关于事业单位人事档案管理标准化、信息化的实践思考

陈起锋

摘 要：事业单位的人事档案牵涉事业单位内部人力资源的管理，对于事业单位的发展具有重要的作用。事业单位的人事档案管理标准化和信息化的管理实践对于事业单位吸收人才、促进事业单位自身的发展以及国民经济的稳步提升都具有十分重要的现实意义。因此，事业单位必须进一步加强人事档案管理的信息化和标准化的建设进程。

关键词：事业单位；人事档案；信息化

事业单位的人事档案主要是对单位内工作人员自身基本情况的记录，涵盖工作履历、受教育程度、政治思想面貌和奖惩记录等有助于事业单位了解员工的有效信息。传统的人事档案主要是以纸质形式来记录和保存的，随着计算机互联网时代的来临，人事档案的管理形式和管理方法也发生了巨大的变化。传统的纸质的记录和保存形式逐渐被计算机所取代，人事档案的管理逐渐变得信息化。人事档案的这一变化，有助于提升事业单位对人事档案的利用效率，简化人事档案的管理，降低人事档案管理员的工作强度，减少相关人员在工作中因为主观因素出现差错。

1 事业单位人事档案信息化管理的必要性

信息时代的来临对于人们的生产和生活方式产生了重要的影响，人事档案管理工作也不例外。在事业单位的人事档案管理工作中引入信息技术，实现人事档案管理的标准化和信息化具有十分重要的现实意义。

1.1 有助于实现人事档案管理的科学化

事业单位的人事档案的涉及的数据、文字资料繁多复杂，传统的人事档案管理模式主要是运用人力来记录、保存和管理。这种方式比较容易出错，而且耗时耗力，不利于人事档案管理工作的优化。实现人事档案标准化和信息化管理，有利于档案管理工作的科学化，运用信息技术可以高效地整理人事档案信息，实现人事档案管理的规范化和系统化。

1.2 有助于人事档案管理的发展

实现人事档案的标准化和信息化管理对于人事档案的管理工作有着显著的提升作用。将计算机信息技术引入人事档案的管理工作不仅仅是时代的要求，也是人事档案管理工作发展的需要，有效地帮助事业单位配置人力资源。

1.3 有助于提升人事档案管理的工作效率

实现标准化和信息化管理重要的作用是提升人事档案管理工作的效率，减少人事档案管理工作中出现的错误，简化工作程序，使得档案管理人员按照相应的规范进行人事信息的处理、保存和查询工作。

2 事业单位人事档案管理存在的问题

推动事业单位人事档案信息化和标准化建设一方面是由于信息技术本身的先进性，另一方面的原因是因为人事档案管理本身存在一些问题。

2.1 事业单位本身对于档案管理工作的重视程度不够

一般来说，事业单位人事档案管理与事业单位的组织活动并无直接的关系，很多工作的结果没有办法直接呈现，工作中的问题也比较隐蔽，很难被发现。因此很多事业单位对于内部的档案管理工作并不重视。即使在工作流程、办公设备上存在一些问题也往往大而化之，事业单位的人事档案管理工作进展缓慢。

2.2 事业单位人事档案管理信息封闭

事业单位的人事档案管理中没有统一的、通行的办法条例，所以很多事业单位往往使用自己的方法来保存和记录信息。在信息时代，很多电脑中的档案信息因为软件、格式的不同造成信息无法在部门与部门之间顺利流通，信息封闭，利用价值降低。

2.3 相关工作人员与岗位发展要求不匹配

很多事业单位认为人事档案管理就是一些简单文书处理工作，所以对于档案管理人员的要求不高。很多事业单位的档案管理人员并不是档案管理专业出身，对于档案管理工作并不了解。在档案的管理工作中，相关工作人员也缺乏学习精神，无法适应信息时代对于档案管理人员提出的更高要求。

2.4 人事档案管理没有形成科学体系

系统性是对很多工作的要求，但是由于种种原因，事业单位的档案管理工作没有形成科学体系，缺乏系统性。在实际的档案管理工作中，工作流程的缺失、模式方法的落后已经成为很多档案管理工作的掣肘。

3 实现事业单位人事档案管理工作的标准化、信息化的主要措施

3.1 整理人事档案的信息

在实现事业单位档案工作的标准化和信息化的过程中首先要注意对以往人事档案信息的梳理和核对，将缺失的、不规范的、错误的档案信息及时补充、规范和纠正。人事档案管理工作不是一蹴而就的，需要档案管理人员仔细、耐心地对待档案信息的整理工作，为接下来的档案管理工作打下基础。

3.2 档案信息化要建立在有效数据库的基础上

人事档案管理工作的复杂之处就在于人事档案中有大量的数据、文字信息。信息时代的档案管理可以借助计算机技术建立人事档案的专属数据库，将人事档案分门别类地进行整理、归纳，以电脑文档的形式进行保存，提高数据保存的安全性和数据利用的有效性。

3.3 加强人事档案管理的安全性

安全性是档案管理工作的第一要务，在信息时代更是如此。人事档案信息有很多个人的信息，对于个人在事业单位的发展有着重要的作用，所以必须注重信息档案的安全性，以免发生遗失、缺损等问题。信息时代的档案安全还要做好档案的备份和恢复工作，建立相关机制。管理人员在工作的过程中一定要注意严格遵守工作章程、规范，切实履行到人事档案的管理工作中。

3.4 开展人事档案的网络化

人才的建设和发展是国家建设和发展的重要基础。随着我国基础教育和高等教育的不断发展，具有专业素养的高质量人才也越来越多，他们在国家建设中发挥着不可替代的作用。如何更好地利用人才资源、发挥人才资源的作用是今后档案信息管理的重点。为了实现这一目标，人事单位的档案管理部门必须加强网络化管理，改变传统的档案管理模式，促进信息资源的流通，使人才资源能够在国家建设中发挥最大的作用。

4 结语

事业单位从事的科教文卫活动是国家建设的重点，关系着国计民生，事业单位的人事档案管理的标准化和信息化建设可以有效推动事业单位的发展。因此，今后事业单位必须重视人事档案管理工作的重要性，将信息技术引入檔案的管理工作中，建立数据库，梳理信息，改变档案管理工作的模式，最终实现信息化管理。

参考文献

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