概述提高档案管理软件检索效率的方法

殷海波

摘 要：随着我国科技的进步，现在计算机和软件越来越广泛的应用于我们生活和工作中，给我们带来了很大的便捷，在档案管理中也由传统的手工管理模式转化为信息化管理模式，提高了工作效率同时也使档案管理更加具有科学性和专业性，由于管理的档案类别、种类比较多、繁杂，所以档案管理软件检索功能有效解决了此问题，可以快速找到所需要的文档，并通过检索可以避免文档名称的重复，进行区别保存，以便后期的使用和查阅。但是如何合理和高效的运用软件检索来提高档案管理的质量是需要我们进行深入研究的。本文将对提高档案管理软件检索效率的方法进行具体分析。

关键词：档案管理软件；检索效率；提高方法

1 档案管理软件检索的概述和优点

1.1 概述

档案检索就是把档案材料的内容和形式特征记录下来，存储在各种检索工具中，根据利用者的实际需要，方便及时地把档案查找出来，充分发挥档案的作用。档案检索包括档案信息存储和查检。档案信息存储是指将档案中具有检索意义的特征标识出来，加以编排，形成检索工具的过程；档案信息查检是指利用检索工具查找所需档案的过程。档案检索工具是沟通档案信息资源和利用者的一座桥梁也是档案信息存储和查检的一座桥梁和通向档案宝库的一条捷径。所以在档案管理中使用软件检索是具有重要的意义，是档案管理发展的必经之路，也是现在档案管理工作的一部分，提高工作效率的同时还能提高工作质量。也体现出了档案管理的先进性、专业性。

1.2 档案管理软件的优点

1.2.1 档案电子版管理比纸制化管理更加便捷、时间更长

原始的档案管理都是根据档案年份进行纸制的登记造册，但是由于档案每年都在增加，给管理和储存带来了一定的难度，所以对于原始档案国家已根据不同行业出台了不同的保管年限，如：对于企業财务中资料的银行对账单、银行对账调解表就规定了保管年限为10年，到期进行销毁，但是如果是大企业或即将上市的企业就会面临审计工作，对于企业成立以来的所有经营情况和资料都要审查，如发生在10年，那么有可能就找不全相关资料，但是随着信息化的应用，在工作中就可以避免此类问题发生，可以在发生时用复印件或扫描机将纸制的扫描成PDF格式进行电子保存，或利用U盘等设备进行存档，也可以设置专门的档案保存系统，定期将档案进行归纳保存，以便于后期的使用、查找和应用。

1.2.2 提高了管理人员的工作效率

档案管理工作是繁琐、工作量比较大的工作，而且还需要不断的对档案进行更新、整理和完善，还需要不断的为相关部门或人员提供查找、借阅、归还等工作，并要定期进行防虫、防潮等检查工作，还要时时对档案的情况进行掌握，使档案管理工作一直处于一个不高的水平上。但是应用信息化技术对档案管理解决了很多的繁琐问题，使工作变的更加简单化，也使人们能从劳动力转化为真正的管理人员，对档案进行整理、归类和编研。如：查找档案时，原始的方法是先查找档案的类别，根据类别查找相关的目录，在根据目录去查找具体编号和存放位置，再去查找实际的纸制文档，如果其中一个环节出现问题就有可能找不到所需要的档案，会浪费大量的时间，但是利用档案管理软件的检索功能就会很轻松的找到所需要的档案，只需要前期登记好档案的基本信息，如名字就可以通过软件检索功能找到档案的存放位置，大大提高了工作效率。

1.2.3 对档案的可控性

在档案管理软件中可以按类别、种类、时间等多种方式进行档案的管理设置，也可以对于如：销毁的档案进行特殊设置，设置提醒功能，到期让软件自动发出提示，进行销毁工作，减少因人为操作而产生的失误。同时对于档案的状态也可以随时查看，可以做到对档案的有效控制。

2 提高档案管理软件检索效率的方法

2.1 建立健全管理制度体系

管理制度始终是一项重要的保障，我们必须从人员的管理到软件、硬件要求都作出明确的规定。如：档案利用制度、文档管理制度、系统运行环境安全管理制度、电子档案管理制度等。

2.2 做好档案资源基础登记、整理工作

做好档案的登记、分类等是开展档案管理的基础工作，要注重自身行业特点与数字档案信息系统的要求，重新制定出适合本馆、本行业的著录细则，指导具体操作。

2.3 建立健全档案信息系统检索工具

目前档案信息系统检索工具主要有：1）目录检索工具。指以一个档案馆或档案室为基本著录单位，将一批相关档案的著录条目，按照一定次序编排而成的检索工具。如卷内文件目录、分类目录、主题目录、专题目录等。2）题录检索工具。是将档案中的各种名称按一定的排检方式编排而成的检索工具，是保证检索查准率的关键工具之一。要统一规范档号、存放位置等题录内容，补全题名、责任者、日期等要素，对责任者、机构简称等名称记录一致，避免识别不清的情况，增加误检率。3）文摘检索工具。能更为详细的揭示档案文件内容的检索工具，对重要档案、超文本档案建立文摘检索工具，将更方便查阅。

2.4 加大对档案信息系统检索功能软件的投入

信息检索技术决定了查询效率，档案信息资源系统检索功能，不仅要支持一般的全文检索，而且支持组配检索、ANT检索等多种检索方式，从而提高检索效率。档案网站是档案信息系统服务用户的重要窗口，建设多层次、多类型的档案信息服务网络，形成网站群，提供搜索引擎或针对多级用户的普通检索与高级检索功能。

2.5 建立高素质的档案人才队伍

档案工作者要承担档案资源信息化、网络化、数字化的开发、传播、利用的重要角色。档案工作者不再是“看家守业，坐等利用”的管理员了，而是要具有一定现代科学技术能力的档案专业人才。所以在这个历史转折期，档案工作者要切实做好角色的转变，才能适应时代的要求。

3 结语

提高档案管理软件检索的效率对档案管理具有重要的意义，所以要建立健全相关管理制度，做好档案的各项的登记、整理、汇总等工作，科学合理的设置软件的检索功能，为档案管理软件检索提供有利的支持，还要不断提高档案管理人员的工作水平和素质，从而使软件检索功能更好的应用于档案管理中。

参考文献

[1]王兰成，曾琼.基于本体的知识检索模型及呈现技术研究[J].图书情报工作，2009，53（5）：98-102.

[2]专利审查指南[M].知识产权出版社，2010.

[3]田力普.发明专利审查基础教程.审查分册[M].知识产权出版社，2012.