企业荣誉实物档案的管理

摘 要：荣誉实物档案是企业生产经营活动的历史记录，由于其形成过程的特殊性，加大了档案部门对其收集与管理的难度。如何做好荣誉实物档案的管理需遵循其形成规律，从便于利用着手加强管理。

关键词：企业档案；荣誉实物；存在问题；管理对策

企业荣誉实物档案是企业在参加公务活动中形成的，参加各项评选取得的成绩，以及赠送、征集来的以实物为载体，反映本企业历史真实面貌见证的实物。其中包括荣誉证书、奖牌、奖杯、锦旗、奖状等荣誉实物，具有宝贵的保存价值。它是一种特殊载体的档案，是档案体系的重要组成部分，荣誉实物档案作为一种荣誉、信用的标志是其他任何载体所不能替代的。

档案部门做好荣誉实物档案的管理工作，其意义在于：一是完善馆藏，实物档案在企业发展中有不可忽视的作用，如果不及时做好有效管理，日后很难弥补。实物档案的缺失对馆藏档案反映企业发展全貌是不完整的。二是便于利用，荣誉实物的归档完整，能客观反映企业在生产经营活动中取得的成绩，管理状况及其发展历程。

1 企业荣誉实物档案管理存在的问题

1.1 收集不全、归档率低、管理混乱

与人们传统概念里的纸质档案相比较，荣誉实物档案的载体特殊，不容易引起有关人员的重视，对其归档意识淡薄。荣誉实物产生的部门比较分散，收集起来有一定的难度，如综合荣誉实物存放在办公室、团委、工会组织活动获得的荣誉存放在团委、工会部门。还有一部分原因是荣誉实物是获得荣誉实物部门的工作业绩，业务部门往往不愿意将自己辛苦挣得的荣誉交给档案部门。这些荣誉实物没有归档，分类整理和编号，日久天长甚至会被当成废品处理，导致了荣誉实物档案不易收集，归档率低的结果。

1.2 保管条件不规范

分散在各个业务部门的荣誉实物由于没有专门的装具存放，往往是杂乱的堆积在一起。由于其载体特殊，规格不统一，即使是在档案管理部门，有些也缺乏专门的荣誉实物档案装具，多是堆放在传统的档案柜架内。对荣誉实物档案造成很大的损害，不利于荣誉实物档案的安全保管和有效利用。

1.3 荣誉实物档案整理不科学

有的档案人员在整编荣誉实物档案时，没有进行科学的分类，往往是一个大流水号，不分年度，不分种类，或没有按照实物类别进行再分类，管理起来十分混乱。造成荣誉实物档案摆放不科学，记录不清晰，查找困难，不易于利用的困境。

1.4 荣誉实物档案电子化程度低

馆藏存量荣誉实物档案没有进行数字化加工，增量荣誉实物档案没有电子化，造成利用时调阅困难，反复查找搬运实物。或虽然有电子版本，但是拍照、扫描技术不规范，电子文件背景模糊不清，有光源反射等瑕疵，影响利用效果。

针对上诉这些问题，如何让荣誉实物档案在企业中发挥最大的作用，必须对其进行规范整理、科学分类、安全保管和有效利用。

2 加强荣誉实物档案管理的对策及措施

2.1 规范管理

首先，编制企业荣誉实物档案管理办法，对荣誉实物档案实行集中统一管理。在管理办法里明确荣誉实物的归档责任人、归档要求、归档时间、整编方法、借阅利用制度、保管方式等。确保荣誉实物档案收集的齐全完整，整理的科学规范，利用的高效便捷。

2.2 科学分类、安全保管

实物档案以“件”为单位进行整理，再按照种类的不同，把荣誉证书、奖牌、奖状、奖杯、锦旗、专利证、题词、废止印章等分别进行分类，编制跨年度的大流水号保管期限为永久。建立专门的荣誉档案库房，将实物分类摆放整齐。由于各个实物有大有小，传统规格单一的档案柜已不适合存放各种大小不一的奖牌、证书、奖杯。实物摆架时就要考虑如何摆放既美观大方又便于查找利用。当奖牌、证书较少时，可以采取正面摆放，奖牌之间用U型槽固定，这样不会因为奖牌前后滑到而产生隐患。编制实物档案的档号，粘贴于奖牌、奖状封底的左上角；奖杯的底部。在档案系统里，将荣誉实物档案单独分类录入，包括序号、档号、题名、获奖单位、颁发部门，日期、实物种类等条目，并挂接电子文件。实物荣誉实物档案数字化，电子文件制作要注意拍照的质量，背景要规范，不能反射出闪光灯、太阳光等光源的影像，否则会影响荣誉实物在生产经营、布展、会议、视频制作中的应用。

2.3 有效利用

档案利用是体现档案价值的最终目的，荣誉实物档案在当前的生产经营、档案编研、制作展览等活动中起到了很重要的作用，实现了荣誉实物档案数字化后，利用起来更加便捷了。减少了频繁搬运沉重实物带来的不便。在有效利用的同时，还可以编辑成实物档案画册和视频。

参考文献

[1]国家档案局 科学技术档案案卷构成的一般要求.GB/T 11822-2008[S].北京 中国标准出版社 2008.

[2]國家档案局.建设项目档案管理规范范.DA/T28-2018

[3]国家档案局.归档文件整理规则.DA/T22-2015.

[4]孙刚、李晓明.归档文件整理操作指南.北京，中国档案出版社 2008.

作者简介

单冰辙（1975-），女，河北省抚宁县，馆员，档案管理。