查收查引服务优化体系的构建与思考探讨

摘 要：在当下图书馆服务系统中，查收查引服务是其最为重要的组成部分，可以帮助用户随时查看己发表的论文、专著、专利等，并在数据库中的收录和引用情况进行全面了解。尽管目前查收查引服务在图书馆管理中有着很广泛的应用前景，但是在实际运行时，仍存有很多不足，如：工作效率低、重复工作明显、缺乏创新性等，因此，当务之急就是要对现有的查收查引服务系统进行全面的优化。

关键词：查收查引服务；优化体系；构建思考

作者简介

云艾（1978-），女，汉，海南海口人，本科，助理馆员，研究方向：查收查引。

查收查引服务是高校图书馆的一项特色服务系统，其服务质量的高低可直接影响到用户的工作效率和科研水平。从当前高校图书馆查收查引服务现状来看，大多都存在效率低、重复工作、方法滞后等不良现象，不仅无法满足用户的全部需求，而且也会降低图书馆的服务质量。因此，构建优质、高效的查收查引服务体系，是当下各高校图书馆势在必行的工作趋势。本文也会对查收查引服务优化体系的构建进行详细论述，并针对性的提出一些参考建议。

1 查收查引服务现状分析

1.1 工作效率低

1.1.1形式单一

现下，大部分高校图书馆的查收查引服务都仍然采用传统手工劳动方式，不仅工作形式单一，而且工作强度也是十分明显。例如在获取检索报告时，要采取手工方式来录入读者信息，才能完成，进行收费及统计工作时，也要采用人工或Excel进行计算，降低了查收查引的服务能力。

1.1.2重复率高

通常，用户在使用查收查引服务系统时，都会重复提交委托申请，并且会有不同的需求，这样就会使系统出现重复工作的现象。另外，当查收查引服务系统处于工作状态时，如果用戶所提交的委托申请不完整，不正确提供文献题名、作者、来源刊等，就会产生大量的无效申请，进而不仅降低了系统的工作效率，而且也影响了图书馆的服务质量。

1.1.3数据库功能不齐全

有些图书馆查收查引服务系统中的数据库会将作者、单位、参考文献等标引错误，使用户无法自由选择字段，出版年、卷、期不能按顺序进行排序；并且收录功能不全，出现重复收录或漏收录等不良现象。

1.2 缺少综合性分析

目前，在大多数高校图书馆中，查收查引服务系统的工作原理都存在一次性完成的特征，尤其是在进行论文收录、引用或查询等方面。究其原因，主要是因为论文收录引用服务缺少深层次的规划，经常将服务功能提供给论文收录，相对对于个人学术影响力、学术研究成果的考评等方面却是极为忽视。若查收查引系统服务只停留在基础性工作，则从某种角度来看，这就造成了人力资源的浪费。因此，要想提高图书馆的服务质量，就要对查收查引系统进行深层次的优化，使其可以为读者提供个性化、优质化的服务[1]。

2 优化体系的有效构建

2.1 系统的完善

要想有效完善高校图书馆查收查引服务系统，使其服务功能和操作程序更为规范高效，可以参照Web系统设计要求来进行。而从当下高校图书馆查收查引系统的优化现状来看，大多数高校图书馆查收查引系统都进行了相应的完善，且部分图书馆为了提高自身的查收查引服务功能，还会将查收查引系统与科技查新业务系统进行捆绑，这样就可以对用户所发出的委托申请、处理进度、收费明细、满意度评估等要求进行充分的实现[2]。据相关数据统计，目前我国使用查收查引系统的高校约占总数的20%左右，基本上实现了高校图书馆查收查引服务的信息化管理。而且图书管理员通过该优化服务体系，还可以增强馆员后台系统的应用功能，进而在提高工作效率的基础上，有效的规范了工作流程。

2.2 检索策略的完善

对图书馆查收查引服务系统进行全面的优化，关键任务就是要确保检索策略的完善，具体可以从以下两方面入手：

第一，相关优化工作人员必须具备较高的专业素质和专业技能，能够精通信息检索文献计量学基本知识，并全面掌握数据库特征。比如目前中文期刊文献检索平台比较多，每个平台收录的期刊论文都有重复部分，建议首选超星中文发现和CNKI，其中超星发现将其他的平台进行资源整合，相对较全，并有可视化分析。

第二，检索式构造要具备一定的检全性和检准性，这样才能提高查收查引服务的工作效率。但是要想实现检索构造的检全性，必须采用相应的检索方式，如：二次检索、组合检索、限定范围等方式。前提条件就是要精确检索字段的多种写法，例如检索结果一旦出现同名同姓作者，则就要进行组合检索来提高检准率，将作者AND地址、作者AND来源期刊等分别进行检索。在这一过程中，AND地址要尽量检全，如机构的全称、简称都要采取多种写法，用“OR”连接起来。而且检索策略要根据检索结果进行灵活调整；在高级检索中，可以采用“AND”“OR”“NOT”，三个逻辑关系进行检索结果的扩大或缩小，为避免漏检提高检索率，检索词尽量用到截词符*。这样就会快速的得出结论。

2.3 功能软件的完善

2.3.1简化软件

为了解决图书馆查收查引数据库，无法让用户自由选择字段或者输出无用字段的应用弊端，相关管理人员就要对系统中经常使用的检索工具进行适当简化。例如EI工具简化，当用户检索结果出现三种格式时，即citation（引用）、abstract（摘要）、detailed record（详细记录）。其中前两种检索格式具有一定的简洁性，但是却没有accession number（登录号），而detailed record格式又太过浪费，所以就要通过EI简化程序来使字段选择变得简单，这样就可以为用户随时随地的呈现出简单易懂的文章检索号、题名、作者、单位、来源、文献类型等必备字段。

2.3.2排重软件的完善

当论文被同时被SCIE和EI收录，有的委托人只要SCIE收录结果，有的则需重复记入SCIE和EI，若是采用人工排重方式，则会需要较长的排重时间，所以，应对排重工具进行适当简化，可以先将SCIE、EI全格式纯文本导出来，然后再将两者导入到EI排除SCIE程序中，这样就会自动排除程序中的原有记录，并重新对SCIE、EI重复值进行计算。endprint

2.3.3入藏号的完善

当委托人研究成果呈批量检索时，必须保持记录号的连贯性，这样才能达到最佳检索效果，但在实际检索时，却是要分多次检索才能完成。同时，实验室、院系加急检索任务也要经由馆员的全面配合才能顺利将检索结果进行合并。因此，为了改善这种服务方式，就要大力优化入藏号获取程序，这样才能在最短时间内完成多个检索结果的合并，避免查收查引出现重复工作现象。例如在对检索结果文本进行全格式保存时，相关工作人员应重新对该文件进行检索，首先要将文本导入到入藏号检索程序中，以便获取到由入藏号和OR所组成的检索式，然后再将该检索式引入到Web of Science或EI系统中，进行重新检索[3]，这样就可以准确确、快速的实现文献检索结果的合并统一。

3 思考与展望

3.1 原则优化

图书馆查收查引服务系统是一个综合性的系统设施，其在进行優化体系构建时，必须借助在线系统、各类软件工具等先进的科技技术才能得以实现，除此之外，人为因素也是不可缺少的辅助要素。通常，查收查引系统中所涉及人工方式来进行的操作程序有很多，常见的有：设置检索策略、审核在线申请单，漏检或错检等程序，所以，在实际操作时，必须遵循以人为本的优化原则，保证相关馆员的信息素养和专业技能达到最高标准，且还要具备良好的沟通能力和服务能力，能够让新的查收查引服务体系充分得到用户的认可和支持。

3.2 机构知识库优化

机构知识库是图书馆查收查引服务系统中，最为关键的组成部分，其可以避免重复劳动现象的发生，但在实际应用时，处理论文的效率却是差强人意，因此，必须对其进行更深入的完善，这样才能保障用户科研成果的检全性和检准性[4]。

3.3 服务优化

良好的服务质量是每一图书馆查收查引服务系统的主要应用宗旨，尤其是量化评价对于用户科研成果而言，十分重要。因此，必须提高馆员的综合素质和综合能力，使之在满足用户量化评价高要求的基础上，更好的帮助用户实现科研成果的课题选择、研究、跟踪等多方面工作。同时，高校图书馆要进行科研成果研究的使用需求，就要将服务深化作为核心发展观，致力于构建一个以查收查引服务系统为基础的学科服务体系，进而有效实现高校图书馆学科化和知识化。

4 结语

综上所述，为了进一步突显高校图书馆的权威性和规范性，就要对现有的查收查引服务系统进行全面的优化，进而在提升其应用功能的基础上，更好的提高图书馆的服务质量，这样才能实现其学术量化工作的可持续发展。

参考文献

[1]曹力萌.高校图书馆信息咨询服务工作探讨[J].科技情报开发与经济，2010，20（28）：22-24.

[2]侯瑞芳，陈嘉勇，周婕.查收查引服务优化体系的构建与思考[J].图书馆建设，2015，（04）：75-79.

[3]宋成方.查收查引服务质量提高路径及其延伸服务探析[J].山东图书馆学刊，2012，（05）：47-50.

[4]严潮斌；陈嘉勇；侯瑞芳；李玲.查收查引服务支撑需求驱动下的高校机构知识库建设[J]现代图书情报技术，2017，01：19-20endprint