档案管理的信息化建设

石岩

摘 要：档案管理是事业单位管理中的重要组成部分，其管理信息化程度关乎着事业单位发展的现代化程度。因此，加强档案管理的信息化建设，对事业单位各方面的发展都有重要的促进作用。本文首先概述了档案管理信息化建设，并针对性地提出了档案管理信息化建设的策略。

关键词：档案管理；信息化；建设

1 档案管理信息化建设概述

信息技术的发展推动了事业单位信息化的建设，档案管理信息化建设是指利用计算机网络手段，使得档案信息更好的被收集、归类、管理起来。档案管理信息化，参照以往的实体管理模式，并以其实体数据为依据，将其转变成数字化的档案信息化管理，这种信息化管理具有资料不易损坏、便于管理、和优化档案管理职能的特点。

1.1 档案不易损坏，易于保存

纸质档案容易受到天气和保存环境的影响。如环境潮湿，会导致档案容易发生霉变，难以长期保存；档案随着资料的增多会越来越多，而管理室空间有限，档案储存量有限；并且需要定期打扫管理室，优化环境，更新档案资料。而信息化档案管理可以对档案实施备份，数据不易丢失；电子磁盘储存量大，极大地节约了存储空间；并且更新迅速，省时省力，能最大限度地保障档案的完整性。

1.2 便于管理档案信息

档案信息资料数量和类别众多，传统的档案管理需要配备数名专员负责繁琐的档案分类和管理工作，浪费人力成本，程序复杂，多有不便。而实现了档案管理信息化建设，档案信息查阅可以通过在数据库中输入关键字的方法迅速查到所需信息，系统程序简单快捷，分门别类清晰，不需要配备过多人员，节省了人力成本，且管理不会受到其他档案影响。

1.3 优化档案管理职能

实现档案管理信息化建设，从本质上改变了档案管理的途径和方式，优化了档案的管理职能，使得档案信息化管理全面推动了事业单位的发展与建设。

2 我国档案管理信息化建设现状

我国目前的档案管理信息化建设处于瓶颈期。许多事业单位对于档案信息化管理没有足够的重视，信息化建设平台使用效率低、平台更新速度慢；事业单位使用信息化管理档案的目的是实现信息查询的方便性、快捷性和高效性，若是出现上述情况，将会影响到事业单位档案的管理和发展，不利于档案管理信息化建设的普及。部分事业单位档案数据存在异构性和差异性，导致档案数据出现差异和重复，增加了档案信息结构的复杂性，使得工作人员在辨别、归档、分类的过程中需要花费大量的精力处理，不利于档案管理信息化建设的顺利开展。另外档案管理机制不健全和工作人员的综合素质也会影响到档案管理信息化建设，档案资料重复归档或未被及时保存，严重影响了档案管理信息平台的使用效率。

3 档案管理信息化建设的步骤

3.1 创建网络档案平台系统

档案管理信息化建设，首要做的就是建立一个信息化网络档案平台系统，该系统分为内部档案管理系统和公众服务平台两个部分，通过内部服务系统收集各类信息，并由工作人员负责分类、处理，而后上传到公众服务平台，使其实现其使用价值。工作人员需要注意信息来源是否可靠，保证其真实性；另外，檔案信息需要强化网络安全管理技术，保证信息不被泄露。

3.2 形成档案信息一体化管理模式

档案管理部门对档案的真实有效性应负起责任，在接收到含有档案信息的电子文件后，其应该对档案的内容加以了解、分析和鉴别，留下有用的信息，剔除无用的信息，再通过计算机信息管理部门对文件进行相应处理，最终实现档案归档保存。这个过程形成了一个有效档案信息电子文件的获取、分类、处理、保存一体化的整个过程。

3.3 已归档的档案文件不得随意更改

相关工作人员需要对归档的电子文件进行分类、鉴别和审核，确认有效性和使用价值后，形成的档案需要通过计算机技术设置文件的只读性，防止网络被不法分子侵入和随意更改文件，从而确保信息的安全性，保证信息化档案与纸质档案一致。

3.4 做好归档电子文件的保存

电子档案具有防尘、防潮、防磨损等传统档案不具备的优势，是使用电子介质保存的信息文件，但电子文件也可能出现错乱或丢失，因此要做好电子档案备份和管理，确保信息的原始性和完整性，尽可能地避免电子档案信息由于长时间的储存，或者计算机网络中病毒而出现错乱和丢失的现象。

4 档案管理信息化建设的策略

4.1 员工都应积极转化自身传统的管理理念

事业单位上下员工都应当与时俱进，积极转化传统档案管理理念，形成新型档案信息化管理理念，才能使事业单位向现代化方向实现转变。要想将信息化档案管理的理念普及，需要档案管理人员首先具有先进的信息化意识，能够明确信息化管理的未来趋势，从而提供更加完善的档案服务。随后，档案管理人员应当积极宣传档案管理信息化的优势，使事业单位领导者充分了解到档案管理信息化建设的必要性以及重要性，使全体工作人员都能理解并认同档案管理信息化建设，提高对信息化建设的关注。事业单位领导也应当加大对档案管理信息化建设的资金投入，并制定一系列的政策帮助档案部门完善信息化平台的建设，全面更新事业单位档案管理的服务观念，从而提高档案管理和服务效率。

4.2 加强电子档案信息化建设水平

促进事业单位档案管理信息化建设，就要加强电子档案信息化建设水平。档案管理部门接受各种各样的信息和资料后，优先将其进行鉴别，将有用的信息按照不同的类型分类，再利用计算机技术转化成数字化文件。建立电子档案信息化管理制度，保障电子档案信息的真实性、完整性和有效性，加快档案信息数据库的建立和完善，重视档案部门的硬件设备的开发和优化，是提高电子档案信息化建设水平的重要一步，能够促进档案管理信息化建设，为事业单位信息资源检索、管理和共享奠定坚实的基础。

4.3 提高档案工作人员综合素质

档案管理工作人员只有具备较高的综合素质，才能更好地实现档案管理信息化建设。档案管理工作人员能够立足于事业单位实际情况，并具有较强的分辨能力以及计算机软件的应用技术，才能成为档案管理改革建设的精神支柱。档案管理工作人员应积极参加计算机技术培训，强化自身的档案管理知识，参与档案管理现代化的宣传工作，为普及档案管理信息化做贡献。另外，事业单位应当对档案管理部门实施考核制度和奖罚制度，创造良好的工作条件，激发工作人员的工作热情，进而提高档案管理信息化建设的工作效率。

4.4 加强档案管理信息化安全体系建设

随着科学技术的发展，信息安全关乎着事业单位的发展和经济利益，因此要加强信息化管理安全体系的建设，全面保护事业单位信息安全。首先应设定不同信息的安全管理等级，根据安全等级和风险程度对获得的信息进行分类，并对事业单位信息安全系统的风险水平进行评估，设定安全值，一旦出现安全漏洞，立即停用档案信息系统平台并进行维修，保障信息的安全。另外，可以将冗余系统设计应用于事业单位档案信息化管理，从而有效降低档案信息系统失效率，提高正常运行的安全性能；并通过采取余度配置方案，根据档案信息系统中的元件设置余度，提高档案管理信息化的安全性[1]。

5 结束语

本文简述了档案管理信息化建设的概念和特点以及当代档案管理信息化建设的现状，分析了档案管理信息化建设的步骤和策略，希望能促进我国档案管理改革和创新，从而提高事业单位处理和运用档案信息的效率以及其经济利益，促进其在新时代实现跨越式发展。

参考文献

[1]李晓琳，王艳华.关于档案信息化建设与档案管理的探索[J].企业改革与管理，2016（05）：58.

[2]陈涛.事业单位档案管理信息化建设对策研究[J].赤子（上中旬），2015（07）：144.

[3]房丽娜.新形势下企业档案管理信息化建设探究[J].办公室业务，2013（03）：32.