对事业单位办公室档案管理的若干思考

田岳海 韩秀英

摘 要：事业单位要想实现规范、持久发展，就必须做好行政、文书、技术以及人力资源库等方面的档案管理工作。随着信息时代的到来，各行各业对信息的需求量在不断增加，而且，对于所有的企事业单位来说，做好档案管理工作都是至关重要的。基于此，本文将首先分析办公室档案管理对事业单位的作用，然后分析事业单位办公室档案管理工作中存在的问题以及相关的强化策略。

关键词：事业单位；办公室档案管理；作用；问题；策略

在我国社会经济快速发展的过程中，事业单位档案的数量也在持续增多，从而就使得我国的档案管理工作中产生了诸多变化和问题，要是不能采取有效措施来解决这些问题，就会对事业单位的长期发展产生严重影响。所以，事业单位必须要及时发现办公室档案管理工作中存在的问题，并采取措施对办公室的档案管理工作进行创新与调整，以此来跟上时代发展的潮流，实现更加长久的发展。

1 办公室档案管理对事业单位的作用

对于事业单位来说，做好办公室的档案管理工作是至关重要的。具体来说，办公室档案管理工作的作用主要体现在以下几方面：第一，办公室档案管理工作的开展可以给事业单位其他的各项工作提供更多基础的参考资料。第二，在事业单位的日常管理过程中，可以通过档案资料对工作效果进行合理评价，从而也就可以促使绩效管理的顺利开展。第三，在事业单位引进企业化管理与社会化人才机制以后，办公室的档案管理不但可以提供基础数据，也可以给单位的其他部门提供各种类型的文件与信息，促使事业单位可以合理地调整管理制度，其管理效率也就随之大幅度提升。

2 目前事业单位办公室档案管理中存在的問题

2.1 档案管理制度不完善

从目前来看，大多数事业单位都尚未建立起健全的档案管理制度，因此导致其实际作用难以得到最大化发挥。例如，很多事业单位没有对档案资料进行统一化管理，资料的编号杂乱无序，规格大小也各有不同，从而就导致档案的整编工作难以顺利开展与推进。此外，很多事业单位的保管与移交资料制度尚未健全，资料交接秩序混乱，从而就可能会导致资料的遗失，归档工作也就不能顺利开展。

2.2 档案管理的信息化程度较低

在信息化时代到来之后，事业单位的内部信息化水平也在不断提高，从目前来看，电子化操控已经普遍存在。但是，许多事业单位并没有意识到档案信息化管理的现实意义，从而就导致办公室档案管理工作的效率大幅度降低。此外，一些事业单位的档案管理设备陈旧，创新速度慢，难以跟上社会发展和科技进步的步伐。

2.3 管理人员的专业水平不高

目前，很多事业单位的档案管理工作人员在专业知识方面都有明显不足，而且有部分事业单位的办公室档案管理工作会安排非专业人员负责，从而就会导致众多问题产生。对于所有的工作内容来说，相关的工作人员都必须要有积极的工作态度和较高的工作热情，而且，一个事业单位的实际发展情况和工作人员的工作责任意识直接相关。但是，很大一部分事业单位的办公室档案管理工作人员的工作态度都不够积极主动，责任意识不足，在开展过程中不能做到对档案资料的及时更新，也没有耐心去发现和解决其中存在的问题，从而就会对事业单位的可持续发展产生严重的不利影响。

2.4 档案管理人员的档案意识薄弱

宣传力度不足是导致事业单位办公室档案管理人员档案意识薄弱的主要原因。事业单位要是没有对档案资料和档案管理进行有效地宣传，从而造成了工作人员的档案意识不足，然后也就会产生重单位建设轻档案管理的现象。

3 加强事业单位办公室档案管理的策略

3.1 完善档案的管理体系

随着信息时代的到来，事业单位必须要持续进一步提升档案资料的使用率，通过对档案的合理利用可以促使自身实现更好发展。具体来说，事业单位应该要更加重视办公室档案管理工作，通过定期地检查来随时了解档案管理的实际情况，从而也就能确保事业单位其他相关工作的顺利开展。此外，在开展档案管理工作的过程中，事业单位应该要不断地对管理规则进行调整与完善，使用更加科学有效的方式开展管理工作，这样不但可以最大化地节省人力、物力、财力的投入，还可以进一步地提高档案管理效率。在具体的工作过程中，经常会出现一些资料的变动，所以，事业单位的办公室档案管理工作人员必须要和社会发展潮流时刻保持一致，通过持续收集新的材料来进一步扩充档案库，以此来促使档案管理体系更好地为事业单位的发展服务，进而提高事业单位的档案工作质量。

3.2 实现信息多元化

第一，事业单位应该对办公室档案管理展开信息网络建设，只有这样才能够有效提高档案的管理水平与利用效率。此外，通过信息网络建设也可以实现纸张模式与电子模式的共同发展，不但可以有效利用传统的纸张管理模式的有利之处，而且也可以提高对网络管理的使用率。虽然将电子工具作为主要载体的档案管理工作也是由人对计算机进行操控，但是在这种方式下，计算机和档案之间有更加紧密的联系，只需在计算机上设置科学有效的管理程序，就能够实现对信息的自动管理。第二，不断提高档案管理工作效率，对传统的工作模式进行有效创新，例如，改变档案统计的方法，使用电子信息共享模式来根据每个部门的具体特点确定相应的信息统计步骤，对于办公室档案管理工作人员来说，可以使用网络进行资料的统计与整理，并对其进行核查和修改，以此来确保档案信息的实时更新。

3.3 提高档案管理人员的综合素质

为进一步提高事业单位档案管理工作的质量，就必须要对档案管理工作人员进行定期地培训，以此来提高工作人员的专业水平，帮助办公室档案管理工作人员树立起正确的工作意识，进一步提高其对办公室档案管理工作的思想认识。此外，在我国经济社会快速发展的过程中，信息化也得到了进一步地普及，所以，事业单位的档案管理工作人员必须要紧跟时代发展潮流，避免出现由非专业人员从事档案管理工作的情况。此外，事业单位也必须要加大对档案资料的保护力度，提高办公室档案管理工作人员的责任意识，定期检查档案管理工作的开展情况，及时发现其中存在的问题并采取有效措施进行解决。最后，虽然办公室档案管理工作看起来比较简单，但是实际的工作过程是非常琐碎与复杂的，所以，事业单位的办公室档案管理工作人员必须要时刻保持足够的耐心和高度的责任意识。

3.4 加强宣传力度

意识是行为的指导和前提，所以，为了进一步提高事业单位的档案管理效率，就应该加强对档案管理知识的宣传力度，以此来帮助办公室档案管理人员清楚认识档案管理的作用与意义。不仅要通过培训、考核等关键指标引导档案员全身心地投入工作过程，履行好自己的责任与义务，还要加强与主管领导沟通，争取人力、财力、物力的支持，这样单位的档案管理水平才会不断提升。

4 结束语

总而言之，档案管理是一项至关重要的社会工作。作为国家政治、经济、文化发展的重要支撑，事业单位的档案管理工作更是直接和事业单位的规范、持久发展息息相关。因此，事业单位的办公室档案管理方式应该尽可能地与和社会和单位的发展需求一致，持续创新传统的管理方式，添加新的理念，以此来提高事业单位办公室档案管理效率，促使其更好地为事业单位的发展服务。

参考文献

[1]孙海.信息化背景下事业单位办公室档案的日常管理与应用对策[J].办公室业务.2018.

[2]陈忠琴.事业单位办公室档案信息化管理合理化路径构建[J].人才资源开发，2017.

[3]陈晓敏.事业单位加强办公室档案管理的创新思路构架研究[J].办公室业务，2017.

作者简介

田岳海（1976-），男，汉，河北省石家庄市，副研究馆员，从事行政管理。