新形势下提升企业档案管理水平的有效措施

谭俏梅

摘 要：档案管理是企业发展中重要的组成部分，对于企业的现状以及未来发展都具有一定的意义。但是在目前的企业档案管理中仍然存在着许多问题，导致档案文件失效或者消失等，困扰着企业的工作人员同时也给许多工作带来不必要的麻烦。因此，在新形势下企业应该努力提升企业档案管理水平，本文就关于该内容进行分析并提出几点建议。

关键词：新形式；提升；企业档案管理；措施

新形势下企业之间的竞争日益激烈，高层人员应当从各个方面考虑，着实提高企业的竞争优势。而企业的档案管理水平与企业的未来发展有着密切的联系，企业的一切历史活动与工作内容都保存于档案中，可以为日后的计划提供参考，同时企业的档案也是企业价值的参考工具。因此，有效提高企业档案的管理水平，提高资料的完整性是企业的一项重要任务。

1 当前企业档案管理中存在的问题

（一）企业对档案管理缺乏重视

许多企业高层人员认为企业档案管理只不过是一项简单的整理工作，并没有在档案管理上投入适当的资金，导致企业经常聘用非专业的兼职档案管理人员进行相关工作。这些兼职人员对企业内容了解不足又缺乏专业的管理知识，在档案管理中也只是将类似的文件摆放在一起，并且没有达到理想的档案管理工作，同时兼职人员缺乏一定的责任意识，将一些难以处理的内容抛在一边，严重影响档案资料的再利用，延误企业的发展。此外，企业对档案管理人员缺乏定期的培训工作，导致档案管理人员无法及时更新专业技能以及提高档案管理能力。

（二）缺少科学统一的档案管理方法

科学的档案管理方法对于档案的收集和管理工作具有一定的影响。当前许多企业的档案管理方法相对落后，在很大程度上需要更大的技术革新與发展。在缺乏高效的档案管理方法情况下，档案管理工作人员通常会采用最为简便的方法进行档案管理便于自身的工作，但是由于每一位档案管理人员的想法不同就会产生不同的档案管理方法，导致档案管理工作出现各种差异，对于日后的档案查询具有很大的消极影响。此外，缺少科学统一的档案管理方法会导致日后档案管理人员工作的交接存在问题，对企业的未来发展存在不利影响。

（三）企业档案管理信息化程度低

随着互联网事业的快速发展，许多先进企业已经采用新型的信息化档案管理方法，在档案管理工作中引入了先进的科学技术，促进档案管理水平和效率的提高。但是经过调查，许多企业档案管理信息化程度低，企业内部的信息化管理技术不够成熟和完善，导致新型的档案管理方法没有达到预期的水平和效果，同时也耗费了企业管理的部分资金。许多档案管理人员依旧支持传统的档案管理方法，由于他们的计算机能力水平低，采用先进的档案管理技术只会延误原本的工作，导致其在工作中出现消极态度，档案管理水平没有得到进一步提升。并且企业对于该问题没有提高重视，没有采取实际的行动提高管理人员的操作水平，导致企业档案的管理水平一直处于慢速降低状态。

2 提高企业档案管理水平的有效措施

（一）提高企业对档案管理的重视程度

只有提高对某项任务的重视程度，人们才会更加积极地参与和完成。企业的档案管理工作也是如此，只有企业提高对该工作的重视有关工作人员才会提高警惕，进一步加强档案管理水平，促进企业的良好发展。对此，企业的有关人员需要采取一些合理的措施，提高档案工作人员的工作意识，让他们意识到档案管理工作对企业的意义。企业可以定期举办档案知识教育工作，聘请档案管理专家对档案管理工作进行讲解，同时教授工作人员恰当的档案管理方法。同时企业也应该举办档案管理知识测试，提高档案管理人员的管理知识，时刻提醒工作人员要加强自身管理能力。

（二）聘用专业的档案管理人才

从上文可知，许多企业由于管理资金的缺乏经常性聘用非专业的档案管理兼职人员，而这些兼职人员对企业内容情况不了解，缺乏一定的工作责任意识，对档案管理工作处于松懈状态，导致企业档案管理水平不高，对企业的发展产生消极影响。因此，企业应该升级档案管理工作人员，由原来的兼职人员改为专业档案管理人才。专业的档案管理必定是经过了正规的档案管理知识教育，在档案管理方法以及档案管理效率上都具有自我的看法和做法，可以在很大程度上促进企业档案管理水平的提高。同时专业的档案管理人员具有更好的责任意识、耐心和细心，对于档案管理工作必当会尽职尽责，做好每一项任务。此外，在档案管理人员正式工作之前，企业需要对其进行专业的培训，让其采用企业专用的档案管理方法，配合其他企业人员的工作。同时企业也需着力提高档案管理人才的素质道德水平，让其意识到档案管理工作对企业发展的重要性，有助于档案管理水平的进一步提高。

（三）引进先进的档案管理仪器，提高档案管理信息化水平

在新形势背景下，企业引进先进的档案管理仪器，提高档案管理信息化水平有助于增加企业的竞争优势。传统的档案管理工作在于利用人工将恰当的文件放置在一起，便于日后的查询作用，但是纸质的档案文件容易受潮、损坏和丢失，直接影响了日后对文档的利用。因此，运用现代化技术将各类文档存储于计算机中是提高档案管理水平的重要措施。利用计算机存储企业档案文件不仅可以保障文档的安全性和质量，也方便日后的查询。在当代档案管理查询仪器中，只需工作人才输入关键词或者文档的名字就可以快速查找到相关文件，省去了传统方法下的查询工作。同时档案管理信息化节省了档案的存放空间，解决了由于办公面积小而无法存放所有档案资料的问题。所以，企业为有效提高档案的管理水平应该引进先进的档案管理仪器，同时企业可以借鉴国外企业的档案管理方法和技术，优化自身的档案管理水平。

（四）设立专门的档案管理部门，完成档案管理一体化

在传统的档案管理中，通常是由各个部门管理自身的档案内容，不利于各部门之间的档案信息参考，导致复杂的档案查询工作。因此，企业应该对该问题提高重视，设置专门的档案管理部门，完成档案管理工作的一体化，有效提高档案管理水平。企业可以为管理人员开设专门的工作室，要求企业的档案管理内容全部在其中进行，档案管理人员应该将各部门的档案内容进行分类，设置具有部门针对性的档案管理文件。同时档案管理人员需要详细了解档案一体化的工作流程，提高自身的工作效率。

3 结束语

新形势下，企业的档案管理工作越来越受到关注和重视。但是就目前的企业档案管理工作而言存在着许多不足之处，不利于企业未来的发展。因此，企业应该利用各种方法加强档案管理水平，引进先进的管理技术，有效解决档案管理工作中存在的问题。

参考文献

[1]王青.新形势下做好企业档案管理工作的思考[J].天津电力技术， 2015（3）：13-15.

[2]陈茂银.对新形势下企业档案管理工作创新的思考[J].科技视界， 2013（12）：97-97.endprint