规范公文用语的重要性

赵睿

摘 要：公文具有庄重严肃的格调，是服务于法定机关和组织的实用文体，是进行公务活动的重要工具。公文的性质和特点决定了公文用语必须严谨规范。本文首先简述公文概念及其特点，再结合公文用语基本要求重点分析工作中遇到的常见问题，并针对问题，论述如何做到规范用语，以期为后续的公文撰写提供参考。

关键词：公文语言；庄重；规范；应用

公文，在党政机关、国有企事业单位中得到广泛应用，其能够言简意赅的表达核心内容和主题，实现重点信息的高效率传递，因此是机关组织工作的重要工具。科学、准确地运用语言，是从事公文写作人员履行自身岗位职责的基本要求，也是拟好公文的必备素质。

1 公文概念及其特点

1.1 公文概念

公文即公务文书，是法定机关与组织在公务活动中，按照特定的体式、经过一定的处理程序形成和使用的书面材料，又称公务文件[1]。

公文是上情下达、下情上传的“桥梁”，在一定程度上代表着企业形象，体现着干部员工素质，反映着工作的严细实程度，更关乎内部管理与对外沟通的效能，因此在企业管理中发挥着重要作用。中共中央办公厅、国务院办公厅《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）中明确规定党政机关公文概念：党政机关公文是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况的重要工具。

1.2 公文特点

公文的性质决定了公文所必有的特点。认识和掌握了特点，能更加精准地领会公文、把握公文、撰写公文。

1）法定的权威性。在党政机关、国有企事业单位职权范围内制发的公文，均代表本级机关的要求，体现本级机关领导和管理意图，要求所属企事业单位、机关部门必须严格遵照执行，并配套相应的纪律和行政措施加以约束和保证。因而，具有依法行政的权威性和依法依规管理的约束力。

2）读者的特定性。是指公文的读者对象是明确的、特定的。读者非读不可，该贯彻的贯彻、该落地的落地，该反馈的反馈，有着强有力的行政约束力。这些都不存在读者对象愿不愿意处理的问题，均为岗位职责所使然，分内工作必须完成。

3）主旨的直白性。公文主旨的表述不同于文学作品的主题，它是以事论事、据理明事，从具体的客观事实中直截了当地阐明行文机关的意图和指向。是什么，不是什么；赞成什么，反对什么；应当怎样行为，不应当怎样行为，都必須准确无误地明确传达给受文机关。

4）材料的真实性。是指公文所选用的一切材料必须客观、真实、准确。因为公文是传达和贯彻党和国家方针政策的重要工具，是用来指导实践、推动工作、处理实际问题的严肃文件，它所选用的材料，都必须是客观存在的事实。

5）程式的规范性。公文经过长期的理论创新和实践积累，逐渐形成了当前比较固定的规范程式，如公文格式、行文规则、行文关系等。《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）作了明确规定，国家专门出台了《党政机关公文格式》（GB/T 9704-2012），各级党政机关和部门必须严格遵照执行，不得违反。

6）语言的严肃性。公文在语言表达上具有庄重严肃的格调，容不得半点含糊其辞、模棱两可。这种庄重严肃具体表现在公文语言的确切、简明和平实上。

7）效用的时限性。公文是依法行政和进行公务活动的重要工具，为解决实际问题和为现实工作服务的，因此公文的撰写、传递或传输、处理均有时间上的要求和限制，延误了时间，便贻误工作，失去自身价值。

2 公文用语基本要求

公文用语是表现公文特色的规范化语言，是在公文语体要求下的特有用语，要符合庄重、准确、朴实、精炼、严谨、规范等基本要求。

2.1 规范精炼，准确达意

公文用语要简洁明快，平易朴实，通俗易懂，自然无华，用精炼的文字表达最丰富最明确的内容，杜绝一切大话空话套话。语言要合乎事实、合乎逻辑、合乎语法，判断要准确，推理要周严，所用引语和数据等要精确无误。规范化使用书面语汇，慎用或少用口语、方言、网络语。

2.2 思想积极，主题明确

公文所反映的理念思想要明确鲜活，使受文者能够准确掌握公文的要旨和精髓。一是公文的观点和材料的统一，准确地提炼公文观点和恰当地选择能说明观点的典型素材，使观点统辖材料、材料论证观点，相互佐证；二是围绕中心，突出主题，详略得当，明确朴实，切忌废话、空话，硬靠硬套，照搬照抄。

态度要鲜明。公文大都是为了指导和推动工作，要干什么、不能干什么，坚持什么、反对什么，必须态度鲜明，不能模棱两可，要让读者一接触文件就能了解其基本指导思想、主要意图和所表达的目的。例如“明确宣布”“不经……批准……，不得……”“均为责任事故”等，这些语言从形式、内涵、使用之处来看，都是很鲜明的语言，表达的态度非常明确。

2.3 逻辑通顺，修辞得当

逻辑通顺是指公文语言应符合逻辑要求，主语、谓语、宾语、定语、状语和补语等元素齐全，无明显歧义和成分缺失问题。一是公文中所讲的概念必须正确、精准，判断、推理必须符合辩证逻辑与形式逻辑的原则和规律；二是公文中所反映的基本立场、观点、政策、措施必须正确，符合客观实际与事物发展的基本规律。

修辞方面，因公文性质和作用较为特殊，不同于文艺作品，公文语言尽可能不要使用隐喻、暗示、夸张、渲染等手法[2]，只需透彻地点破实质，摆明道理，让人准确理解即可。如在公告中，写明“伟大的市政协代表团莅临我公司进行工作指导”，该文中，“伟大的”一词用于修饰市政协代表团并无必要，反而产生画蛇添足之嫌。修辞强调对关键内容进行突出即可，如“庆祝改革开放总设计师邓小平同志诞辰XX周年”，“改革开放总设计师”作为“邓小平”的修饰，有效对人物进行突出，修辞得当。

2.4 庄重严肃，权威可信

公文多在党政机关、国有企事业单位中广泛使用，行文机构性质也决定了公文的自身价值，语言必须庄重严肃，非必要情况下无需引入过多诙谐幽默、地方文化等元素。如某地准备进行文艺汇演，可直接写明“某年某月某日，于党委办公楼前广场进行文艺演出，欢迎各界人士到场参加”即可，内容简练且庄重严肃。如果写为“某年某月某日，于党委办公楼前广场有人进行表演”，语义虽然不受影响，但表达效果并不理想，过于通俗，缺乏庄重感。

权威可信，是指公文传递的信息不容随意更改，在一些自上而下进行信息传递、指令转达的公文中，权威性尤为重要，如“关于响应市政府进行整肃市容市貌的号召”，其中“市政府”一词有效加强了公文的权威性，明确了“号召”的来源并非个人或非官方团体，具有了理想的可信性。

3 公文用语常见问题

一篇好的公文是修改成的。从这个意义上讲，公文写作要讲究遣词炼句，只有文通字顺，句稳词妥，才能准确无误地将发文意图表达清楚明白。但在日常工作中，一些常见错误，导致公文不能严谨体现本义。

3.1 语不对体

公文的语言运用主要体现在语体上，语体就是在公文写作中体现出来的公文的语言风格和体式[3]。语不对体易导致内容失实，不够朴实。例：XX公司在一篇通报中表扬某位领导同志坚持深入实际时写道“渤海湾的每一座钻井台上都留记着他的脚印”，写他的高尚品德时说“他的风格之高为我公司近年来之最”，写他的基本状况时说“他爱人名叫李XX，他有1个儿子、1个闺女……”等。本例中均属语不对体，前两处属文艺用语，显得不平实；后一处使用了口语，不够庄重。修改时要将前两处用平实语言表述，后一处用书面语言表述。

3.2 词义误用

词义误用系指在公文写作中对词汇意义的误用，即把对此事物的概括反映到了彼事物上。例：XX石油分公司在某份文件中写道“最近以来，职工在上班期间里，很少有干私活的现象发生”。XX政府某份文件里有“地震给唐山造成极其严重的损坏”的语句。“期间”是个大概念，用在这里不妥，应当使用“时间”这个小概念。损坏和毁坏词义相近，但程度和情感色彩不同，此处把本应使用“毁坏”的词用了“损坏”，造成词义误用。

3.3 表述不当

表述不当易引起内容误读，有时会给执行层、操作层带来工作困扰。例：《XX省实施<党政机关公文处理工作条例>细则》中“同级政府和同级政府的部门之间可以联合行文；各级政府可以和上一级政府有关部门联合行文”。该例文中，分句语意不明，存在多种理解：一是政府可以和它的部门联合行文，二是政府可以和同级乙政府的部门联合行文，三是甲政府的部门可以和同级乙政府的部门联合行文。这就失去了公文指导作用，应修改成无歧义的表述。

3.4 违反逻辑

公文用语要符合逻辑。违背逻辑，会模糊公文的指向性。例：XX公司公文中先提出“对挥霍公款大吃大喝、屡教不改的，应当追究有关人员的行政责任，并承担一定的经济损失”，这一论题是正确的，但文中又说：“……对少数检查态度较好的，可不必再承担经济上的责任”，前后矛盾，违背了逻辑。本例的解决办法是将第二句所讲的不正确论述去除。

3.5 文句冗长

文句冗长易导致文章半文不白，拗口难懂，不能准确表达思想意图。例：XX石油局在某份文件中写道“为了保证我局今年的行政经费略有节余，各处室各项经费的开支要严格执行局领导根据上级财务部门要求制订的，并经局务会议讨论通过的《财务开支审批制度》，减少不必要的浪费”。应改成“为了保证我局今年的行政经费略有节余，各处室各项经费的开支要严格执行石油局发布的《财务开支审批制度》，减少浪费”。

3.6 滥用文学语言

公文的叙述用语要与所叙述对象的实际情况保持一致，语言要平实准确，不要使用文学用语。例：XX交通局在一起重大交通事故的报告中，谈到事故发生时情形写到：“……卡车翻下公路边的大沟内，急速翻滚，如坠万丈深渊……，车内人滚作一团，吓得魂不附体。”本例是想通过交通事故来体现重视交通规则，珍惜乘员生命的重要性，但“如坠万丈深渊”“魂不附体”等词语，均属文学用语，放在文中贻笑大方。

4 规范用语的重要性

通过以上案例可以看出，一篇公文，无论主旨如何正确、鲜明、深刻，材料如何充分、详细、具体，结构如何巧妙、合理、得体，但如果没有规范的语言作为载体，也不会取得令人满意的效果。公文语言运用得是否恰当得体，直接关系到公文的质量。所以，在公文写作中，必须下一番“刮垢磨光”的功夫，只有熟练掌握公文语言的特点及其运用规律，才能写出合乎规范的高质量公文文稿，充分发挥以文辅政的作用[4]。

5 规范用语的建议

遣词炼句是从事公文写作和打造公文精品工程的一项基本功和必備技能。只有掌握了公文遣词炼句的常用技巧，并在工作实践中不断加以运用和总结积累，才能更好地在公文写作中做到轻车熟路、精益求精，使公文更加精准地反映领导意图，充分体现公文写作者的价值创造。如何做到规范公文用语，可以参考以下建议：

5.1 正确理解意图，多思

古人云“学而不思则罔”，平时不但要会读书，更要会思考。公文是专业性、政策性很强的一种文体，行文之前，要正确理解把握对方意图，增强工作的主动性和预见性，通盘考虑所拟文种，如请示、报告、命令、决定等，选择相适宜的公文用语，才能正确传情表意。如，通知、报告、意见中常用引叙语 “现将”“业经”等；批复中常用表态语“同意”“拟同意”“不同意”等；请示中常用询问语 “妥否”“是否可行”等；报告中结尾常用“特此报告”等。

5.2 掌握模板样式，多学

公文写作有既定的格式和模板，不同文种，模板措辞、文意表述均不同。作为文字工作者，要想脑子里有货，必须学会学习和模仿。借鉴优秀公文，整理先进经验和做法，模仿他们的结构框架、语言措辞，拓宽调研领域，形成自己的公文写作思路。同时，掌握和遵循《党政机关公文格式》，用它处理和解决相应的实际问题，有利于公文处理的标准化、制度化和科学化管理，有利于提高办事效率。