浅谈中等职业学校档案管理信息化建设

张志伟

摘 要：在信息网络技术的发展下，使中等职业学校每天产生的数据量越来越大，给传统的档案管理工作带来了很大的挑战，无法满足现代学校发展的需求。将信息化技术应用在档案管理工作中，能有效提高工作质量，保障工作效率，实现其应有的效益。对此，本文对中等职业学校档案管理信息化建设进行了分析。

关键词：中等职业学校；档案管理工作；信息化建设

随着新课改的发展，要求中等职业学校发展现代化教育，促使信息化技术被广泛应用于教育管理工作中。尤其是对于学校档案管理工作来说，能有效改变传统管理理念的限制，发展一体化管理模式，有利于提高档案管理人员的工作效率，降低工作量，从而提高档案管理效果，实现其应有的效益。

1 我国中等职业学校档案管理工作存在的问题

1.1 缺乏重视程度

我国很多中等职业学校的领导，过于注重培养学生的专业知识，往往会忽略档案管理工作的重要性，片面的认为只是收集数据信息。在这种情况下，使学校缺少相应的管理措施，无法提高档案管理质量。另外，很多中等职业学校开始将信息化设施应用在教育管理上，在档案管理方面投入较少。

1.2 缺乏正确的管理理念

目前，许多中等职业学校在档案管理工作方面配备了信息化设施，但还缺少相应的开发力度。其信息化技术只停留在数据的收集与管理上，无法提高工作效率。另外，很多档案管理人员受传统管理理念的影响较深，仍在使用手工管理模式，使其工作质量、效率受到了限制。

1.3 档案管理人员素质水平低

加强学校档案信息化建设，不仅需要完善的信息化设施，还需要专业的信息化人才，能自主进行维护、开发、管理等多种工作。但很多管理人员的素质水平较低，缺少专业的管理能力和信息化水平，导致学校档案管理信息化建设发展缓慢[1]。

2 我国中等职业学校档案管理信息化建设的对策

2.1 提高重视程度

很多中等职业学校的领导对档案管理工作缺乏重视程度，不能正确了解其作用和意义，无法正常开展档案管理信息化建设工作，使管理效率受到了影响。而档案管理工作，能准确的将学校的经营数据收集起来，并进行数据管理，有利于领导了解学校的实际发展现状，从而制定正确的发展决策，对学校的发展有重要的推动作用。因此，要求相关领导强化学校档案管理信息化建设的认识，以提高档案管理信息化的建设水平。例如，一是，学校应将档案管理信息化建设列入年度发展计划当中，有利于提高领导和管理人员的重视程度。当进行年度总结时，可对实际发展情况进行分析，找出存在的问题，并制定相应的解决策略，有利于提高信息化水平，从而保障学校档案管理效率。二是，学校应将档案信息化建设的投入纳入预算中，有利于管理人员及时更新软硬件设施，使用先进的信息化设备，保障档案管理工作顺利进行。三是，很多中等职业学校在信息化档案管理工作上缺少相应的管理制度，不能对管理人员形成约束力，无法提高其工作积极性，使其工作效率受到了影响。因此，学校领导应制定相应的管理措施，对档案管理工作进行绩效考核，有利于提高监管力度，从而保障工作质量。

2.2 转变管理理念

现阶段，很多档案管理人员受传统管理理念的影响比较严重，仍在使用手工管理模式，导致现有的信息化设施成了摆设，无法实现其应有的价值。同时，既不能提高工作人员的管理效率，也造成了严重的资源浪费，对学校的发展造成了严重的影响。因此，要求档案管理人员转变管理理念，发展信息化管理模式，以提高管理效率。例如，随着现代教育的发展，大多数中等职业学校都配备了完善信息化设施，档案管理人员可利用校园网络来收集档案信息，并根据实际需要建立网络资源共享数据库，将其与校园网进行对接，有利于进行查询、检索、管理等工作。同时，档案管理部门应与其他部门加强合作，可通过网络来传输数据，比如图片、文本、视频、音频等多种资源，有利于提高档案管理效率。另外，传统的手工管理模式，容易出现档案丢失、损坏等问题，使档案的安全性受到了影响。而利用信息化技术，可设置用户权限，能有效避免其他人随意查询机密资料，从而保障档案信息的安全性。但需要注意的是，信息化系统容易受到病毒、黑客的攻击，因此，还应安装网络防火墙、杀毒软件等程序，以保障系统的安全性。

2.3 提高档案管理人员的素质水平

第一，学校应加大人才引进力度，提高档案信息化人才建设水平。比如，学校可开展招聘活动，并根据实际需要来提高招聘门槛。要求应聘人员不仅具备相应的专业能力，还要有良好的信息化水平，以满足现代化管理的需要[2]。

第二，学校应对现有的档案管理人员进行培训，以强化工作人员的信息化能力，促使其高效完成档案管理工作。对此，学校可开展内部培训工作，提高管理人员信息化技术的运用能力，便于熟练操作档案信息管理系统，以强化档案管理信息化水平。

第三，学校可组织档案管理人员去外部进修，学习先进的管理技术和方法，促使其与实际管理需要相结合，以开发相应的软件系统，能有效提高档案管理工作的质量和效率，从而提高中等职业学校档案管理信息化建设水平。

3 结束语

随着网络信息技术的发展，使中等職业学校每天产生的数据量越来越多，给档案管理工作带来了很大的难度。因此，要求学校提高档案管理信息化建设的重视程度，促使工作人员转变管理理念、创新管理方法，以提高工作质量和效率，推动中等职业学校快速发展。

参考文献

[1]贺莉莉.中等教育学校档案管理信息化建设中存在的问题及对策研究[J].科技资讯，2017，15（09）：156+256.

[2]邱振嘉.中等职业技术学校档案信息化建设安全问题探讨[J].人才资源开发，2015，（24）：154-155.endprint