信息化背景下行政事业单位档案管理工作创新研究

于昌永

摘 要：档案管理工作是行政事业单位最基本的工作，对于管理单位事务，促进与社会各界的广泛合作具有重要意义。随着信息技术应用的不断延伸，行政事业单位做好档案工作越发离不开信息技术的支持。同时在技术升级中，却又暴露出一些不适应新发展和新变化的管理问题。为此，需要相关人员创新档案信息化管理的思路，针对性解决目前存在的问题。

关键词：信息化背景；行政事业单位；档案管理工作；创新

信息资源能够满足人们的特殊需要，服务社会，具有极高的使用价值。这一认识已经逐渐成为社会各个领域的共识。作为信息的一种，档案的价值却容易被忽视。档案管理工作看似简单，实则具有相当的技术性[1]。因此，相关人员必须提高重视程度，保证档案工作科学高效，切实提升档案管理工作的科学化信息化水平。

1 行政事业单位档案管理工作普遍存在的问题

1.1 對档案管理工作的重视程度不高

当前行政事业单位对于档案管理工作的意义已经有了正确的认识，但相较于发达国家而言，还停留在一个较低的水平上。领导提出加强档案管理工作后，实际执行情况却缺乏力度，不能对其进行充分的利用。一些员工只能认识到档案管理的表面作用，甚至会将之归类到日常琐事中。对现有档案资源的利用存在较为严重的形式化。又因为缺乏制度建设，导致部门间职责不清，互相推诿的情况产生。

1.2 档案管理工作的现代化水平不高

随着现代化建设的程度不断加深，行政事业单位率先引进先进的设备用于日常工作之中。档案管理工作因此获得极大的便利。但实际工作中，相关人员对这些设备的使用停留在粗浅的程度，许多功能得不到充分利用。整体档案管理工作中存在着盲目性和随意性。缺乏统一的管理制度、管理手段和方法相对落后，现代化管理意识不足，仍然在采用传统的方法。这就导致档案管理工作的现代化建设水平不高。

1.3 管理人员素质相对不高

一方面档案学是一门综合性的学科，对档案工作者的知识面和专业素质都有着较高的要求。随着新技术和新知识的不断产生，档案人才的培养速度已经跟不上档案管理发展的需要。另一方面，我国行政事业单位中的档案管理只是日常工作的一部分，地位不高，人员配置并不专业，往往是从其他部门抽调而来。这就使得从业人员在专业技能和职业素养方面都存在很大不足。不仅缺乏专业能力而且工作热情也不高。

2 信息时代科技档案管理发展的方向

信息时代对档案管理工作的要求是更符合现代化要求，即将现代化的手段应用到日常管理工作中去。下文将简述其中三个最为主要的发展方向。

2.1 无纸虚拟化发展方向

计算机技术的发展使得档案管理实现了无纸化办公，改变了档案管理工作的模式。无纸化可以更快捷方便的实现信息资源的共享。虚拟化可以通过互联网连通无时间区域界线的特点，实现档案全球范围内的共享，从而丰富档案信息资源。资金投入少、可存储容量大，资源占用面积小是无纸虚拟化的优势，同时可以使得档案管理工作更加方便，用户检索也更加快捷[2]。

2.2 微缩数字化发展方向

微缩数字化即将微缩摄影与数码影像技术等手段应用在档案管理中。从表面看，这一手段是对档案利用现代化手段进行信息处理，将其转变成电子档案。在完成处理后，可以通过计算机设备设想智能化搜索，提高检索效率。通过对旧文档进行处理，可以压缩占用面积，而用数码影像技术处理影像后，可以实现高保真。通过电子文件的积累形成数据库，可以有效地减少实体空间占用。实现长期保存、实时查找。因而具有显著的可塑性和高效性。相比纸质文件具有无法比拟的优越性。

2.3 信息网络化发展方向

我国正在走一条高度信息化的发展道路，网络技术被广泛地应用到人们的生活、工作、学习之中。同样，为档案管理工作的发展奠定了技术基础。目前网络在企事业单位中覆盖率极高且完善。随着技术的进步，文件资料信息的安全得到增强，且因为电子文件签署具有鲜明的“印记”特征而能更容易的进行身份验证，从而保证了真实性。随着网络建设的发展和电子文件工作的完善，档案资源的利用程度将大大提高。

3 促进行政事业单位档案信息化管理的创新思路

3.1 健全完善档案管理工作制度，提升管理水平

针对目前行政事业单位档案管理方式和模式的落后现象，必要有针对性的制定完善的档案管理工作制度，健全档案管理措施。立足单位实际发展状况，制定发展目标和计划，进一步提升管理水平。

3.2 促进档案管理人员信息化档案管理意识是树立

行政事业单位档案管理人员树立信息化档案管理意识，可以从主观能动性方面提高档案信息化管理的效率。首先可以调动相关人员的工作热情，促使其不断进行专业技能和职业素养的提升。其次，在对传统档案的管理工作中，积极的进行创新。自觉地应用数字化、智能化、科学化的管理技术提升档案信息化管理水平和能力。

3.3 加强档案人才培养机制

提升答案信息化管理水平人才是关键，针对目前行政事业单位档案管理人员素质较低的情况，需要将档案队伍建设，提高档案管理人员素质放在首位。加强人员培训，提高信息化管理意识和实践能力，鼓励创新。同时，注重考核和监督。各业务部门设立应设立专职档案员，细化分工，明确职责，严格审查。建立纠错机制，确保档案信息真实准确。

3.4 大力推进信息化档案管理进程

实现档案管理的信息化和现代化是时代发展的必然要求。因此，行政事业单位应结合自身工作实践有效融合现代信息技术推进信息化档案管理。首先要对档案信息资源的交换、共享进行统一管理，保证其安全性和规范性，借此不断积累档案信息资源库。受无纸化、数字化办公的趋势的影响，行政事业单位应加快文书的数字化进程，减少人力、物力、财力的浪费，同时可以提高档案信息的准确性和安全性[3]。

3.5 切实发挥数字化、信息化档案管理的服务功能

随着时代的进步，档案资源的载体呈现出了多元化的趋势[4]。数字档案可以解决旧档案保存、管理、使用的困难。对于一些贵重档案的保存十分重要。同时，面向客户需求时，可以通过计算机技术对档案信息进行归类，方便进行查询。减少了工作人员的工作量和借阅所需要的时间，提高了办理手续的效率。行政事业单位在推行档案信息化时，需要不断完善资源共享、异地查询、统计分析等功能。同时要不断丰富资源数据库，及时更新档案状态，加强公共服务功能。真正发挥档案为单位管理提供专业、科学、准确的数据资料的功能，从而提升整个行政事业单位的管理水平和综合实力。

4 结束语

在信息化背景的今天，行政事业单位档案管理工作结合网络信息技术，能够切实提高工作的流程规范性、提高档案管理工作的效率，实现了档案资源的高效利用。因此，行政事业单位档案管理人员需要加快信息化档案的建设工作。推进档案管理的科学化和信息化的进程。

参考文献

[1]黄莹.信息化背景下事业单位档案管理工作创新[J].中小企业管理与科技（下旬刊），2019（01）：15-16.

[2]武晓强.信息化背景下行政事业单位档案管理工作的创新研究[J].兰台内外，2017（04）：68.

[3]岳畅.信息化背景下行政事业单位档案管理工作创新研究[J].兰台世界，2017（S1）：148.

[4]张晓晨.信息化背景下行政事业单位档案管理路径初探[J].办公室业务，2017（13）：112.