运用PDCA循环来完善医院专业技术人员档案管理工作

朱慧

摘 要：在卫生事业发展的新时代，专业技术人员的档案是对员工人事变动、年度考核、科技研究、荣誉称号、学历证明等信息的详细记载，是医院不可缺少的重要人事信息资源。因此，明确认识到专业技术人员的档案管理状况和发展方向，利用PDCA循环管理工具来切实改进医院专业技术人员的档案管理工作，将对医院的人才建设梯队的建设起到不可替代的作用。

关键字：医院；专业技术人员档案管理；PDCA循环

医院专业技术人员档案是指在工作的过程中所形成的文字、照片、表格、数字资料，档案的形成反映了一个专业技术人员在业务工作中形成的业绩。而专业技术人员的档案的收集与整理相比较行政档案资料的收集与整理会更加的繁琐，资料的收集工作更加的复杂。所以，如何进一步的规范和整理好专业技术人员的档案工作，推动专业技术的产生，对医院来说是非常重要的。

1 专业技术人员的档案现状

医院专业技术人员的档案主要由个人的包括学历、执业证书、职称评审资料、科研成果、各类荣誉等等能够体现个人成绩的资料组成。专业技术人员的档案主要分为四类，第一类为基础性档案，包括个人学历证明，学分证书、培训证书等；第二类分为科研技术类，包括完成的各项科研成果及科学研究和获奖证明材料等；第三类分为考核类资料，包括任职的资格证明，聘书、任职文件、年度考核等；第四类分为其他类，包括个人参加各种学术性的讲座资料，社团的荣誉等。

2 专业技术人员档案存在问题

1.档案管理人员的专业化问题

档案专业管理人员的不专业，也会造成档案资料的不完整。新旧人员的替换、机构设置重组等原因，往往会造成专业档案人员的工作变动，新人员的上岗会造成业务的不熟悉，对档案专业知识的不了解，对档案材料的收集、整理、归档、装订等业务缺乏了解，会严重影响档案的质量。其次，档案工作的信息化管理，新人员对软件的功能不了解，也会造成档案的统一规范化的不完善。

2.档案的收集、整理、利用的问题

目前，我院的专业技术人员的档案还处于发展阶段，档案人员整理归档工作技术还不成熟，档案的整理工作也处于“懵懂”状态，专业分类的概念也比较的模糊，各类的学术性的、专业性比较强的资料分散在个人手中，没有完整的上交到档案处。没有了统一规范化的保管，档案资料极其容易丢失，不管是个人的晋升还是对医院的发展规划都是极其不利的。专业技术人员的档案的整理归档，最终是为了合理的利用，而如果只是重视档案的收集、整理，而忽略了资料本身的开发利用，会大大的造成资源的浪费。

3.合同制人员档案的归档问题

医院的发展的速度，编制类的临床医生、护士已经无法满足医院的需求，这就需要医院不断的通过公开考试招收没有编制的合同制专业技术人员。合同制人员的业务档案往往容易被忽略。合同制人员的原始档案保存在人才交流中心内，其在工作后所形成的不光是学历资料、年度考核还是晋升资料都往往会分散在各处，得不到很好的归档和保管。

3 专业技术人员档案的改进措施

1.加强档案人员的培训

专业技术人员繁琐的归档内容和复杂的规范程序，没有经过专业的培训是很难整理好的，所以定期要组织档案人员培训学习，更新知识概念，更好发展档案工作。其次不但要加强档案人员的专业知识培训，还要加强档案人员的素质培训，在档案的整理过程当中，要防止档案内容的泄漏、篡改和伪造。专业性的档案人才队伍是档案事业的发展的关键。因此重视业务档案人才的选拔和培养，积极协调各部门的资料收集、整理工作，才能更好的满足业务档案的管理需求。

2.建立专业技术人员的档案材料收集、整理、利用制度

专业技术人员的资料收集方式可采取及时收集和年终收集制度。及时收集资料如个人在参加活动后获得的荣誉，每一项的科研成果，聘书等个人基本材料应及时的将复印件和原件上交给档案部门进行登记、审核并办结移交手续后归档。专业技术人员的年终考核、年终奖惩材料及反应个人业绩的过程和结果的材料，到年底时就应准确的上交给档案部门。加强档案的利用率的工作也刻不容缓，不管是个人的晋升还是专业技术人员的评定，都不能够由个人提供基本资料，而应该由档案室提供经过审核过的材料，作为评审的依据。

3.加强合同制人员档案的规范化整理

由于合同制专业技术人员的部分信息不需要纳入卫计委的总体规划当中，很多资料不需要集中上交，所以造成了信息的部分流失，专业技术人员的资料里需要增加人事档案的部分内容，里面就包括了人员的履历表、学历、學位证书、所有学生时期学习情况统计表等。随着医院的不断发展和进步，合同制人员的档案从无到有，业务档案的内容会越来越丰富，收集的范围也会越来越广。所以，更加科学的管理档案，才能为医院的各项人才建设服务。

4 专业技术人员档案工作的未来发展

专业技术人员的档案资料未来的电子化发展是必然的趋势。目前部分医院的专业技术人员已经实行了电子化管理，各专业技术人员可通过电脑上传电子档毕业证书、职称证书等基本材料，这些资料的审核工作就需要专业的档案人员进行整理。专业技术人员的电子化管理改变了传统的手工操作、手工管理的落后局面，形成了网络的统一、系统、完整、操作性强的专业技术人员档案系统。电子档案的管理相对于纸质文档来说具有节约空间、储备容量大的特点。利用信息化专业软件能够更好的实时更新、反馈、统计等管理工作。完整的电子资料和纸质资料的结合，不但减少了人力物力，同样减少了纸质材料的损耗。不管是个人的晋升、科研、考察等的利用，还是医院的发展统计，都是一个既方便又快捷的方法，实现了电子资料与纸质资料的互补，同样的实现了档案的利用价值。

专业技术人员的档案工作是一个不断探索和创新的工作。在整理归档文件的过程中，会遇到各种各样的问题，只有不断的循序渐进，去发现问题、解决问题、总结经验，才能够找到适合档案管理工作的管理工具，才能够促进档案管理的规范化运行，才能够更加科学、有效、合理的管理好人才队伍，才能更好的促进医院的快速发展。endprint