大数据环境中医院电子档案管理的现状及优化

张毓

摘 要：大数据时代，也是互联网的时代，信息化技术渗透到了各个领域，数字化进程的快慢已经成为衡量行业实力的重要标志。医疗体系也顺应时代的发展，进行着数字化的改革。基于此，本文对医院电子档案管理工作的现状进行分析，简要论述了电子档案管理工作的成效和不足，并提出解决的措施和方法，希望能为电子档案管理工作者提供帮助。

关键词：大数据；电子档案；管理者；安全机制

随着科学技术的飞速发展，大数据背景下医疗行业也面临着数字化的转型。非结构化的海量数据是医疗电子档案管理的一大难题。医院电子档案管理工作需要不断地优化工作流程、提高服务质量、加大对新型技术的投入、建立安全管理机制，以有效地对信息数据进行处理、归档、存储和调用。

1 大数据与电子档案

大数据是互联网和云储存快速发展和迅速普及所产生的海量的数据信息资源。利用计算机可以对这些海量数据进行整理分析并得出规律，帮助我们对事物发展进行预判，为做出决策提供依据，避免风险，也能够节约金钱和时间成本。档案是储存历史数据的文件载体，其制作和管理也实现了信息化转变，电子档案应运而生。电子档案是将文字、图片、声音等资料以数字化的形式进行存储的档案形式，相比传统纸质档案，电子档案更能提高工作效率，它具备了纸质档案所不具备的优势：第一，电子档案节省了大量的存储空间。第二，电子档案具备复制、修改、增减、删除等属性，并且不会留下痕迹，使档案非常整洁，便于制定统一的标准进行检索，这也是与纸质档案的本质区别。第三，电子档案必须依赖计算机平台进行档案的制作、存储与调用。第四，电子档案可以安全、迅速地传输给位于不同地点的档案使用者，完美快捷地实现了资源共享。

电子档案也提高了对管理者的要求：第一，档案管理者应认识到电子档案的便捷性和重要性，及时转变以往的思维方式和工作习惯，不断学习电子档案管理相关知识。第二，由于电子档案具有文字、图片、声音等不同的存储类型，因此存在数据存放混乱的问题，对档案调取造成阻碍，因此，档案工作人员需要建立统一的管理体系。第三，电子档案是计算机可以识别的编码保存的记录，随着技术的不断更新，新编码的产生会在一定程度上对读取旧编码造成阻碍。这就要求档案管理者保证电子档案的完好性。第四，管理者还应不断学习新的技术，确保档案不被修改、窃取，保证档案的原始性。

2 大数据环境中医院电子档案管理的成效

（一）为医院内部的数据规整及分析提供依据

在大数据环境下，利用规范的电子文档可以迅速地对医院的内部数据进行处理，分析总结出某项结果。医院可以根据对结果的分析和统计，快速地做出自我评价，有效地控制运行成本，并提高自身的服务质量。这种分析方式减小了结果的随机性，提高了结果的准确性。医院还可以通过对日常产生的运行数据的归档、存储、调取，为领导提供更可靠的决策依据，提出有效的参考方案。

（二）为临床诊疗提供理论依据

不同的医生、治疗机构，对同一患者做出的治疗方式也可能不同，病人的治疗花销和治疗效果也不同，而电子档案存储了患者的基本信息、健康体检信息、疾病诊疗数据、治疗费用数据，对这些资料进行整理分析，选择不同的治疗方案，可以为临床医生提供参照，为医生制定更有效科学的治疗方案提供帮助，有效地避免了治疗不足或过度治疗，也极大地提高了治疗的有效性，还可以降低患者的住院率和诊疗费。

（三）提高了医学实验的效率和新药问世速度

电子档案不受人为因素的影响，可以客观理性地将医疗实验数据与病症进行对比分析，并得出相关的结论，为新技术转化提供理论依据。电子档案统一标准的报表格式的结果，可以有效规避人为造成的数据不正确问题，促进医疗实验研究的集成化，加快新药的问世时间。

（四）为临床诊疗增加个性化的服务

随着大数据的发展，在合理有效治疗患者的基础上，个性化的治疗已步入了起步阶段，它可以尽早地发现隐藏的病情，并及时诊治，为患者节省医疗费用，为医院降低医疗成本。卫生部门也可以通过电子档案系统对全国医院的数据进行汇总、分析，监控公共健康，第一时间对潜在的病症做好预防措施，降低传染病、疫情的发生风险，维护人们的身体健康。

3 大数据环境中医院电子档案管理的不足

随着信息化的发展，医院的电子系统也在不断完善，电子档案也在不断更新，医院电子档案的有效存储和安全管理也变得尤为重要。医院为传统纸质档案配备了相应的房间，并分派了专人进行管理，对一些相对机密的文件还增设了严格的权限制度。然而，医院对电子档案的存储，一般没有配置专门的存储人员，也没有统一的操作规范，特殊权限的访问限制也存在很多技术上的缺陷，使电子档案很容易缺失或受到毁损。因此，医院应重视对电子档案的安全管理。

（一）存储问题

首先，对于文字性的档案没有统一的、长期的命名形式，尤其是一些对非日常或突发事件进行记录的文档没有标准的分类，造成在调用时无法进行有效的检索。其次，对于文字性的档案没有统一的保存格式，甚至有些需要下载专门的软件才能打开，电子档案存储格式的复杂性严重影响了系统的兼容性和安全性。图片文件和视频文件的存储更是多种多样，由于图片、视频存储的体积较大，经常需要冲印，并要求标清、高清。如果在存档时没有统一格式，随着旧编码形式的逐步退出，将会对以后的调取造成很大的困难，即使花费数倍的时间进行转换，也仍会造成部分电子档案的缺失。

电子文档很容易被人为修改而不留痕迹，因此，在文档形成时医院应对其设置数字化签名，对关键文件进行权限设置，归档时统一管理，按标准方式編号分类，存放到相应的位置，对特殊文件应进行加密防护，以防止调取的文件不是原始文档。存储电子文档时还应做好相应的备份，防止存储载体被不正常毁损。

（二）安全性问题

1.医院电子档案管理者缺乏安全意识endprint

首先，有的档案管理者使用医院内部电脑连接外网，导致电子档案容易感染病毒。其次，有的档案管理者在医院内网使用U盘时，不注意查杀病毒，而U盘对病毒的传播率又很高。第三，部分电子档案工作人员在医院专用的电脑上随意下载和安装软件，而这些软件有可能自带插件或捆绑病毒，对电脑造成威胁。第四，有的档案管理者随意打开电脑上的一些未知的文件，就有可能遇到欺骗性的伪装文件，对电脑产生危害。

2.防火墙设施不健全

防火墙是最基础的网络安全措施，是内外网之间最重要的保护屏障，也是最有效的网络防范措施，它负责网络间的安全传输和认证，拦截病毒和黑客的入侵，通过对网络信息进行过滤，保护电子数据的安全。工作人员一般自行从网上下载免费的防火墙进行安装，有的防范意识差的员工甚至都不安装防火墙，这都有可能对电子档案的安全造成威胁。

3.检测防御网络入侵的能力不强

随着网络技术的不断发展，越来越多的单位开始利用信息系统提高效率，辅助完成工作。网络入侵防御系统可以更好地保护电子档案的安全，它弥补了防火墙的不足，可在电子档案遭到入侵之前向用户发出通知，自动切断链接，以阻止网络攻击的发生。管理人员应注意更新网络入侵检测系统，防止系统老旧，并安排专人监管，防止入侵者复制、删减数据，对电子档案进行修改，对患者的健康造成威胁，给医院带来灾难性的损失。

4.对安全理念接收缓慢，安全制度不健全

医疗网络系统结构非常庞大，拥有众多的子系统相互协调工作。要想将新的安全管理技术应用到庞大的医疗系统中，就要使其满足各个子系统的运行要求，并将各个子系统进行一段时间的磨合，才能得以应用。这就造成了电子档案的安全管理技术不能与医疗技术同步快速发展。由于子系统较多，如果电子文档权限划分不明确，很容易使权限应用发生混乱，对原始电子档案的安全性造成威胁。要想实现电子档案管理的安全化，还应建立健全安全规章制度，为电子档案安全管理保驾护航。

（三）档案调用问题

近些年，电子文档已逐步取代传统的纸质文档，成为日常使用文件的主要类型。很多医疗工作者在遇到问题时习惯于进行网页搜索，认为互联网是无所不知的，什么资源都能找到，而忽略了医疗机构自己购买的数据库。其实医疗数据库内有着大量的经过了专业人员审核过的技术性文献，这是从互联网搜索到的内容所不可比拟的，在质量、专业性和准确度上都有所保证。由于医疗工作者的文化程度不同，英语水平也不同，在利用数据库搜索时，就会漏掉很多国际领先的英文文献，造成对资源的浪费。

其次，很多医疗工作者在数据库内搜索时，输入的检索类型或采用的检索方式过于单一，使很多内容被忽略、遗漏，也有可能输入的内容过于繁长，缺乏关键词，也无法搜到相关的文档，影响搜索结果的展现。有的调用者不重视检索技巧的运用，一次没搜索到需要的文档，就认为数据库内没有自己要找的相关内容，就放弃搜索。实际上，即使是专业的工作人员，很多时候也需要经过多次搜索才能找到自己想要的文件。更有的初级工作者调取电子档案时，不懂得利用摘要，直接通篇阅读，不仅浪费时间还降低了工作效率。

（四）垃圾数据问题

电子档案在被检索和调用时，会产生很多垃圾数据。管理者在记录档案时，如果语法填写错误或格式录入错误，也可能直接导致文件变为无用档案。有的使用者为了方便对调用的数据进行区分和辨认，对文件名字进行重新命名，存储时系统会自动生成内容相似或相同的电子文档，占据大量的内存，还会影响使用效率。如果管理者没有权限对这些垃圾数据进行修改，也找不到原始数据的存入者，更不了解这些数据的内容，担心修正会造成电子文档的缺失，就使得垃圾数据越来越多，占用大量内存，影响电子档案系统的稳定性，误导检索的结果。

4 大数据环境中医院电子档案管理的优化

（一）将电子档案多方存储

随着科学技术的不断进步，电子档案的存储载体也在不断改进，进一步增强了电子档案的安全性。虽然存储载体的容量不断增加，稳定性也不断提高，但作为物理介质，长久使用仍然存在很大的风险，这就需要将电子档案多方存储，以减少丢失、毁损的安全隐患，主要的存储方式有以下几种：第一，光盘式的存储，需要将电子文档刻录到光盘上，这种存储方式价格相对便宜，保存时间长。第二，硬盘式的存储，容量大，读写速度快，可以为建立高质量的电子文档提供有力的安全性的技术保障。第三，网盘式的存储，是将电子文档上传到网盘中，只要调用者登录账号和密码，即使在不同地点使用不同电脑，也能在同一时间共享电子文档。这种存储方式方便、快捷、更安全。第四，将电子档案备份上交到医疗档案室。随着编码形式的更新换代，新生载体无法兼容旧的数字格式，就有可能造成数据丢失，所以在旧的编码被淘汰时，我们应及时将文档转码，并移到新生载体中。

不仅要在内外网之间使用防火墙，在内部网络安全等级不同的系统之间也要使用防火墙，实时更新网络入侵检测系统，提高系统的防御能力，做到双向保护，保证进出数据的安全。在此基础上，还应建立病毒防御系统，对进出数据进行检测，防止病毒入侵。医院还应规定安全事项，增强电子档案管理者的安全防范意識。

（二）电子档案法律保障机制建设

医疗机构所产生的档案都关乎患者的个人隐私，关系到患者的切身利益，国家应建立有关保护电子档案的法律法规，作为相关利益者解决问题和矛盾的依据，也能对蓄意破环电子档案的不法之徒起到警示作用。医疗机构也要不断地完善对电子档案安全机制的建设，保护好存储电子档案的设备，依据法律法规更好地保障患者的利益，维护社会的和谐。

（三）电子档案管理队伍建设

电子档案管理者作为管理医疗电子文档的主力军，决定着档案管理工作的成败。医院要想提升电子文档的服务水准，就必须不断地提高电子档案管理者的技术水平、业务水平、服务水平和实操能力。医疗机构组织建设的电子档案管理队伍必须具备以下几个特征：首先，电子档案管理者必须热爱自己的职业，具备优秀的医德，能积极有效地服务于医院各个部门。其次，电子档案管理者要有不断创新的精神，积极应对新形势下产生的各种困难，提高电子数据的安全性和准确性。再次，电子档案管理者要具备一定的法律知识、文字功底、医疗知识和传统档案管理能力，以便有效地对文件进行整理归档，并使其合理合法。最后，电子档案管理者应与电子文档的提供者、调用者进行有效沟通，顺利完成对电子文档的管理和归档，还应不断地学习新知识，提高自身的工作能力和技术水平，适应技术的快速发展。

（四）电子档案应用的优化

医院应不断提高电子档案管理者的服务水平和质量，加强对资源的开发和利用，实现数据在平台间的共享，使工作流程得到优化，工作效率得到提高。医院通过对电子档案工作流程的改进，能够为患者提供更方便、省时的就医渠道，也提高了工作效率，节约了医疗成本，创造了更多的利润。电子档案资源的共享离不开信息化建设和对数据的汇总分析，因此，医院应不断加强对电子档案基础设施的建设和信息化技术人才的培养。

5 结论

大数据时代，医疗行业电子档案管理的工作关乎广大群众的利益，它的顺利开展需要所有医院工作者的努力，增强工作者的法律意识、安全防范意识和服务意识，并加大对基础化设施的投入，加强电子档案安全机制的建设，以有效地解决管理机制中的存储问题、安全隐患、检索调用问题以及垃圾数据过多的问题。

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