高校学生档案管理中的问题与应对措施

王海景

摘 要：高校学生档案对大学生来说是非常重要的资料。档案中主要记录学生在校期间学习、生活等真实情况。因此加强高校学生档案管理是非常重要的任务。随着我国档案管理工作的不断细化，高校学生档案管理也有了很大进步，但是也存在相应的问题。本文主要针对高校学生档案管理中现存问题进行分析，并针对问题制定相应解决措施，确保高校档案管理工作的进一步完善，可以更好的满足高校学生进入社会后的需求。

关键词：高校；学生档案；管理问题；措施

我国人事档案中组成部分之一就是高校学生档案。学生档案是学生步入工作岗位不可或缺的资料，可以为企业提供相应信息。档案中主要记录的内容是学生在校期间生活、学习和社会实践上的种种真实情况。通过档案信息可以为组织选拔、考核等提供相应信息资料。便于组织真实全面掌握学生在德智体美等方面的表现。高校学生毕业后方案由学生档案转变为人事档案，并交由相关部门管理。高校学生档案管理工作具有重要的意义。比如在加强学生管理、人才选拔、衡量高校教学质量等方面都具有重要意义。此外，档案中主要针对学生学习和能力进行真实记录，因此加强高校学生档案管理还可以促进学生竞争意识，对于加强自身能力的培养有重要意义。

1 高校学生档案管理工作的特点

1.1 学生档案管理工作量较大

各大高校扩招人数的增多，每年都会有大量新生入校，加上毕业档案转递人数的增多，又进一步加大了高校学生档案管理的工作量。此外，学生档案存档、调档，以及用人单位对学生档案政审等又将档案管理工作量加大。因此学生档案管理工作量大是高校档案管理特点之一。

1.2 学生档案管理工作时间相对集中

档案管理工作主要集中在学生毕业前期，在此期间需要将学生档案移交接收单位；对于新生档案管理中作主要集在每学年的第一学期，档案管理人员将其资料进行审查，完整后装入档案袋中，针对学生每年的表现需要将其记录放入档案袋。因此就促使档案管理工作时间相对集中。

1.3 学生档案管理牵扯管理部门较多

学生档案管理工作需要牵涉多个部门，如各院系教务处、招生就业办公室、学生管理部门、研究生管理部门等，因此档案管理工作牵涉的部门较多。

2 高校学生档案管理存在的问题

2.1 学生档案管理队伍不集中

高校学生档案管理队伍不集中是普遍存在的问题。档案部门、招生部门以及学工处保管档案的情况都存在。在高校学生档案管理办法中明确规定档案部门主要负责学生档案管理，管理人员由专职人员组成，在辅导员协助下管理。管理人员主要负责档案资料的被动接收，因此缺少主动收集学生实践能力专业特长等材料的能动性。

2.2 学生缺乏档案相关知识，档案意识不强

据调查大学生对档案相关知识严重缺乏，表现为不了解档案作用。档案转递方式一概不知。甚至有的学生在毕业后，对档案去向不关心，以至于在用到的时候又从头查起，却不知所踪。还有的学生将档案密封条打开，导致用人单位不予接受的情况时有发生。毕业生档案是否转递至用人单位，多数学生也好不关心。分析其这样问题出现的原因是学生档案意识较差。

2.3 学生档案管理不完善，材料不齐全

学生档案是用人单位了解员工的相关材料之一。但是目前高校学生档案存在材料不全或者丢失的问题，这就影响了用人单位对一个人的整体评价。比如，有的学生档案缺少高中阶段的相关材料，有的则是本科、研究生阶段材料不完善，还有的档案材料漏盖章，或者档案装入错误等情况，会给高校学生造成严重影响。

2.4 学生档案转递落后，查询较困难

档案转递由机要交通或专人送达，严禁学生本人或他人转递。因此受机要交通的影响，档案转递途中的情况较难查询。当有的毕业生的用人单位由于特殊原因想要在短时间内获取学生档案时，因为不能特快邮寄的问题，就会加重学生档案管理中的困难性[1]。

2.5 学生档案安全意识差，保管不安全

由于高校学生档案管理任务量大的特点，如果仅仅依靠档案管理人员开展档案管理收集、整理、审查、移交等工作是较为困难的。因此高校各院系会在这时安排学生协助档案管理人员完成档案管理工作。但是，档案管理工作在学生的参与下，存在档案信息被泄露的风险。比如，有的学生擅自将同学被处分资料剔除，修改上面的信息等，都会造成档案资料的不真实性。

3 强化高校学生档案有效管理的措施

3.1 加强高校学生档案管理人员队伍建设

高校学生档案需要由档案管理部门统一管理。加强档案专职人员培训，建立完善档案管理的规章制度。并积极带动辅导员参与档案管理的积极性，在档案管理高峰期形成学生协助档案管理的兼职人员，并加强学生档案安全意识的培养。此外，高校可以招聘档案管理专业人才，优化档案管理人员的待遇，努力吸引档案管理工作经验丰富的人才，不断优化壮大高校档案管理人员的队伍建设[2]。

3.2 提高学生档案意识

高校需要加强学生对档案管理的安全意识，积极宣传学生档案的重要性。通过不同方式由档案管理部门展开宣传。比如针对新生入学教育、毕业生就业指导等将档案知识渗透进去，还可以开设档案管理选修课程，提高学生档案意识。对于毕业生，需要让他们明白档案与他们日后的就业、出国、考研等都有关，若在档案材料不全的情况下，会影响个人发展。此外，毕业生档案转递后需要让学生尽早明确档案落实情况。

3.3 完善学生档案资料，加强整理

加强学生档案分阶段整理工作，按照不同阶段的档案资料统一分类，并将其装入相应档案袋中。注意在分类过程中将不属于档案内容的资料剔除。发现学生档案存在缺失的情况及时督促学生补全。此外，及时收集学生个人能力等非大众化的档案材料，并进行整理，确保档案资料的完整性，以便为今后档案变动奠定基础[3]。

3.4 采用档案管理现代化方式，优化档案转递

高校学生毕业后，学生档案需要进行转递处理，因此需要保障档案转递的安全性和及时性，完善相应转递手续，确保学生档案在转递过程中可以及时查询。可以利用现代化信息技术查询档案转递状态，建立功能完善的档案管理软件，在大数据背景下，提高档案管理的工作效率。

3.5 加强档案安全性管理，做好保密工作

档案管理工作高峰期，各院系组织学生参与档案管理时，需要强化学生的档案安全意识，积极引导学生树立档案保密意识，确保档案资料的真实有效性。尤其是在毕业季，档案管理归档工作量大，可以从社会上聘请经验丰富的档案管理工作人员，提高档案管理工作的有效性和安全性[4]。

4 结语

综上所述，高校档案管理工作涉及内容较多，档案管理与学生个人利益有密切的关系。因此需要高校档案管理部门加强学生对档案知识的了解，建立完善的档案管理规章制度，积极利用现代化的档案管理方式，优化档案管理模式，在此基础上提高高校档案管理的安全有效性。

参考文献

[1]蓝静红.试论高校学籍档案管理工作的问题与建议[J].湖北广播电视大学学报，2012，32（5）：158-159.

[2]黄子苡.高校安全保卫档案管理工作问题与思考[J].卷宗，2017，（34）：15-15.

[3]程威.高校毕业生人事档案管理工作中存在的问题与改进对策[J].辦公室业务，2016，（11）：157-158.

[4]房颜.大数据时代高校学生档案管理的挑战与对策研究[J].办公室业务，2017，（8）.