住建局声像档案管理强化对策

苏志霞

摘 要：近年来，城市化建设不断推进发展，建筑行业获得迅猛发展，相应的住建局单位内工作事项随之增多，相应的档案管理类别不断增多，重点在声像档案管理方面的提出了新的要求。本文针对住建局声像档案管理工作进行分析，探讨其中存在的不足，在此基础上提出相应的强化对策以供参考。

关键词：住建局；声像档案；档案管理；强化

声像档案在住建局单位内全宗档案的重要组成部分，随着城市化建设的发展，住建局城建档案管理工作开始面临越来越严峻的挑战。因此，近几年，声像档案在各类主题城市建设当中变得越来越重要，所以要求住建局必须强化对声像档案的管理。以下为此展开讨论：

1 住建局声像档案管理现状

针对城市建设、规划等活动进行拍摄、管理是住建局声像档案管理工作的主要内容。单位内档案馆的声像档案工作始终围绕这一方向来开展工作。为符合市里出台的城市总体规划文件，单位紧急建设档案馆声像工作，开始为相应的建设单位提供房建工程的声像档案拍摄服务，通过实践操作的形式来制定出声像档案资料的归档管理标准，期望能够以此为工程声像档案相关规范的制定提供重要参考依据。同时需要充分结合省市方面的要求来不断的完善房建工程声像档案拍摄的管理制度，由此的健全房建工程声像档案拍摄服务流程。主要是因为声像档案工作开展的目标是为了能够给城市建设提供良好的宣传服务，为领导决策的制定作出主动、快捷的服务，为下属的建设单位提供切实有效的指导与委托服务，最后面向社会提供便利的查询与利用服务，因此服务和利用就是声像档案工作开展的重要宗旨。

在城市建设、规划和管理当中，声像工作始终围绕中心开展，并由此积极的参与到城市规划和管理的全过程当中，真正突显出了声像档案本身“服务”特点。因此声像档案馆藏资源就显得极为重要，对其馆藏资源的开发与利用也直接成为声像档案的主要价值。为此单位建设的档案馆主要以馆藏声像档案资源为基础，面向社会广泛征集城市住房建设方面的声像资料内，期望能够以此来不断丰富馆藏资源。并做好积极编研工作，制作出能够真正反映城市建设的高校宣传声像档案，由此才能切实提升声像档案的实用与社会传播价值。

2 住建局声像档案管理存在的问题

2.1 声像档案收集问题

具体表现在以下方面：1）档案整理格式标准不统一通常声像档案的收集和整理，很容易受到设备更新情况，及档案资料拍摄人员个人水平的影响，导致在不同时期背景下，所产生的声像档案资源质量存在明显的差异。在声像档案的拍摄手法上就存在多样化的特点，在声像档案存档入库方面，档案的格式划分也变得越来越繁多，目前档案当中单纯的视频格式就至少多达五种，以其中的MOV和AVI格式居多。而这两种格式尤其以AVI格式所占的存储空间更大，极不利于档案的有效复制和存储。在此背景下，就必须统一声像档案整理的格式标准。2）档案输出“空档”严重，因为拍摄人员不足及信息沟通不畅的因素所致，实际城市发展当中与城建密切相连的重大事件很难及时收集并制作成声像档案进行保存，因此很容易致使部分事件缺乏声像档案記录，在有使用此类档案的需要时，将由此产生严重的“空档”情况。

2.2 声像档案编目录入问题

具体表现为以下方面：1）声像档案筛选后的命名混乱，声像档案的编目录入工作本身是一项系统化的工程，整个工作过程要求细致与小心，一旦在其中某个环节产生问题，比如在进行存档命名时不准确，则将直接给后期声像档案管理系统的操作带来极大的不便。2）声像档案上传归类容易疏忽出错，针对已经筛选鉴定及归类备份完的声像档案，就需要做好收纳归集管理工作。而每个声像档案文件再上传时都需要准确登记、并标记好描述信息、选择明确分类的路径、摄影的时间、摄影人员及归档的路径等等，这整个过程非常复杂。

2.3 声像档案安全保管问题

前面所述声像档案素材的收集是声像档案管理的重要基础，如果整理利用是最终目的，则声像档案的安全包管理是一项关键举措。一旦出现保存不当或者失误情况，则必然引发不可弥补的遗憾，因此就必须秉持负责任的心态来对待声像档案管理。当前多数声像档案都是以电子文件的形式来加以存储，特别是声像档案，一旦出现遗失情况，则将由此引发安全风险问题。不过，在某些情况下，即便是照片类档案冲洗出来，也将随着时间的推移而老化、泛黄等，而选择扫描、翻拍等方式，则所得文件并不如原始文件。因此，最终仍是落实到声像档案的安全保管方面。

3 住建局声像档案管理强化对策

3.1 实施统一的格式标准

声像档案格式标准的统一是为了方便后续档案的存储与查阅拷贝等，在尽可能不损坏原视频质量的基础上，比如将视频的格式统一设定为MPG格式，而照片格式则统一设定为JPG格式，音频则统一为MP3格式等，以此进行整合管理方便后续查询利用。同时还需在拍摄的设备上进行更新，不管是采用哪种拍摄方式，都要求景观拍摄清晰平稳、动态平滑，质量符合声像档案管理的高清质量要求。比如在拍摄某个房建工程时，要求内容上要实现全景构图与局部特写两者相结合，这样才能在保障丰富画面的同时，促使拍摄角度与标准的统一化。最后删除一些不符合声像档案管理要求的片段及画面后，进行统一格式标准设定存储入档。而针对“空档”情况，则需要强化声像档案的各方面投入支持，比如在人力、设备方面的投资，同时还应强化与建设主管单位间的信息沟通，以此保障重大建设情况的不漏拍，面向社会征集的声像档案，经过鉴定后再收归入档。

3.2 做好声像档案的编目录入工作

首先就需要统一声像档案的筛选鉴定命名保准，因为筛选鉴定本身是完善声像档案的重要过程，这一过程能够真正实现去粗留精的效果。比如将多个拍摄同个建设事件的素材，同个筛选后，精选整理，最终留下最终重要的照片与视频即可。筛选过后需要做好相应的排查工作，具体是排查声像档案的命名情况，有些声像档案命名存在严重问题，比如缺乏时间、拍摄点等等，甚至出现命名错误的情况。因此就需要统一命名标准，这样才能方便后续声像档案的信息完整、完善性。具体要求声像文件的命名应当明确标注档案拍摄的时间、地点、人物、事项及摄影人员等多方面的信息，针对同等事件，则做好后缀注明。在整理上，要求当天拍摄内容当天整理完毕，认真做好编目录入工作，以便后期上传归类上，各项声像档基本信息及路径选择的准确性，确保声像档案管理系统化转变。

3.3 实施声像档案安全保管举措

要想保障声像档案整理、收集各种的安全性，就需要做好以下方面内容：1）严格做好基础备份，一般需要做好磁盘备份，备份后进行远距离备份。一般是选择和市级的城建档案馆实施异地备份工作，这样的目的主要是为了能够有效避免由于存储介质损坏或者其他技术问题所致的声像档案安全问题。备份时，在分类上需仔细审核，内容上声像档案留底内容与备份内容必须一致。2）实施定期、不定期检查修正，需要专门设立声像档案收集管理部门，每年都要去应当定期对声像档案的存储、读取及等级情况实施抽查，以此形成管理的长效机制一旦发现问题及时修正，保障声像档案准确性与完整性。3）保持软硬件实时更新，一般声像档案的管理离不开相关软硬件的运用，然而随着时代的发展，电子产品的更新换代速度异常迅速，而一些硬件设备的使用，也是一定的寿命限制。为了保障声像档案的管理质量，就要求所采用的软硬件设施必须紧随时代发展潮流。比如异地备份需将声像档案保存于防磁柜，硬件设备更新或增加需检查该硬件的兼容性等等。

参考文献

[1]蔡军.建设工程声像档案工作存在的问题和对策[J].兰台世界，2018（S2）：224.

[2]章丽华.档案数字化建设之我见[J].办公室业务，2018（16）：183.