论企业档案信息化建设

唐巍巍

摘 要：企业档案管理信息化建设是企业参与国民经济和社会信息化的具体体现，也是企业档案部门进一步深化改革，推动科技进步，提高服务效率的必然选择。随着电子文件、数据传输的普及，有色金属企业相应的档案管理也应与时俱进。本文结合工作实际试图分析企业档案管理的现状及存在的问题，探寻加强企业档案管理信息化建设的有效途径，使档案资源得到更好的开发利用，为企业的正确决策提供有力支持。

关键词：大数据档案；信息化；实用性；安全性

随着企业生产经营活动的不断增多，企业所涉及的档案资料也会持续增加，而档案资料作为企业制定正确发展战略和控制运营风险的主要参考依据，能否对其进行信息化管理，直接决定这我们获取档案信息资源的准确性和实用性，因此，完善企业档案信息化建设，是企业生存与发展的必由之路。例如，如果我们不能从企业所掌握的档案资料中获取有价值的信息资源，就很难准确掌握企业发展的机遇和存在的安全隐患，从而降低企业自身的盈利能力和市场竞争能力。此外，由于电子档案资料是在近几年才得以广泛运用的，所以，其信息化建设的标准、途径以及人才等都还处于形成阶段，在很大程度上降低了企业档案信息的时效性和安全性。因此，研究大数据时代企业电子档案信息化建设这一课题具有十分重要的意义。

1 企业档案信息建设存在的问题

1.1 电子档案信息安全性低

每个企业在生产和运行的过程中，都会产生或多或少的机密档案，而截止到目前为止，我们依然没有设计出安全性能较高的电子档案管理软件，且电子档案的传输与保存大多是通过第三方软件加以实现，所以，我们很难全方位的确保企业电子档案信息的安全。例如，很多企业常常通过QQ、微信、邮箱等平台传输电子文件，所以，一旦企业收发文件的账号和密码外泄，就会造成档案信息泄露的現象。再有就是，很多企业为了获取同类行业的商业机密，常常会聘请黑客入侵竞争企业的电子文件管理平台，获取核心机密，因此，如何提高电子档案信息的安全性，已成为当前制约电子档案信息化建设的首要瓶颈，同时也是企业在大数据环境下开展电子档案信息化建设工作的主要难题。

1.2 没有专业性汇编资料，致使档案利用具有局限性

主要问题集中反映在以下几个方面：1）档号不规范，没有目录号，一卷多册现象较多；2）案卷标题不规范，有标题但不能反映主题内容或标题缺少基本要素甚至没有案卷标题等现象较为普遍；3）大部分案卷缺少卷内目录以至于部分未被案卷标题涵盖的内容永远无法检索而难以利用；4）许多案卷未编页码，如果利用中掉页就很难发现；5）组卷混乱现象比较严重，如有按时间组卷的，也有按职能部门管辖权限组卷的，还有按文种组卷的；6）案卷厚薄不一，有的一、两页纸一文一卷，有的五六百页纸一类一卷。总之，档案时间越长的存在的类似问题就越严重。从以上情况看，档案室目前还未具备实现信息化管理的充分条件，需要整合各个部门各方面的力量，科学地解决这些问题，把企业档案信息化建设向深广领域推进。

1.3 建设目标不清，缺少建设标准

多数企业对于不能直接创造经济效益的档案工作往往不能给予足够的重视，企业档案信息化建设也多停留在响应国家号召这一目的上，企业档案信息化在建设前期，缺乏科学的规划与组织。对于本企业档案信息化建设不能够做到有所规划、有所标准。建设的信息化内容也难以为企业所用，如此以往，恶性循环，造成的低水平重复与各自为政现象严重阻碍企业档案信息化建设的发展。

2 推进企业档案信息化建设的建议

2.1 增强企业电子档案信息的安全性

笔者在参考相关研究资料之后，将增强企业电子档案信息安全性的方法总结为以下几个方面：首先，通过宣传教育的方式，不断向电子邮件收发部门传递确保电子文件安全的重要性，使工作人员能够积极主动的参与到电子文件的保密工作中。其次，将文件收发密码设置为动态密码。例如，我们可以将所需电子文件上传至企业共有的文件储存平台，并设置专人管理该平台，当其他部门需要查阅和使用资料时，必须向管理员申请动态密码后，直接登录文件储存平台即可。这样一来不仅有效的减少了文件传输过程中的风险，同时还可以防止密码外泄。再次，凡是涉及企业机密的电子文件，都必须备份，且设置专门的打开密码，密码由发件部门与收件部门各保管其中一部分，使用者必须同时经发件部门与收件部门负责人批准后，才能正确的打开电子邮件，从而降低机密文件丢失或泄露的风险。

2.2 重新组合案卷，实现案卷规范化

将那些组卷过厚内容混杂的案卷进行重新组卷。重新组卷的原则是尽可能将那些相互存在某种联系的文件组合在一起，在重组案卷的过程中还应对那些无页码、无卷内目录、无案卷标题或标题不清楚的案卷要重新加工填写，以保证全部案卷更加规范。重组案卷不仅可以优化馆藏、科学保管而且亦可以提高实行计算机管理档案后的利用效率。

2.3 规范题名，保证检索

档案的分类号保证了检索查全率，而题名准确才能保证检索的查全率。但仅保证查全率是不行的，还需同时保证查准，因此在著录时要统一规范题名应掌握的原则与要点是在填写题名过程中要规范机构简称，尽量避免在检索时出现含糊不清、文不对题和计算机识别不清的情况发生。如果题名要素不完整，则要补齐，如果题名冗长，则删除多余的赘词，这样就可以提高检索的准确率和区分出每份文件的实质作用。企业档案管理信息化建设是一个综合性很强的系统工程，企业要从战略发展的高度考虑档案信息化建设问题。建设并利用好这样一个管理咨询信息系统，不仅需要企业领导的高度重视，档案管理者也要更新观念，用科学发展的理念努力探索档案收集整理利用的客观规律，而且要充分运用现代前沿信息技术，发挥人才优势，整合企业内部各方面的力量，把企业档案信息化建设向深广领域推进，实现档案资源的有效开发利用。

2.4 提高从事档案工作人员的专业技能

由于档案收集管理工作对政策性和专业技能要求较高，因此从事档案管理方面的工作人员应当具备较高的综合素质。档案管理部门可以建设一支具有专业知识的档案管理队伍，以此来提高档案部门的工作效率。同时可以合理利用部门资源，对档案管理队伍的组成人员进行相关的专业培训，在提高其专业技能的同时，也对其个人素质的提高具有一定的帮助。除此之外，从事档案管理方面工作的人员也需要在实践工作中，通过不断的积累总结经验，合理利用自身专业知识技能优势，对档案管理工作进行改进和完善。

3 结语

从上文所论述的内容中我们不难看出，对大数据时代的企业电子档案开展信息化建设，具有增强电子文件安全性、客观性以及实用性等作用，在提高电子档案信息资源有效利用率、增强企业盈利能力和市场竞争能力等方面都起到了十分重要的作用。但是，受管理人员责任意识不强、电子档案管理标准不统一以及管理平台安全性能低等因素的影响，我们在开展企业电子档案信息化建设工作中依然存在着诸多的问题，身为大数据环境下企业档案资料管理人员的我们，必须在今后的工作中不断总结和积累工作经验，积极完善自身的专业知识和业务水平，才能准确的发现制约电子档案信息化建设的因素所在，并采取行之有效的措施加以应对，为电子文件信息资源价值和使用价值的提升奠定坚实的基础。

参考文献

[1]刘俊.“大数据时代下的企业档案信息化建设”研讨会召开[J].上海档案，2015（01）.

[2]吴秀娟.浅谈事业单位档案管理中的电子档案管理[J].管理观察，2013（19）：95-95.