试论事业单位档案管理电子信息化及其重要性

沈玉莹

摘 要：信息技术和网络技术的使用可以提升管理工作的进行质量，因此在多个行业的管理中得到了使用。在事业单位的经营和发展中，引入信息技术来提升档案工作的管理质量是未来的发展趋势，满足当前国家的现代化和信息化建设需求。本文结合实际情况，分析了推行档案管理信息化的重要价值，提出了合理的建设措施。

关键词：事业单位；档案管理；信息化建设；重要性

大数据以及云平台等现代信息化技术在行业管理之中的加入提升了管理效率。事业单位在档案管理中也应当引入信息化技术来优化管理工作的进行质量。信息化技术优化了档案存储成本，提升了查询和处理工作的进行质量，对事业单位的现代化发展有着重要的影响。

1 事业单位推动档案管理信息化的重要性

事业单位是我国发展建设中的重要参与者，其直接参与到社会管理以及行业发展之中，有效的保证了经济建设质量以及人民生活质量的提升。在当前的发展中，信息技术的推广建设使得事业单位在日常管理中要对大量的档案数据进行处理，增加了管理工作的进行难度。因此，在事业单位的档案管理中推行信息化建设是优化管理质量的有效手段，下文对电子信息化建设在档案管理中的重要价值进行了分析。

1.1 档案管理信息化建设可以优化对单位决策的支持

档案管理工作不仅仅是对员工人事资料的管理，在日常的管理中，工作人员要对事业单位经营工作中的数据进行分析，获知行业市场发展现状以及用户需求，并以此来作为事业单位决策的支持和基础，优化事业单位的工作质量。传统的档案管理工作一般由人力完成，不能满足当前信息时代之下的档案管理效率以及分析质量的需求。人工管理分析模式占用了大量的人力物力，对事业单位的现代化发展有着不利影响。通过推动档案管理的电子信息化建设，企业可以实现对档案信息的信息化和数字化处理，借助计算机设备和网络技术实现档案数据库的建设，优化档案的存储和分析效率，极大的提升了数据处理工作的进行质量。信息处理技术也优化了数据分析结果的准确性，可以更为直观的为单位决策工作提供数据上的支持。

1.2 电子信息化建设节约了事业单位的管理支出

事业单位在传统的档案信息存储记录中一般使用纸质资料，随着现代事业单位信息处理量的不断扩大，纸质材料的使用增加了存储中的消耗，也不利于高效的数据分析管理过程进行，无法满足现代事业单位的经营需求。在档案管理过程中使用信息化技术可以借助计算机以及网络服务器完成对档案数据的存储，极大的降低了管理成本。同时，借助信息技术完成的档案存储也避免了传统的档案管理中出现的文件破损问题，提升了档案管理工作的进行质量。

1.3 档案管理的信息化建设有助于事业单位的信息共享

档案管理工作除了要完成对信息的存储分析之外，还要满足不同的部门对经营数据的需求。现代信息技术的使用方便了事业单位内部的数据信息共享工作的进行，借助网络技术以及事业单位的联网管理平台，不同的管理部门可以在不同程度上进行档案数据库的访问和资料的获取，极大的方便了部门工作。借助企业内部网络进行的信息共享也具备较高的安全性，提升了事业单位的经营质量。

2 事业单位档案管理工作的建设措施

2.1 信息化建设中存在的问题

当前由于多种因素的影响，事业单位的档案管理工作信息化建设质量较差。存在的问题主要包括如下的几部分：第一，事业单位的档案管理信息化建设未能受到管理人员的重视，事业单位管理人员对档案管理工作重要价值缺乏认识，未能在信息建设中投入资金，影响了企业的信息化建设进程。第二，档案管理人员缺乏必要的管理素质，当前一些档案管理人員缺乏现代技术素养，不能高效的使用计算机设备来提升档案管理效率，影响了信息化建设发挥对企业经营的正面影响。第三，事业单位的档案管理设备较为落后，事业单位对信息设备的投入不足，许多事业单位在管理中未能使用现代化的计算机设备，直接影响了信息化管理分析工作的进行，可能造成安全问题，不利于企业的现代化建设。

2.2 强化档案信息开发效率，提高管理人员对信息化建设的重视

当前事业单位的管理人员对档案处理工作的重视性不足，主要的原因是传统的管理工作难以对事业单位的经营产生正面效果，其对数据的开发利用效率低。因此，要想提升管理人员的重视，档案管理人员就要借助信息技术来强化数据信息的开发利用质量，提升对事业单位决策的支持力度。技术人员要完善事业单位的档案数据库建设质量，优化不同部门之间的数据共享工作质量，提升数据的使用效率。除此之外，在日常的工作中管理人员也能借助网络技术和云平台技术完成对数据的全面分析和处理，以此来提升数据分析结果的完整性和质量，优化对事业单位经营的作用，从而推动信息化建设的发展。

2.3 强化对事业单位档案信息化工作的安全管理

强化事业单位档案管理工作的信息化发展质量可以从优化信息处理和分享过程的安全性入手。在建设中，管理人员应当加强技术交流，发现信息系统在建设和设计中存在的安全漏洞，在使用中不断的进行安全管理优化，确保事业单位档案管理工作的安全高效进行，保证信息的安全性。

2.4 提升事业单位档案管理人员的技术素养

档案管理工作人员的技术素养直接影响信息技术的使用效率，对数据的分析全面性以及档案管理的高效性有着重要的影响。因此，事业单位要强化对档案管理人员的技术培训，借助定期的学习来优化管理人员的信息处理能力，保证管理人员可以正确高效的使用计算机设备来完成对档案信息的处理，确保管理工作的高效进行。

3 结语

事业单位的档案管理工作对单位的经营质量有着重要的影响，在信息化趋势之下，事业单位要在档案管理中推行信息化建设管理技术，并提升企业中的管理人员技术素养，实现高效的档案信息处理分析工作，使其可以作为事业单位经营决策的重要依据，推动事业单位的现代化发展建设。

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