对当前人事档案工作重要性的浅析

谭延良

摘 要：人事档案在我们的日常工作和生活中起着非常关键的作用。它是对职工个人学习经历和工作履历的客观记录，是记载人生轨迹的重要依据。本文从我国人事档案管理的社会价值入手，对人事档案管理的重要性进行了论述。

关键词：人事档案；重要性；价值

1 人事档案管理的社会价值

人事档案的社会价值取决于其社会属性。人事档案是我国人事管理制度的一项重要特色，它是个人身份、学历、资历等方面的证据，与个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩，具有法律效用，是记载人生轨迹的重要依据。人事资料的形成与人事管理活动密不可分，人事档案工作的现实意义决定了人事档案存在和利用的社会价值。在计划经济时期，人事档案是国家机关和企事业单位人员身份的重要凭证，也是各项人事管理工作的重要依据和参考；人事档案工作是组织人事工作的有机组成部分，在组织人事管理体系中占有相当重要的地位。在市场经济条件下，随着信息技术的广泛应用，信息已成为重要的社会资源，信息的收集利用也成为一项具有战略意义的社会工程，人事档案作为信息的主要载体之一，其社会价值得到了巨大提升。像是人力资源配置、企业人事管理和社会保障等都依靠于人事档案工作。因此，人事档案管理工作的社会价值是毋庸置疑的，人事档案工作的提升发展至关重要，几乎关系到每个人的切身利益。

2 我国人事档案管理中存在的主要问题

人事档案与职工的切身利益密切相关，包括了个人学习、工作经历、生活状态和工作成绩等内容，是职工享受各种社会待遇的凭据以及解决劳动纠纷的依据。随着社会的不斷进步，旧有的企事业人事档案管理办法已经不能满足新的社会发展趋势和新型劳动力市场的需求，出现了许多现实问题。

2.1 人事档案存在多头管理问题

人事档案管理经过多年的发展，但目前的人事档案管理仍处于新旧体制转制时期，管理模式主要是沿袭旧体制。人事档案普遍由单位、部门统一管理，具体包括党委组织部门和政府人事部门的人才流动服务中心、劳动部门的就业服务中心、教育部门的毕业生就业指导中心、企事业单位的主管部门以及有人事管理权的国有企事业单位。这种多头管理反映了传统“档随人走”的人事管理模式，它一方面束缚了人力资源按照市场需求配置流动，另一方面也影响了人事档案管理的质量。近年来，随着高校毕业生就业体制的改革和人事代理制度的逐步推行，在毕业生学籍档案的管理上，个别部门拘泥于传统管理模式和自身利益的诱因，档案管理权限还存在着一定程度的矛盾冲突。

2.2 部分单位的职工档案存在着客观性、准确性、完整性差的问题

因为档案管理员没有严肃、负责地填写好档案材料，致使有的档案错漏百出。职工档案中记载的出生时间、参加工作时间前后不一致，工作经历记录不完整等。有些单位的领导认为职工档案没什么用，不给新招录的职工建立档案，甚至随意更改，给劳动保障部门办理职工失业、退休等手续增加了困难。

2.3 档案管理人员专业性有待提高

档案管理是一项政策性、规范性很强的工作，需要从业人员具有一定的政治素质和业务能力。同时，许多单位的档案室设备陈旧，管理手段落后，距离规定标准还有一定差距。有的单位对档案管理只满足于不丢失，装进袋子，锁进柜子。

3 加强人事档案工作的主要措施

要改革现行“人档合一”的人事档案管理体制，建立用人与管档相分离的人事档案管理体制，按照“人档分离”和集中统一的改革思路，将政府人事部门所属人才流动机构、劳动部门所属就业服务机构、教育部门所属毕业生就业指导机构以及政府其它部门所属的相应机构承担的人事档案管理职能剥离出来，将国有企事业单位的人事档案管理权重新收回来，归政府所有，成立政府所属的统一的人事档案管理中心。除公务员身份的人事档案仍由党委组织部门管理外，企事业单位人员（包括改制破产的企事业单位置换身份后的人员）、大中专毕业生、非公有制单位的人员以及其他社会流动人员的人事档案统一由政府所属的人事档案管理中心管理。人事档案管理中心应设立为不以盈利为目的的公益型事业单位。严肃档案管理，以制度化、规范化为基础，提高档案的内在质量，为人事工作提供准确、真实可靠的数据。

改善人事档案管理设施，提高档案管理人员素质。现阶段的人事档案管理不论是在档案保管、保护还是开展档案业务工作，对所需的设施都提出了更高的要求。现代化的设备和技术手段是实现人事档案管理现代化的物质基础。人事档案管理部门要积极争取上级支持，改善档案管理设施和设备。首先是要建立坚固的防火、防潮专用档案室，档案室内配置铁质的档案柜、空调机、除湿机、灭火器等设备，定期对库房的防火、防潮、防蛀、防光、防高温的设施和安全措施进行检查。其次是根据单位资金实力，合理配置计算机、复印机、扫描仪、数码相机等现代化设备。这些现代化设备的使用，尤其是人事档案的计算机信息化管理，将把档案管理从传统手工操作中解放出来，减少对档案材料的磨损，延长档案寿命，减轻档案人员的劳动强度，提高工作质量和工作效率，促进人事档案工作标准化、规范化、现代化，为领导决策工作开展提供及时、准确、详细的人员信息。档案管理是一项政策性、规范性很强的工作，需要从业人员具有较高的政治素质和业务能力。因此，要不断提高人事档案管理人员的素质，加强业务培训，系统地学习党和政府制定的有关人事工作的政策、法规，用新的人事工作知识武装头脑，开阔眼界，指导工作，以适应新时期对人事档案管理的新要求；同时教育档案管理员要坚持原则、严守纪律、遵守制度、保守秘密、严谨认真、吃苦耐劳、甘于奉献。人事档案可以证明一个人从学校到各个工作岗位不同时期的人生轨迹，是工作经历的记录，是组织、人事工作不可缺少的重要依据，在各类人员的合理分配、人力资源的合理利用以及行政、事业单位结构调配方面发挥着重要作用。人事档案中还涉及到很多方面的问题，诸如养老保险、医疗保险、失业保险等国家推行的福利政策。它在个人办理相关手续时，比如报考公务员、工资提升、职称评定以及退休、办理养老保险、办理出国手续等，都是最原始的依据，核定个人身份、工龄连续计算、人社系统核定工资待遇等，人事档案是最有力的依据。因此，对于我们每一个人来说，都十分重要，我们一定要重视它。