谈新形势下如何提升档案服务能力

王春香

摘 要：档案管理工作是新时期应运而生的一种新的管理工作。档案工作者应顺应时代潮流，对原有的工作进行新的探索，找到符合当代要求的工作模式，同时应认真贯彻落实《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》文件中的内容，并领会文件中的精神，使工作的思想和行动能够有效的统一，并且用全新的工作面貌来迎接新的挑战。

关键词：新形式；档案服务；能力；提升

档案管理工作对社会的信息整合发挥着重要作用，也能够为国家经济发展和社会建设提供科学依据。档案管理工作离不开专业的档案管理系统的操作以及对社会资源的合理运用，通过档案的管理工作可以使我国的信息资源能够得到有效利用，并使其在应用的岗位上发挥出最大价值，因此，提高档案管理工作势在必行。

1 完善档案的信息资源

随着我国科学技术的不断发展和进步，我国已经提前进入到信息化时代，信息资源的开发和利用也得到了快速发展，这也使得人们对信息的依赖性有所提高，原有的档案服务模式已经不能满足当下人们需求，只有改变传统的档案管理模式，才能提高档案管理的服务能力。

1.1 档案资料由传统的封闭性逐渐向现代的开放性转变

当下，我国的档案信息正由传统的封闭性模式逐渐向现代化的开放性模式转变，但是在转变过程中依然缺少科学性、规范性。对此，档案馆可以将本馆馆藏的信息资源在内部进行交流，从而在进行社会服务时，利用互联网络平台可以收集到其它档案馆的信息资源，这样就可以达到资源共享，使各个档案馆的信息丰富起来，使资源得到了最大化的利用。因此，当下建立一套现代化的完善的档案信息管理系统是非常有必要的，将每个档案馆的信息录入其中，这样一来不仅方便信息上传，同时下载资源也非常方便，更方便查阅。

1.2 将档案的资源变得多样化

我国传统的档案信息一般以纸质的为主，其他的一些录音、影像等资料所占的比重非常小。传统方式占空间大，而且不易保存。随着互联网络的不断发展，原有的模式将逐渐被取代，实现档案信息网络化管理，同时档信息也应朝着多元化的方向发展，通过利用多媒体、计算机等方式获得，获得的资源多以电子版的为主，这样不仅能后增加档案馆的资源，还能节省档案馆的空间，保存时间长，同时也能够使资源得到有效的共享。

2 改变档案服务机制

档案管理工作主要是在合法的前提下，为大家提供档案信息查阅工作。在当下信息不断发展的过程中，传统的封闭式的服务形式已经不能满足大家的需求，因此，必须建立新时代下的新型服务模式，使档案信息服务能力的能够得到创新与提升，并向多元化的方向发展，以满足社会发展的需求。

2.1 采取主动服务的方式

传统的档案服务模式是等待顾客上门，但是这样的服务模式已经跟不上社会的步伐，同时也不利于档案信息发挥其应有的价值，档案服务人员应该改变原有的服务模式，采取主动地服务方式，主动了解客户的需求，帮助其完成相关的信息的查阅工作，还可以提供上门服务或者是帮助客户编写各种资料，这样可以使档案管理工作能够更加有效地进行。

可以通过以下三种方式展开工作：第一，通过对用户需求的研究，主动向其提供档案的信息服务。同时还要深入了解所在城市不同用户的需求，并对这些用户进行分类分析，这样就可以根据客户的需求更好的为客户服务。第二，加大档案工作的宣传力度，从而提高档案工作的知名度[1]。可以利用电视广告、互联网平台等进行宣传，使大家对档案管理工作有足够的了解，这样有需求的客户也会主动去联系档案馆。第三，加强档案信息的利用。档案馆可以通过公开档案的目录、专题目录等内容，让需要的客户方便找到信息源头。同时也要加强档案信息的传播功能，这样就可以从更深层次上满足客户对档案管理的需求。

2.2 服务的手段向现代化转变

随着我国信息化的不断深入，人们对信息的依赖程度也越来越高，因此，档案服务手段的转变也迫在眉睫。档案馆可以利用现代互联网络信息技术，合理利用档案信息资源，使档案信息管理更加科学化与先进化。还可以利用互联网建立档案信息数据库以及信息查询系统，使档案的检索系统逐渐完善，这样就可以使信息资源能够得到最大范围的共享，同时也能够是资源发挥出最大的价值。

电子的信息资源也需要进行归档和管理。相较于传统的纸质文档，电子的文档的整理更加具有挑战性，是一项难度比较大工作。为了能够保障电子文档的管理工作，我国出台了《中华人民共和国档案法》，其中明确提出了要对“电子文档”进行加强的工作，这样就能够有效地保证电子文档的真实性、完整性以及安全性，同时档案管理部门还可以利用统一的网络平台整合相关的信息资源，使用户得到的都是完整、有效的信息[2]。

还可以加强档案文献资源库的建设，这样就可以提高档案馆的实用性，可以使更多的用户从中受益。同时还要加强档案馆馆藏信息的目录建设以及全文数据库的建设，这样才能真正的做到档案管理工作的现代化、开放化，使档案馆的资料以及信息能能够被合理的利用起来。

2.3 服务的内容要多元化

通过现代技术手段的分析，对用户的需求进行深层次的挖掘，并根据客户的需求开展相关的工作，例如，可以提供客户档案信息的导航工作，档案信息的在线咨询等。这些拓展的工作内容也需要本档案馆能够与其他档案馆以及社会的信息资源有紧密的联系，这样才能够满足用户的需求，同时也能够提高资源的利用价值，也大大了提高工作效率。

3 提高档案管理工作的服务质量

3.1 创新的服务理念

档案管理的工作人员应该改变原有“等、靠”的服务理念，可以利用档案馆的数据优势，对客户的需求进行分析，根据客户的需求，总结出一套新的服务模式，使档案服务的工作能够适应新时期的社会需求，同时也可以提高档案管理工作的服务质量，使档案管理的行业能够健康、可持续地发展下去[3]。

3.2 提高服务人员的创新意识

档案管理工作岗位人员也应该具有相关的知识以及技能，这也是新时代档案管理工作中发展的重要內容。因为档案管理工作人员是最直接的参与者，既要管理档案的信息，还要完成与客户的沟通，所以他们在档案管理的工作中发挥着重要作用，因此，应该提高档案人员的综合素质，防止其出现业务水平参差不齐的现象，可以通过相关的培训来提高档案管理人员的综合素质，使其具有创新意识[4]。

4 结束语

总而言之，想要当代的档案管理工作适应新时代的发展趋势，首先应注重观念的改变，利用创新的服务模式，增强档案工作人员的服务意识，并充分利用互联网络技术，使档案工作管理人员的综合素质不断提高，才能实现档案管理工作的质量提高，同时使我国的档案管理工作得到不断的发展，并且使《关于加强和改进新形势下档案工作意见》的精神能够得到落实，并将文件精神发扬出去，使档案管理的工作能有一个新的面貌以能够顺应时代潮流的发展。

参考文献

[1]周蓉.新形势下事业单位档案管理信息化建设研究[J].卷宗，2018，（21）：81.

[2]孙琳.论如何提升国土资源档案为人民服务的能力[J].装饰装修天地，2017，（17）：135.

[3]王亮.如何提升事业单位档案服务工作能力[J].企业改革与管理，2016，（14）：190.

[4]王涛.增强服务意识，提升档案利用服务能力的思考[J].中国新通信，2018，（6）：204-205.