浅谈知识管理视野下军工企业固定资产投资项目档案管理

万灵艺

摘 要：随着知识经济的发展越来越迅速，知识资源对于提高企业竞争力发挥着越来越重要的作用，企业也逐步开始重视知识组织内部知识资源的管理。本文截取企业管理中军工固定资产投资项目档案管理这一方面，试运用知识管理的相关概念和方法，从知识资源的鉴别与创造、获取与存储、共享与应用等方面探索军工固定资产投资項目档案管理的新途径与新方法。旨在为军工固定资产项目档案的知识管理提供一些借鉴。

关键词：军工企业；固定资产投资项目档案；知识管理

当今世界经济已经进入知识经济的时代，知识资源相比其他物质资源在推动生产力方面发挥着更大的作用，知识资源的高效管理更是提高企业创新能力增强企业竞争力的有力武器。如何对知资源进行高效的管理也是企业值得深入探讨的课题。我们试着截取军工企业管理中固定资产投资项目档案管理这一小小的点，结合实际，运用知识管理的相关概念和理论，即对知识、知识创造过程和知识的应用进行规划和管理，探讨项目档案知识管理流程和方法，以全新的视角来剖析固定资产项目档案管理。

军工固定资产项目档案是指在项目提出、立项、设计、施工、竣工以及工艺设备仪器申购、研制、安装、调试和维护使用等过程中形成的各种形式、各种类别、各种载体的档案。固定资产投资项目档案真实反映了项目建设的全过程，准确揭示了项目竣工的最终状态，为项目的追溯和后评价提供了原始材料和依据。项目档案管理的质量和水平直接影响了项目管理的质量和水平。军工企业的固定资产投资项目档案管理有着自身的特点。一是，项目档案管理有着清晰的流程和严格的考核制度。项目档案管理是军工固定资产项目管理中的重要环节，有其固有的管理流程和严格的节点考核制度；二是，项目档案具有一定的涉密性，部分军工项目档案属于涉密项目，对于档案管理的要求较高；三是，项目档案管理水平的高低在一定程度上取决于项目档案管理人员水平的高低。针对军工固定资产投资项目档案管理这些特点，传统的项目档案管理方法对于管理质量和管理效果的提升已经到达了瓶颈阶段，而引入知识管理的概念和方法，在一定程度上可以开辟项目档案管理的新方向。

军工固定资产项目档案管理在横向上包括项目档案的收集、整理、立卷、归档，项目档案的验收，项目档案的保管与利用；在纵向上又涉及基本建设类型档案的管理和设备仪器类型档案的管理；档案信息化等内容。在引入知识管理的概念后，针对项目档案的管理活动不再是固定的横向或纵向的模式，而是把整个管理活动整合成一个立体的知识资源库，在这个知识库里分布着各种形态的知识资源，有的被编辑成为项目档案相关规章制度，有的散落在相关系统中，有的只储存于个别档案人员的头脑中。这些知识资源杂乱无章、不成体系，无法进行有效地利用。这就需要我们对这些知识资源进行合理的整合，通过知识管理的活动最大限度地发挥知识资源的作用，从而达到提高项目档案管理的质量和水平的目的。

针对军工企业项目档案管理的特点，结合知识管理的相关理论，项目档案知识管理活动可以概括为三个部分：知识资源的鉴别与创造；知识资源的获取与存储；知识资源的共享与应用。

1 知识资源的鉴别与创造

首先，明确整个项目档案管理活动中包含哪些知识资源，这些知识资源是存在何处，处于何种状态。弄清楚了这些问题，一张清晰明了的项目档案管理知识地图就清晰可见了。利用知识地图，我们可以通过一系列活动增强巩固已有的知识并探索新的知识。

按照知识资源的表现形式，知识可以分为显性知识（以文字、符号、图形等方式表达的知识）和隐性知识（未以文字、符号、图形等方式表达的知识，存在于人的大脑中）。本单位项目档案管理活动包含的显性知识主要有：1）各类相关档案管理标准、规章制度，如《固定资产投资项目档案管理规范》、《固定资产项目档案工作管理办法》等。此类知识资源虽说已经被转化成文字记录下来，实际上却是分散在各处，有的编于行业标准中，有的属于上级公文，有的收录在本单位规章制度内。2）历年历次项目档案验收形成的有价值的文件，如《档案工作情况报告》、《项目档案业务指导书》、《档案验收意见反馈单》等。这些知识资源也是分散在各个项目的档案中或是档案工作人员个人保管的文件中，未进行有效的分类整理。3）与项目档案管理有关的培训教材、读书笔记等。这类知识资源涉及的主题内容多有重复之处，且时效有限。4）本单位档案管理系统及国防科技工业固定资产投资项目档案目录综合管理系统等各类系统中的各类数据。这些数据只是依附系统独立存在，没有深入挖掘数据背后潜藏的知识资源。

项目档案管理活动涉及的隐性知识主要来自于从事项目档案管理档案人员长期工作总结出来的经验、技巧和方法。这些知识资源在实际工作中发挥着重要的作用，却难以被分享和利用。

2 知识资源的获取与存储

根据知识地图，我们需要总结和抽取有价值的知识资源，经过选择、过滤、加工、提炼以后为下一步的分享和利用打好基础。

针对上文总结出与项目档案管理相关的显性知识资源，部分通过编研的方式，重新对这些分散的知识进行筛选、过滤、分类、整合，形成全方位的，体系化的更便于分享和利用的项目档案知识模块。例如将所有涉及项目档案的相关文件汇集到一起，编制目录、分门别类、建立索引，方便查找参考；历年历次的档案验收文件按年度、按项目进行整理汇总，重点将历次的《验收意见反馈单》进行整合，按类别按问题性质将问题分类，形成单位项目档案验收问题库，总结项目档案验收中出现的问题，指导和警示今后的项目档案验收工作；收集、汇总、整理历年历次项目档案培训教材，按照时间、主题、讲授人进行分类，整合相同相近内容，提炼精华内容，形成项目档案培训教材合集。延长项目档案培训的时效，供相关人员长久地学习借鉴。

根据本单位实际情况，存储于各个系统里的数据分为两种类型：一种是项目档案目录信息，一种是项目档案验收相关信息。对于档案目录信息知识资源的获取，多数情况是有目的性地运用数据挖掘的方法对这些数据进行分析。例如统计分析出设备仪器的年检状况、与某个特定厂家签订的合同数量及情况等。项目档案验收相关信息则有一些获取的重点。利用对项目档案验收专家信息的搜集和分析，可以建立本单位项目档案验收专家库。结合上文部分编研成果项目档案验收问题库及项目档案培训教材合集，细化出项目档案验收专家擅长的项目档案类型及关注的重点，形成项目档案验收专家黄页。在需要邀请外部专家时能更具有针对性，充分利用诸如此类的外部知识资源。以上的编研的成果或是分析结果可以以纸质的方式保存也可以存储在相关系统中，便于有需求的人员随时查阅。

怎样把储存在人脑中看不见摸不着的隐性知识资源外化为有形有质的可分享可利用的知识资源，根据实际情况，笔者总结了几种方法以供参考。一是，邀请项目档案工作丰富经验的人员进行交流授课，将他们的经验经历以课件或教材的形式固化下来。二是定期举行有关项目档案特定专题的研讨会或者头脑风暴，一次探讨一个专题或解决一个问题，形成会议笔记或纪要。三是实行导师制和教练制，将有项目档案工作经验的员工与新员工进行配对，进行隐性知识的教授与传递。这几种方法也只能挖掘部分隐性知识资源，对于隐性知识资源的开发还有待进一步研究。

3 知识资源的共享和应用

获取和存储知识资源的最终目的是为了使知识资源得到更大范围的共享和更深层次的应用。

被发现、获取并存储下来的固定资产投资项目档案知识资源不仅仅是供档案人员参考学习，更重要的是要扩大知识资源的共享交流范围，项目管理者、项目建设者、项目参与者、任何有此方面知识需求的人都可以共享并丰富这些知识。这就需要知识资源最后呈现出来的成果的易用性高，存储知识平台的应用范围广。

知识资源在获取和储存下来后必定是以一定的形式呈现出来。这些成果的获取的难易程度，使用的便捷程度都直接影响着知识资源的共享和利用。不以共享和利用为目的的项目档案知识资源的获取和储存，那么存储下来的知识资源只是在闭门造车，无法发挥知识资源应有的作用。知识资源的共享和应用是要让知识资源流动起来，任何有知识资源的人和有知识资源需求的人都能够无障碍地对现有的知识资源进行增添补充，也能够快速便捷地获得自己需要的知识资源。具体针对固定资产投资项目档案知识资源的共享和应用，一个面向所有相关管理人员的系统平台可以提供項目档案管理相关的各类知识资源，方便有知识需求的人随时随地地获取自己想要的知识资源。同时，允许相关管理人员在平台上自由地交流，不断更新补充已有的知识资源，扩充项目档案知识资源体系。

对知识资源的利用也不仅仅局限在了解的层面，更要运用知识来指导工作实践，在工作实践中又不断地丰富知识，更新知识。相对于被动地学习知识、获取知识，更重要的是在整个组织形成一种善于获取、乐于分享的知识文化和知识氛围。人人有知识资源意识，愿意并乐意分享知识，交流知识。首次，对于组织内部知识文化的建设必须自上而下开展，领导对于知识文件建设的重视是至关重要的，只有领导层面重视知识资源，一切有关知识资源的工作才能顺利实施。其次必须建立行之有效的促进知识资源分享与利用的奖惩措施，依靠合理的激励和惩罚措施，才能调动起组织内员工对于知识资源分享与利用的积极性，主动地去分享知识和利用知识。再次必须形成完善的知识资源分享与利用的规章制度，把知识资源的分享和利用列入组织内部规章制度的层面，知识资源的分享和利用才能落到实处，成为人人遵守、人人执行的常规动作。在组织内建立与形成良好的知识文化和知识氛围，不仅仅有利于固定资产投资项目档案管理，对于整个组织的管理更是有极大的助力。

在知识管理这个新的视野下，拓宽了固定资产投资项目档案管理的新渠道和新方向，将项目档案管理中的知识经验、专业技能通过一系列方式固化成为可共享可应用的知识形态。在进行具体管理事务时，根据需要随时调用不同的知识资源，提高工作效率，促进员工的创新能力和知识储备，提升单位整体项目档案管理水平。固定资产投资项目档案的知识管理虽然知识截取组织内部管理一个微小的点，但是在进行相关知识资源管理的同时对于整个组织内部知识文化与知识氛围的形成也起到了一定的积极意义，有助于将知识管理的理念贯彻到整个组织的管理中去。

参考文献

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