浅谈干部档案材料收集工作的现状与对策

于丽

摘 要：干部档案是对干部德、能、勤、绩情况的“静态”反映，而组织人事工作则是个不间断的动态过程，这就从客观上要求各级组织人事部门把干部在动态过程中表现出来的德、能、勤、绩材料及时准确地收集到“静态”的干部个人档案中去，以此提高干部档案的使用价值，增强档案的有效性。

关键词：干部档案；收集工作；现状；对策

干部档案是对干部德、能、勤、绩情况的“静态”反映，而组织人事工作则是个不间断的动态过程，这就从客观上要求各级组织人事部门把干部在动态过程中表现出来的德、能、勤、绩材料及时准确地收集到“静态”的干部个人档案中去，以此提高干部档案的使用价值，增强档案的有效性。但往往在现实管理档案工作中，常常是忽视干部档案动态过程中的德、能、勤、绩材料的收集，很少把干部工作实绩和反映才能的综合考核材料及时收集到干部档案中。致使目前干部档案中普遍存在着“三多三少”，这种状况愈来愈突出。三多即干部档案历史材料多；反映思想品德评价的材料多；记载工资晋级，受奖情况的材料多。三少即现实材料少；反映干部实绩工作的材料少；记载技术专长、管理才能、个人特长的材料少。这种现状使 一些组织人事部门在选拔、培养、使用干部时常感到“不查档案不放心，查了档案不顶用”，干部档案全面反映个人功过是非的功能逐渐趋于弱化。

1 干部档案收集工作存在的问题

第一是对干部档案材料收集的重要性认识不足。总认为对干部的考核、考察、评聘等工作材料都是一时一事的事，这些材料在干部档案中无足轻重，可有可无。材料收集工作不影响干部提拔和重用，材料收集多少无所谓，即不影响干部档案材料归档工作，更不影响干部档案材料的质量，忽视了这些材料归档后的依据和凭证作用。

第二是干部档案材料收集齐全完整性不夠，质量不高。有价值的该归档的没有归档，没有价值的材料却被收集到干部档案中。“文革”中利用档案整人之风，仍在一些干部头脑中存有余悸，使他们不愿意更不想把该归档的材料归入干部档案。尤其是考核、考察、评鉴材料收集不到位，这些不及时归档，直接影响了干部档案材料齐全和完整，一旦归入，一些干部害怕留下永久的痕迹。

第三是干部档案材料收集渠道不通畅。一些从事档案干部工作的专兼职工作人员，不善于研究、探索改革放和经济建设对干部档案工作提出的新要求，大多数仍习惯于因徇守旧，按老章办事，至今仍抱着有关部门给什么材料就收什么材料，缺少主动收集和与其他部门积极沟通的态度，至使已形成的干部档案材料不能及时归档。

第四是干部档案工作人员自身素质不太高。目前一些干部档案工作人员的政治思想、理论知识、法律观念、政策水平、专业素质和道德修养尚有一些差距，这是影响干部档案材料收集工作中诸多因素中的主要因素。提高他们的综合素质是做好这项工作的根本保证。

2 加强干部档案材料收集工作采取的措施

2.1 提高认识是做好干部档案材料收集工作的前提

干部档案材料收集、归档工作，政策性强，涉及部门多，不仅是干部档案部门的任务，也是各有关单位形成干部档案部门的任务。因此，各有关部门都要重视并认真做好此项工作。做好干部档案材料收集、归档工作的前提就是使各单位、各部门提高对这项工作的认识，将之纳入重要日程。要通过加大宣传力度，使他们认识到：一方面在干部档案材料收集归档上出现差错，将会给党的事业及干部自身带来难以弥补的损失。干部档案是干部的记实，是干部一生真实工作活动的写照，是考察了解和使用干部的重要依据。干部档案材料作为档案的具体内容反映了一个干部在不同时期，不同侧面上的工作情况，如果档案材料残缺不全就不能真实的反映干部的全部情况。干部档案材料收集归档工作是干部档案工作的一项重要内容，是形成干部工作状况的记实过程，干部档案材料是否全面的、历史的反映一个干部德、能、勤、绩，完全取决于收集工作是否及时、完整、齐全、准确。如果干部档案材料缺项、漏项，必然不能反映干部的全面真实情况，会给工作带来难以弥补的损失。特别是收集材料中的关键成份，是体现一个干部身份的重中之重。另一方面，这项工作必须是多方配合共同努力才能完成的。干部材料的收集工作是一项长期性的工作，政策性强，涉及部门多，它决不仅仅是干部档案管理部门的任务，各有关形成干部档案材料的部门都有责任协助做好此项工作。只有各部门各单位都能提高对干部档案材料收集、鉴别、整理、归档工作，并给予高度重视，才能切实保证干部档案材料收集工作齐全完整。

2.2 把好材料质量关，要明确处理档案材料收集与利用价值的关系

《干部档案工作条例》规定，为了使干部档案适应干部工作的需要，要经常通过有关部门收集干部任免、调动、考察、考核、培训、奖惩、科技成果学术研究等项工作中形成的反映干部德、能、勤、绩的材料，充实档案内容。这就充分地说明对干部档案材料的质量要求，反映了干部档案为干部工作服务所具备的鲜明特性。随经济建设的深入发展，新的干部档案材料内容不断形成各级组织人事部门在贯彻执行中组部新《条例》的同时，要克服不分档案材料的内容、用途和保存价值一刀切“机械式”的思维方式，重点从不同时期来研究人事部门对干部档案的利用需求。确定档案材料的收集内容，及时准确地做好干部档案材料的收集，整理和归档工作。

2.3 建立好组织网络，要疏通干部档案材料归档的渠道

干部档案材料的产生、形成、来源是多方面的，凡与该干部有关的单位或部门都可能形成这样和那样的档案材料，而组织上利用干部档案时，则要求档案中能全面地反映干部的历史和现实情况，解决分散形成与集中使用的矛盾，需要建立相应的组织网络，与形成干部档案材料的单位或部门保持经常性的联系，做到有部门管理，有专人负责，采取上门索取和定期交换相结合的办法，保证干部档案材料收集畅通无阻。

2.4 强化队伍建设是做好干部档案材料收集工作的重要保证

干部档案工作人员在干部档案建设和管理工作中承担着十分重要的责任，干部档案工作人员应当具备较高的政治觉悟，科学文化知识和业务素质，方能胜任此项工作。因此，必须经常性的对干部档案管理人员进行党的各项方针、政策教育，努力提高他们的政治思想觉悟和理论水平；同时要对他们进行业务培训，增强其工作能力和专业素质。组织他们学习《干部档案工作条例》，解剖典型档案，进行实际操作，以此提高他们的业务素质和工作能力，使之更好的发挥干部档案的作用，为经济建设服务。

总之，干部档案材料收集工作涉及方方面面，只有各部门协调起来，齐抓共管，再加上干部档案工作人员的事业心，责任感，就一定能使干部档案工作逐步走向科学化、规范化、现代化管理轨道，开创干部档案工作的新局面。