浅析高校档案管理走向数字化的影响及策略

马静

摘 要：进入信息时代，各个领域都开始将信息技术作为有力的发展手段，高校档案管理也不例外，逐渐从千百年来的纸质管理模式走向数字化管理模式，由此具备了更高的管理效率、更多元的管理方式、更长久的保存期。可以说，信息技术的崛起和持续演变，深刻地影响了高校档案管理，进而影响着整个高校建设和高等教育的发展。围绕此，本文展开具体探讨，旨在厘清相互影响关系的基础上，总结高校档案管理应用信息技术走向数字化的有效方式。

关键词：高校档案管理；数字化；影响；策略

1 信息数字化对高校档案管理的影响

在信息技术普遍渗透的当前时期，就高校档案管理方面而言，一方面它缩短了档案信息收集、归纳、存储以及查阅的时间，并大大节省了人力、提高了准确度且降低了出错率；另一方面，与传统纸质档案管理相比，它不需要过多的实地面积，即使数量庞大、信息复杂，也能集中收录进容量巨大的虚拟数据库中，且一经录入后在没有特殊外力的作用下，不受或极少受时间、环境与空间的影响，甚至能够实现永久保存。从而使重要的档案资料更加全面，并得到规范化和持续完善。另外，基于交互性优势的数字化，本身就能够进行信息的及时、有效获取和传递，所以高校档案管理也能因此在时间和内容跨度上同时兼具历史性和现代性。依据信息数字化搭载互动平台，全校人员还能了解高校档案管理的实时动态，除了管理的相关内容之外，还包括办学目的、教师课程、学生信息接收及相关的重要通知等[1]。同时，数字化有利于高校档案管理相关工作变得透明化，督促相关工作人员规范自身行为和素质。

当然，数字化应用于高校档案管理也存在一定的挑战，从观念上来说，它代表着新的管理模式与传统管理模式的碰撞，受传统管理理念和长期固定的管理环境影响较深的工作人员，需要一定的时间来接受、接触、了解、学习和应用该技术；而从时间和工作量上来说，随着高校发展历史的延长，高校积累了大量纸质档案资料信息且仍在持续增多，要将其逐一、细致、准确地数字化，是项庞大的工程，不仅要整体规划，更需要专业人员投入足够的精力、物力和财力以提供支持。

2 高校档案管理走向数字化的影响

2.1 高校档案管理走向数字化能使管理工作更高效

高校档案管理走向数字化之后，管理工作将变得智能且便捷，尤其是能够促使档案管理工作中的检索编码自动生成，为档案管理效率提升提供良好支持[2]。

数字化技术引入高校档案管理工作，能够将人力管理的重点从频繁的跑动中转移到集中的平台管理上，只需要通过远程操作，就能随时随地开展管理工作，简化了工作流程，也使工作更加即时高效。另外，利用数字化技术，高效档案管理及其资源情况更加清晰明了，各个档案处于怎样的状态都能及时掌握，特别是当档案在借阅过程中出现问题时，能够第一时间将责任落实到人，从而保证档案资源的完整性和管理效果的良好，减少遗失率和破坏率。

2.2 高校档案管理走向数字化有利于管理更加多元化

高校档案管理走向数字化之后，可通过更多方式来获取档案信息。首先，数字化技术有利于高校构建数字化档案资源库和管理系统，能够为档案的全面搜集整合和集中化管理提供良好的支持，切实增强档案管理效果[3]。并且管理工作走向数字化，相关档案资源的查阅权限将得到放宽，这意味着高校师生和其他人员能够获得更多档案信息资源，以便更有效地开展教研、教学和学习。其次，当前高校档案管理工作的突出问题在于，不少档案资料被借阅之后，由于各种原因而延期归还甚至不归还。同时也存在部分人员拒绝、推迟提交、整理和归档档案资料，阻碍档案管理工作的正常进行。针对此，利用数字化技术之后，管理人员就能准确定位该群体，然后通过全面审查和多次通知来收集档案资料，完成高校档案管理工作任务。

2.3 高校档案管理走向数字化将实现档案资源共享

高校档案管理走向数字化，依托的是不断突破革新的信息技术，再加上经过发展，档案工作已经形成成熟且覆盖了整个高校的管理体系，因此相对来说基础比较扎实，有利于档案资源的普及保护和普遍共享的开展。也就是说，以信息技术为支撑而构建技术安全防范系统，能够有效确保高校档案资源的完整行和安全性，这是高校档案管理工作优化升级的前提。另外，高校档案资源的全面覆盖性和网络的全面覆盖性相结合，后者能够将前者共享到集中在该平台之上的所有人员之处，从而提高了档案资源的应用率和应用及管理实效性。同时，这也是将档案管理的工作细节展现在全校人员面前，每个高校人员都由此成为档案资源的监督者和管理者，针对档案管理数字化过程提出构建和完善建议，发现问题和不足，并给出合理的解决方案，也就是集中众人智慧共建数字化档案管理平台。如此一来，高校档案数字化管理除了实现资源共享及利用之外，保护力度也得到大大提升，同时基于大众观点而优化的管理过程，所取得的管理成果也更能令人信服。

3 高校档案管理走向数字化的策略

3.1 关注技术发展，强化基础建设

信息技术处于动态发展之中，因此数字化对于高校档案管理来说，始终是一种新手段，为此高校应持续关注信息技术的发展趋势，并以此为基础不断构建和完善档案创新管理体系。结合各个高校长期以来的发展实况和档案资料管理现状，从全局和统筹兼顾层面出发，构建与本校相贴合的数字化管理平台。同时，高校档案管理的标准也要在参考省级档案管理标准的前提下制定，保持两者的统一，从而确保其权威性。

3.2 提供全面的保护环境

档案资料属于重要隐私信息，加之当前网络存在较高的安全风险，因此高校档案数字化管理的安全性得到切实保证是首要重点。除了信息获取和传播过程中的安全之外，也要保证系统软硬件的安全。为此，建议高校定期排查用于档案管理的计算机软硬件，及时发现安全隐患并有效解决。同时，可启动资料自动备份功能，以防丢失，并为档案资料设置加密保护，以防泄露。当然，也要引进其他信息技术，如网络安全技术等，降低和控制管理过程中的风险。

3.3 科学规划并整合档案管理资源

数字化技术的突出特征之一就是交互、共享，为给使用档案资料的高校人员更好的共享体验，建议档案管理人员按照相应的标准和原则整合档案信息资源，并根据不同的种类规划相应的版块，合理总结归纳，然后将其展示在校园网以及各种即时媒体客户端主页面上，方便高校人员根据自己的需求查阅、浏览和借阅。

3.4 为高校档案管理数字化储备优秀人才

高校档案数字化管理需要专业人员来操作，为此，一方面在档案管理专业开设与此相关的计算机技术课程，使其掌握系统的档案数字化管理理论及技能；另一方面，针对正处于档案管理岗位的工作人员，可通过相关培训使其具备数字化管理素质。在招聘档案管理人员时，也要重点考虑其是否具备一定的数字化实操技能。人才是保证高校档案管理成功走向数字化并取得良好管理实效的核心力量。

4 总结

总的来说，高校档案管理走向数字化是时代所向，也是高校创新发展的重点表现之一，不仅有利于档案管理工作的优化，更便利了工作人員的日常管理和全校师生的使用。为此，高校应加大构建档案数字化管理体系的力度，同时保证档案资料的安全和完整。

参考文献

[1]靳红.信息数字化对高校档案管理的影响[J].电子技术与软件工程，2018（21）：239.

[2]季轩.高校档案管理创新及档案管理数字化探索[J].产业与科技论坛，2016（15）：209-210.

[3]罗瑶.高职教学档案管理工作刍议[J].科学大众（科学教育），2015（10）：151.