会有不同程度的损坏，甚至会造成无法挽回的后果，因此，纸质档案管理是非常必要的，也是很重要的。

2 目前我国纸质档案管理体制机制现存的一些问题

纸质档案管理过程中，要是随便哪个环节出现问题，都会影响到档案的完整性。随着档案内容的日益复杂，纸质档案管理工作越发难了，部分纸质档案内容比较多，时间跨度比较长，在对其的保存过程，对档案管理者的要求就会比较高，此外，纸质档案的材质与查阅也会影响到档案内容，纸质档案管理体制机制现存的一些问题主要有下面几种：

2.1 纸质档案管理者的管理意识较差

就目前而言，我国纸质档案管理人员的管理意思是较差，通常纸质档案管理流程主要是，收集整理档案材料、档案资料的除尘与除虫、档案资料的入库归档、日常档案管理。然而，能够严格按照规范流程来管理纸质档案的企事业单位非常少。国家规定的档案管理规章制度中强调了要监控档案室中的温湿度，主要原因是档案室里面的温度与湿度会直接影响到纸质档案保管，要是湿度超了纸质资料很容易出现霉菌，温度也很容易使得纸质档案出现病虫害，究其原因是纸质材料本来就容易滋生霉菌，要是档案室中空气当中要有水分，非常容易出现各种霉菌，霉菌在湿润的环境中增长速度就会很快，短时间内就会侵蚀到纸质的档案资料，霉菌在吸收营养的同时，会分泌有机酸，当纸质材料含酸，老化速度就会加快。在档案室中通常都应该配备温湿度器来系统调节档案室中的温湿度，然而，能够严格按照规定来调节档案室中温湿度变化的档案管理人员较少。还有一些单位，档案借阅不记录，或者记录混乱，这样都会影响到纸质档案的管理。

2.2 纸质档案的借阅存在的问题

档案常常有需要的人借阅，纸质档案的影响因素主要是人为因素，在借阅的过程中不注意保护很容易就破坏到纸质档案资料，部分档案的借阅人员缺乏档案保护意识，在阅读档案资料时，没有查看桌面是不是干净，翻阅时也不珍惜，随意翻阅，没想到要保护档案资料，也不在乎档案资料是否损坏。在翻阅纸质档案资料时存在不小心损伤档案资料，在不经意间，由于各种原因损伤到档案资料，如，墨水、烟头、茶水、咖啡等。还存在不流域档案资料的借阅时间，这些都会容易损坏到纸质档案资料。还有是在使用纸质档案资料进行复印时，对档案资料也会造成损伤，究其原因，注意是在复印档案的过程中存在不安定因素，这样会导致纸质资料中的文字受到损伤，油墨逐渐脱落，久而久之纸质档案资料上的字迹逐渐模糊不清，进而间接对纸质档案资料造成损伤。在储存纸质档案资料时，包装文件的胶片与纸质资料在压力的作用下压实，久而久之，会导致胶片产生静电，进而导致纸质资料上的字迹越加模糊，直至完全消失。这些都会影响到纸质档案资料的管理。

2.3 突发事件

各个单位档案室的条件会存在一定差别，有些单位档案室的位置比较偏僻，房子比较破旧，长时间没有维护，档案室内条件非常差。还有的档案室位于山区，很容易受到自然灾害的威胁，如，泥石流、山体滑坡、地震等等，而大多数存在这种情况的档案实，单位普遍都不重视，也没有制定应急预警方案，就算有也很少演练，真发生灾害时也常常无从下手。

3 解决纸质档案管理现存的一些措施

3.1 提高纸质档案管理意识，明确档案职责

纸质档案管理人员要提高管理意识，明确自身的管理职责，认真做好自己的职责。要经常整理档案时，保证档案室干净、整洁，要控制好档案室的温湿度，要确保档案室温湿度在规定范围内。档案管理者要负责提醒档案资料的借阅者在翻阅档案资料时，要尽量带上手套，翻阅要小心注意，不要将某些污渍弄到资料上。借阅规则要明确落实，惩治条例要向借阅者讲清楚。重要档案资料要提前复印一套，在借阅时、或复印时，用复印件就行了，避免损坏到档案原件。

3.2 制定完善应急处理方案，预防突发事件

各个单位纸质档案管理部门来说，纸质档案比起电子档案，具备唯一性特征，尤其是那些比较重要的原始资料，可以说是无法替代的，也无法复制的。因此，在档案管理过程中那些突发事件，单位相关部门要提前根据单位实际情况制定出相应的应急处理方案，并落实到位，在日常要加强相关内容的演练，以防在发生突发事件时，能够及时处理，确保纸质档案资料完整。

4 结束语

总之，档案记录了单位里的历史事件，便于需要的人借阅，有些档案资料是具有一定法律效力的。纸质档案就目前来说依旧是主流形式，其管理体制机制还现存一些问题，会使得档案资料遭到不同程度的损伤。纸质档案资源有着唯一性、权威性等特征，其管理一定要重视起来，要能够提高档案管理人员的管理意识，明确档案职责;制度完善应急处理预案，预防突发事件。进而尽量降低纸质档案资料的损伤，确保档案完整。

参考文献

[1]李丽文.对纸质档案的保护与存放[J].文化智库，2018（11）：151-151.

[2]崔爱军.纸质档案管理的保护工作探索[J].管理纵横，2017（06）：85-85.